2.5 Облік дебіторської заборгованості

У процесі здійснення своєї діяльності Пенсійноий фонд вступає у фінансово-майнові відносини, в результаті яких утворюється дебіторська заборгованість — сума боргів, що належать установі, від юридичних або фізичних осіб. До основних категорій дебіторів відносяться:

• підзвітні особи;

• особи, що відшкодовують збитки, завдані установі;

• постачальники в порядку планових платежів;

• інші постачальники, розрахунки з якими даруються за принципом авансових платежів.

Відповідно до означених напрямів обліку відкремлюють напрями організації обліку розрахунків з іншими дебіторами.

Організація обліку розрахунків з підзвітними особами передбачає виконання таких завдань:

• визначення кола штатних посад, які мають право отримувати кошти під звіт;

• встановлення ліміту підзвітних сум до отримання щодо кожного структурного підрозділу установи;

• організація розрахунку підзвітної суми;

• визначення механізму видачі грошей під звіт та порядку звітування за витраченими підзвітними коштами.

Організація обліку розрахунків з працівниками з приводу відшкодування завданих їм збитків установі, включає визначення механізму відшкодування збитків та технології облікового процесу. Механізм відшкодування збитків установі, завданих винною особою, визначається Постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 № 116 «Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей», Законом України від 6.06.95 № 217/95-ВР «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння або валютних цінностей» та Наказом Міністра фінансів України; Головного Управління Державного казначейства України від 30.10.98 № 90 «Про затвердження Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу». Відповідно до зазначених документів, на підставі встановлення факту заподіяних збитків з вини певних посадових осіб, складається акт про нестачу відповідного виду товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів чи грошових документів. При встановленні недостач і втрат, які виникли внаслідок зловживань, відповідні матеріали протягом п’яти днів після встановлення недостач і втрат підлягають переданню до слідчих органів, а на суму виявлених недостач і втрат подається цивільний позов. На основі актів інвентаризації, протоколів засідання інвентаризаційної комісії керівниками установи приймається рішення про відшкодування винною особою завданих збитків у розмірі, встановленому чинним законодавством. Наказом має бути визначено спосіб внесення сум відшкодування (до каси установи, чи на її рахунок) та термін внесення коштів, за виконанням якого стежить відповідний працівник бухгалтерії. При порушенні термінів погашення заборгованості винною особою через касу Пенсійного фонду бухгалтер здійснює утримання із заробітної плати даної особи частками в межах можливого загального обсягу утримань.

Організація технології облікового процесу за вказаним напрямом передбачає:

• організацію облікових номенклатур, до яких входять такі операції: віднесення суми збитків на винних осіб, погашення заборгованості винними особами, перерахування відповідної частки суми (відшкодованих збитків) до бюджету;

• організацію вибору носіїв облікової інформації, яка регулюється вищевказаними нормативними документами щодо обліку касових операцій та операцій на рахунках в уповноважених установах банків чи органів Державного казначейства;

• організацію руху носіїв облікової інформації, який здійснюється за поданою схемою.

Організація обліку розрахунків з постачальниками в порядку планових платежів та шляхом авансових виплат передбачає таке: вибір форми розрахунків, оптимальної для Пенсійного фонду; досягнення домовленості про терміни виплат з урахуванням мінімізації проміжку часу між моментом списання грошових коштів з рахунків установи та отримання товарно-мате­ріальних цінностей чи передачею установою товарно-матеріаль­них цінностей, та отриманням за них грошових коштів; організацію адресної картотеки постачальників для забезпечення проведення взаємозвірок; організацію технології облікового процесу за традиційними напрямками.

Приклади типових операцій з обліку дебіторської заборговоності

Зміст операції	Бухгалтерський облік			Оподаткування
	Д-т	К-т	Сума	Валові витрати
Отримано гроші в касу для видачі на витрати з відрядження	301	311	930,00	—
Видано гроші в підзвіт	372	301	930,00	—
Відображено витрати на проїзд і постільну білизну без ПДВ	92	372	207,50	207,50
Відображено податковий кредит із ПДВ на розрахунки з бюджетом (без податкової накладної)	641	372	41,50	—
Віднесено на адміністративні витрати добові	92	372	54,00	54,00
Віднесено на адміністративні витрати з проживання та харчування без ПДВ	92	372	490,00	490,00
Відображено податковий кредит із ПДВ на розрахунки із бюджетом (без податкової накладної)	641	372	82,00	—
Повернуто залишок суми в касу	301	372	55,00
Здано гроші в банк	311	301	55,00
Списано витрати на фінансові результати	791	92	751,00

РОЗДІЛ 3

ЗАУВАЖЕННЯ ТА ШЛЯХИ УДОСКОНАЛЕННЯ ВЕДЕННЯ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ У ПЕНСІЙНОМУ ФОНДІ

Основними причинами здійснених викривлень є свідомі і несвідомі дії посадових осіб, які займаються підготовкою даних про діяльність організації і обробляють цю інформацію. Свідомі дії ведуть до обману держави, а несвідомі дії можуть бути пов’язані з неякісним ставленням до виконання службових обов’язків при підготовці інформації, що веде до виникнення викривлень, які в теорії і на практиці називають помилками.

У відділу бухгалтерії Пенсійного фонду зустрічалися такі недоліки, коли відсутні необхідні реквізити, що іноді ставить під сумнів можливість існування таких документів; відсутнє погашення документів штампом або підписом від руки із зазначенням дати; відсутні розпорядні підписи тощо.

Було виявлено також навмисно чи випадково складені помилкові бездокументальні проводки, тобто ті, що складені без будь-яких первинних документів.

При перевірці касових операцій дані аналітичного обліку іноді не співпадали з данними синтетичного обліку. Також іноді відсутні такі реквізити: назва неприбуткової організації, дата здійснення операції; кореспондуючий рахунок, субрахунок; відсутні номери касових ордерів або вони проставлені неправильно; відсутні суми прописом.

Також документи часто без завірення печаткою. Їх погашення необхідно для того, щоб у подальшому ними ніхто не зміг скористатися для отримання грошей із каси повторно. При відображенні розрахунків з підзвітними особами бухгалтер дуже часто робив помилки при заповненні журналу-ордеру №7, де ведеться синтетичний і аналітичний облік за рахунком 372. А це означає, що кожній виданій підзвіт сумі відводиться в журналі-ордері один рядок (лінія) і при наданні авансового звіту, здачі в касу невикористаних сум або отриманні грошей у погашення перевитрат записи сум за цим операціям будуть здійснені за цим же рядком.

Зустрічалися помилки в розрахунках, що пов’язані з невірним використанням нормативних актів. При оформленні посвідчення на відрядження були присутні такі помилки: відсутні відмітки про прибуття і вибуття в пункт призначення, відсутні печатки підприємств і підписи їх представників.

В деяких платіжних документів з оплати праці були відсутні підписи отримувачів коштів у платіжній відомості. При отриманні грошей за розрахунково-платіжною відомостю підпис про отримання грошей повинен бути здійснений працівником власноручно чорнилами, а не олівцем.

Не завжди у бухгалтерії були картки лицьових рахунків працівників, де відображаються всі нарахування і утримання із зарплати. У деяких випадках були відсутні заяви на прийом працівників.

При вивченні обліку основних засобів була виявлена помилка , коли на рахунку 10 «Основні засоби» враховуються предмети, які повинні враховуватися у складі малоцінних і швидкозношуваних предметів.

Ніхто не може стверджувати, що працює без помилок: від цієї неприємності не застрахований ніхто. Для бухгалтера помилки можуть мати наслідки дуже неприємні.

Висновки

Ведення бухгалтерського обліку У Пенсійному фонді засновується на нормах, які визнані на міжнародному рівні і основні вимоги, якого закріплені законодавством України. Бухгалтерський облік ведеться за допомогою всіх існуючих методів його ведення. Складання первинних документів відбувається згідно нормативних актів, їх зберігання також відповідає нормам. У відділі здійснюється контроль за правильним та своєчасним оформленням первинних документів, дотримуючись правил ведення обліку. У повному обсязі та правильно враховувуються надходження грошових коштів, основних засобів та інших активів, а також своєчасно відображаються у обліку операції, пов’язані з їх рухом. Достовірно і своєчасно відображаються у обліку витрати Пенсійного фонду, контролюючи законність і раціональність операцій по використанню ресурсів фонду. Правильно нараховується і своєчасно виплачується заробітна плата і здійснюються інші виплати працівникам фонду.

Рисунок 1 Схема структури бухгалтерії

Рисунок 3

Рисунок 4

Рис. 7. Схема руху облікової інформації з обліку нарахування заробітної плати

Рис. 8 Схема зв’язку робочої класифікації видатків Пенсійного фонду

1. Бутинець Ф.Ф. Бухгалтерський фінансовий облік. – Житомир: РУТА, 2006.- 832с.

2. Гарасим П. М., Хомин П. Я. Бухгалтерський облік за журнальною формою рахівництва. Навчальний посібник. – Тернопіль: Астон, 2003. - 296с.

3. Гольцова С.М. Бухгалтерський облік. – К.: Кондор, 2007р. – 824 с.

4. Ткаченко Н. М. Бухгалтерський фінансовий облік, оподаткування та звітність – К.: Кондор, 2008 – 1012с.

5. Ткаченко Н.М. Бухгалтарський фінансовий облік.- К.: «Алерта», 2006.- .1079с.

6. Чебанова Н.В. Фінансовий облік. - К.: Вид. центр «Академія», 2007. – 704с.

7. Бутинець Ф. Ф. Організація бухгалтерського обліку. Збірник вправ: Навч. посібник. — Житомир: ЖІТІ, 1997.

8. Бутинець Ф. Ф., Олійник О. В., Шигун М. М., Шулепова С. М. Організація бухгалтерського обліку. — Житомир: ЖІТІ, 2001.

9. Ворончук П. Г., Онищук В. М. Довідник з питань бухгалтерського обліку. — К.: Україна, 1991.

10. Джога Р. Т. Бухгалтерський облік в бюджетних установах. — К.: КНЕУ. — 2001.

11. Джога Р. Т., Свірко С. В., Синельник Л. М. Бухгалтерський облік в бюджетних установах. — К.: КНЕУ, 2003.

12. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996.

13. Кужельний М. В., Лінник В. Г. Теорія бухгалтерського обліку. — К.: КНЕУ, 2001.

14. Кузьмінська О. Е., Кириленко В. Б. Організація обліку в банках. — К.: КНЕУ, 2002.

15. Кузьмінський А. М., Сопко В. В., Завгородній В. П. Організація бухгалтерського обліку, контролю і аналізу. — К.: Вища шк., 1993.

16. Кузьмінський А. М., Джога Р. Т. і інші. Організація бухгалтерського обліку в системі АН України. — К.: Наук. думка, 1985.

17. Литвин Ю. Я. і інші. Організація бухгалтерського обліку в сільському господарстві. — Тернопіль: Кжв., 1998.

18. Наринский О. С. Организация бухгалтерского учёта на промышленных предприятиях. — Л.: ЛФЭИ, 1984.

19. Пушкар М. С., Журавель Г. П., Литвин Ю. Я., Мельник В. Г. Теоретичні основи бухгалтерського обліку. — Тернопіль: ТАНГ, 1998.

20. Свірко С. В. Бухгалтерський облік і прийняття рішень у бюджетних організаціях. — К.: КНЕУ, 2000.

21. Сопко В. В., Завгородній В. П. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу. — К.: КНЕУ, 2000.

25