Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Для специалистов в области управления документ считают средством фик­сации и передачи управленческих решений. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Для организации эффективного управления экономической системой и рациональной автоматизации информационных процессов необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления.

В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является система документационного обеспечения управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач: -документирование принимаемых решений; -документационное обеспечение управления; -получение, фильтрация и распределение потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений; -контроль их исполнения, анализа качества и сроков исполнения; -организация хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

Документационное обеспечение управления осуществляется при выполнении следующих видов деятельности: документирование; делопроизводство, т.е. организация работы с документами.

При создании документов используются средства документи­рования. Ими могут быть: простые орудия (ручки, карандаши и др.); механические и электромеханические средства (пишущие ма­шины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино- и видеотехника и др.); компьютерная техника.

Основными задачами совершенствования делопроизводства на основе информационных технологий являются: разработка и установление рациональных форм ДОУ; использование прогрессивных методов и форм работы с документами; унификация, стандартизация и автоматизация делопроизводства.

Основные понятия документационного обеспечения управленческой деятельности

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие «документ» как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Требования к инфо: полнота информации для принятия управленческого решения; оперативность и срочность ее получения; достоверность; адресность информации; доступность для восприятия, зависящая от качества пользовательского интерфейса.

Документ - это материальный носитель, на кот. наносятся некоторые сведения, отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентированной форме. Функции документа- регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации.

Документопоток - это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии создается свой документооборот.

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив. По составу операций документооборот может быть двух типов: операционный - ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов; универсальный - отражающий операции обработки потоков слабоструктурированной информации.

Документационное обеспечение управления осуществляется при выполнении следующих видов деятельности: документирование; делопроизводство, т.е. организация работы с документами.

Документирование- процедура создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство - комплекс мероприятий по ДОУ предприятия или организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.

Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов.

Делопроизводство предназначено для проверки, отбора и обеспечения работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией при выполнении каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур.

Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций. Для решения какой-либо задачи в рамках деятельности предприятия или организации.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД). В ее состав входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам. Организационно-распорядительные документы бывают: 1) организационными - комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. 2) распорядительными - оформляют принятые управленческие решения. 3) информационно-справочными - составляются при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов.

По форме организ.-распоряд. док. делят на: формализованные- типовые и стандартные документы. Неформализованные документы (отчеты, обзоры, рефераты) отличаются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов.

Основными задачами совершенствования делопроизводства на основе информационных технологий являются: разработка и установление рациональных форм ДОУ; использование прогрессивных методов и форм работы с документами; унификация, стандартизация и автоматизация делопроизводства.