34. Защита ячеек, рабочих листов, книг от доступа в электронных таблицах Excel 2007.

В Microsoft Excel предусмотрено несколько уровней защиты, позволяющих управлять доступом к данным Microsoft Excel и их изменением. Можно защитить элементы листа, например ячейки с формулами, запретив доступ к ним всем пользователям, или предоставить доступ отдельным пользователям к определенным диапазонам. Защита на уровне книги. Можно применить защиту к элементам книги и защитить файл книги от просмотра и внесения изменений. Если книга является общей, можно запретить ее монопольное использование и предотвратить удаление журнала изменений. Защита элементов от всех пользователей. Можно запретить вставку, удаление и форматирование строк и столбцов, изменение содержимого заблокированных ячеек или перемещение курсора на заблокированные или разблокированные ячейки.По умолчанию все ячейки листа заблокированы. Перед тем как защитить лист, можно двумя способами разблокировать ячейки, в которые пользователям требуется вводить данные. Чтобы разблокировать ячейки для всех пользователей, следует использовать вкладку Защита диалогового окна Формат ячеек. Чтобы разблокировать ячейки для определенных пользователей, следует использовать диалоговое окно Разрешить изменение диапазонов. Любые заданные в этом диалоговом окне диапазоны, для которых не установлен пароль, также разблокированы для всех пользователей. Ячейки, оставленные заблокированными, станут защищенными только после защиты листа. Другими свойствами и элементами листа, доступ к которым можно ограничить всем пользователям, являются гиперссылки, сортировка, автофильтрация, отчеты сводных таблиц, графические объекты и сценарии. Действие такой защиты распространяется на всех пользователей и целые листы, а не на отдельных пользователей или диапазоны данных.

На листах диаграмм можно защитить содержимое диаграммы от внесения изменений, кроме того, можно защитить любые графические объекты на листе, например поля, от изменения или удаления. Защищенный лист диаграммы обновляется всякий раз при изменении исходных данных диаграммы.

35. Ввод и редактирование данных в электронных таблицах Excel 2007. Ввод данных с помощью автозаполнения. Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или нажать мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные. С вводом первого символа вы переходите в режим ввода, при этом в строке состояния отображается слово Ввод. Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды нажмите мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. При этом вы переходите в режим ввода и можете внести необходимые изменения в данные, которые находятся в этой ячейке. Вы можете восстановить содержимое ячейки не выходя из режима ввода. Для этого нужно нажать Ctrl+Z. Восстановление данных и выход из режима ввода осуществляется нажатием мышью на красном крестике, расположенном в строке ввода. Строка ввода. Полоса под панелями инструментов Microsoft Excel, используется для ввода или редактирования значений или формул в ячейках или диаграммах. Здесь выводится постоянное значение или формула активной ячейки. Для ввода данных выделите ячейку, введите данные и щелкните по кнопке с зеленой “галочкой” или нажмите ENTER. Данные появляются в строке формул по мере их набора. Поле имени находится в левом конце строки ввода. Используйте поле имени для задания имен активной ячейке или выделенному блоку. Для этого щелкните на поле имени, введите туда имя и нажмите ENTER. Такие имена можно использовать при написании формул или при построении диаграмм. Также поле имени можно использовать для перехода к поименованной ячейке или блоку. Для этого откройте список и выберите из него нужное имя. Копирование данных осуществляется стандартным для среды Windows способом: Выделите часть ячейки или несколько ячеек. Другими словами, выделите то, что вы собираетесь копировать. Нажмите Ctrl+Ins. При этом выделенный блок помещается в буфер обмена. После этого вы можете восстанавливать содержимое выделенного блока в любом приложении Windows.

Для вставки скопированной информации установите курсор в нужное место и нажмите Shift+Ins. При этом происходит копирование информация из буфера обмена. При вводе данных вам почти наверняка придется столкнуться с проблемой вставки пустой строки или пустого столбца в таблицу. В Excel эта проблема решается следующим образом: Нажмите мышью на заголовке столбца, перед которым вы собираетесь вставить пустой столбец, в результате чего он будет выделен цветом. Нажмите правую кнопку мыши. Появится список команд. Выберите команду Добавить. Появится новый столбец. Можно вставить столбец и другим способом. Установите маркер в какой-нибудь ячейке столбца, перед которым нужно вставить новый столбец и выполните команду Вставка | Столбец. Аналогично для вставки строки выполните команду Вставка | Строка. Помимо столбцов и строк в таблицу можно вставлять и ячейки. Для этого выполните команду Вставка | Ячейки. Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводиться в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат | Ячейки. Появится окно диалога “Формат ячеек”, в котором нужно выбрать вкладку “Число “ .В левой части окна диалога “Формат ячеек” в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов (см. рис.). Для формата каждой категории приводится список его кодов. На рис. из списка Числовые форматы выбрана строка (все форматы). В правом окне Тип вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации. Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода Тип. Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. Вы можете форматировать отдельные символы или фрагменты текста в ячейке. Вы можете вводить текст в формулах, диаграммах, текстовых окнах. Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete.

36. Копирование, перемещение, вставка, удаление содержимого ячеек в электронных таблицах Excel 2007. Когда используется специальная вставка. Перемещение и копирование данных является одной из основных операций, используемых при работе с табличными данными, при этом копируется на новое место не только содержимое ячеек, но и их форматирование. Перемещение и копирование содержимого ячеек можно осуществить двумя способами: командами меню Правка (Edit); перетаскиванием с помощью мыши. Как только пользователь выделит ячейку и выберет команду. Вырезать или Копировать (Cut или Сору) в меню Правка (Edit), Excel произведет копирование содержимого ячейки в буфер обмена. При перемещении данные исходных ячеек будут вставлены на новое место. Копирование данных используется для дублирования информации. Как только содержимое одной ячейки скопировано, оно может быть вставлено в отдельную ячейку или в область ячеек неоднократно. Кроме того, выбранная область окружается подвижной пунктирной границей, которая будет оставаться до тех пор, пока операция не будет завершена или отменена. Вставка содержимого ячеек возможна только тогда, когда существует эта граница. Использование команды Вставить (Paste) в меню Правка (Edit) после выбора команды Вырезать (Cut) будет отключать границу. Использование команды Вставить (Paste) после команды Копировать (Сору) не будет отключать границу, т.е. пользователь может продолжать указывать другие места назначения для вставки данных и применять команду Вставить снова. Нажатие клавиши Enter будет вставлять выделенную область на новое место, указанное мышью, и отключать границу. Нажатие клавиши Esc будет отменять операцию копирования в буфер и отключать границу. Когда вставляются данные из более чем одной ячейки, требуется указать только левый верхний угол области ячеек на рабочем листе, в которую осуществляется вставка. Перемещение и копирование с помощью меню. Выделите область ячеек для копирования. Для перемещения щелкните кнопку Вырезать - или выберите команду Вырезать из меню Правка (Edit, Cut). Excel показывает границу, окружающую область вырезания. Для копирования щелкните по кнопке Копировать - или выберите Правка, Копировать (Edit, Copy). Excel показывает границу, окружающую область копирования. Выберите место (верхнюю ячейку области) вставки. Щелкните по кнопке Вставить - нажмите Enter или выберите Правка, Вставить (Edit, Paste). Возможность Перетаскивания (Drag and Drop) позволяет перемещать или копировать содержимое выделенных ячеек с помощью мыши. Эта возможность особенно полезна при перемещении и копировании на небольшие расстояния (в пределах видимой области рабочего листа). Перемещение и копирование перетаскиванием. Выберите область ячеек для перемещения. Переместите указатель мыши на обрамление выделения. Перетащите выделение с помощью указателя на новое место. Область ячеек будет перемещена на новое место. Если при перетаскивании удерживать нажатой клавишу Ctrl, область ячеек будет скопирована на новое место. Специальное копирование данных между файлами включает в себя команду Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit). В отличие от обычного копирования данных с помощью команды Вставить (Paste) команда Специальная вставка (Paste Special) может быть использована для вычислений и преобразования информации, а также для связывания данных рабочих книг (эти возможности будут рассмотрены в следующей главе). Команда Специальная вставка (Piste Special) часто используется и для копирования атрибутов форматирования ячейки. Выделите ячейку или ячейки для копирования. Выберите Правка, Копировать (Edit, Copy). Выделите ячейку или ячейки, в которые будут помещены исходные данные. Выберите Правка, Специальная вставка (Edit, Paste Special). Диалоговое окно Специальная вставка содержит несколько параметров для вставки данных. Установите необходимые параметры, например форматы (при копировании форматов изменяется только форматирование, а не значение ячеек). Выберите ОК. Первая группа параметров диалогового окна Специальная вставка (Paste Special) позволяет выбрать содержимое или атрибуты форматирования, которые необходимо вставлять. При выборе параметра Все (АИ) вставляются содержимое и атрибуты каждой копируемой ячейки на новое место. Другие варианты позволяют вставлять разные комбинации содержимого и/или атрибутов. Вторая группа параметров применяется только при вставке формул или значений и описывает выполняемые операции над вставляемой информацией в ячейки, которые уже содержат данные. Выбор Нет (None) означает, что копируемая информация просто замещает содержимое ячеек. Выбирая другие варианты операций, получим, что текущее содержимое будет объединено со вставляемой информацией и результатом такого объединения будет новое содержимое ячеек.

37. Вычисления в электронных таблицах Excel 2007. Работа с функциями. Формула - это математическое выражение, которое создается для вычисления результата и которое может зависеть от содержимого других ячеек. Формула в ячейке может содержать данные, ссылки на другие ячейки, а также обозначение действий, которые необходимо выполнить. Использование ссылок на ячейки позволяет пересчитывать результат по формулам, когда происходят изменения содержимого ячеек, включенных в формулы. В Excel формулы начинаются со знака =. Скобки ( ) могут использоваться для определения порядка математических операции. Excel поддерживает следующие операторы: Арифметические операции: сложение (+);умножение (*);нахождение процента (%);вычитание (-);деление (/); экспонента (^). Операторы сравнения: = равно;< меньше;> больше;<= меньше или равно;>= больше или равно;<> не равно. Операторы связи: : диапазон;; объединение; & оператор соединения текстов. Более сложные вычисления в таблицах Excel осуществляются с помощью специальных функций. Список категорий функций доступен при выборе команды Функция в меню Вставка (Insert, Function).Финансовые функции осуществляют такие расчеты, как вычисление суммы платежа по ссуде, величину выплаты прибыли на вложения и др.Функции Дата и время позволяют работать со значениями даты и времени в формулах. Например, можно использовать в формуле текущую дату, воспользовавшись функцией СЕГОДНЯ. Математические функции выполняют простые и сложные математические вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, абсолютной величины числа, округление чисел и др.Статистические функции позволяют выполнять статистический анализ данных. Например, можно определить среднее значение и дисперсию по выборке и многое другое.Функции Ссылки и массивы позволяют осуществить поиск данных в списках или таблицах, найти ссылку на ячейку в массиве. Например, для поиска значения в строке таблицы используется функция ГПР.Функции работы с базами данных можно использовать для выполнения расчетов и для отбора записей по условию.Текстовые функции предоставляют пользователю возможность обработки текста. Например, можно объединить несколько строк с помощью функции СЦЕПИТЬ.Логические функции предназначены для проверки одного или нескольких условий. Например, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое, если оно ложно.Функции Проверка свойств и значений предназначены для определения данных, хранимых в ячейке. Эти функции проверяют значения в ячейке по условию и возвращают в зависимости от результата значения ИСТИНА или ЛОЖЬ.Для вычислений в таблице с помощью встроенных функций рекомендуется использовать мастер функций. Диалоговое окно мастера функций доступно при выборе команды Функция в меню Вставка или нажатии кнопки, на стандартной панели инструментов. В процессе диалога с мастером требуется задать аргументы выбранной функции, для этого необходимо заполнить поля в диалоговом окне соответствующими значениями или адресами ячеек таблицы.