Организация переговоров

Организационные моменты подготовки переговоров	Протокольные аспекты подготовки и проведения переговоров
1. Подготовка плана переговоров 2. Место проведения переговоров 3. Время проведения переговоров 4. Список участников 5. Подготовка повестки дня 6. Подготовка программы пребывания	1. Подготовка помещения для проведения переговоров 2. Встреча участников и размещение за столом переговоров 3. Угощение (кофе-пауза) 4. Деловые подарки (как правильно выбирать, вручать и принимать подарки)

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРЕГОВОРОВ

(Гл.2. Из кн. Шевелевой)

2.1. Организационные моменты подготовки переговоров

1. Подготовка плана переговоров

В общем виде план переговоров должен содержать следующие организационные моменты:

— место, дату и время встречи;

— состав участников;

— ответственного за подготовку помещения для переговоров;

— ответственного за подготовку справочных материалов (образцов товаров, каталогов, рекламных проспектов и т.п.);

— ответственного за встречу и проводы представителей другой стороны;

— ответственного за организацию угощения в ходе переговоров;

— ответственного за организацию и проведение приема после переговоров (если это есть в программе).

2. Место проведения переговоров

Местом встречи может быть служебное помещение одного из участников переговоров или «нейтральная полоса». При выборе места проведения переговоров следует оценить все плюсы и минусы, учитывая, в частности, такие параметры, как материальные затраты (стоимость возможной аренды помещения, используемой аппаратуры, подготовку и тиражирование документов, канцелярские принадлежности, покупку продуктов для угощения и т.п.), сложность организационных моментов, необходимость согласований и пр.

Если вы приглашаете партнера к себе, это означает, что он должен из привычного окружения попасть в чужое для него место. Так как вы находитесь «дома», то чувствуете себя более надежно и выступаете более уверенно. Вы контролируете ситуацию больше, чем другая сторона, все необходимые данные находятся у вас под рукой, при необходимости возможна быстрая консультация с кем-то из сотрудников и т.д. Именно в такой обстановке вы будете чувствовать себя максимально комфортно. Напротив, ваш партнер должен сначала сориентироваться в новом окружении.

В то же время при проведении переговоров на своей территории на вас накладываются некоторые условия: во-первых, вы, как «хозяин», должны будете вести разговор и следить за тем, чтобы в разговоре не возникало долгих пауз — свидетельства окончания беседы, а во-вторых, у вас не будет возможности при неблагоприятном стечении обстоятельств в любой момент прервать переговоры и покинуть помещение. Кроме того, ваш партнер, естественно, намного больше узнает о вас в вашем помещении. Он видит размер и интерьер вашего помещения, качество оборудования, получает впечатление о вашем рабочем климате и т.д. Если бы встреча состоялась у него, он многого о вас не узнал бы.

Все перечисленное действует в противоположной ситуации (когда вы — гость) точно так же.

Остается еще возможность выбрать нейтральное место для проведения переговоров. В этом случае у обоих партнеров с точки зрения пространства будет одна и та же исходная ситуация. Но в таком случае это связано и со значительно более высокими материальными и временными издержками.

Практика показывает, что обычно арендуют конференц-залы крупных отелей ил и муниципальные помещения, предназначенные для проведения культурных и общественных мероприятий. Многие учреждения, сдающие свои помещения для подобных мероприятий, имеют свои собственные интернет-сайты, где можно посмотреть расположение залов, их обстановку, дизайн и т.д.