Умовні позначення:

Д — документація; ПЗ - подвійний запис;

О - оцінка; І - інвентаризація;

К — калькуляція; Б - баланс;

Р - рахунки; З - звітність.

Під обліковим циклом слід розуміти логічну послідовність застосування елементів методу бухгалтерського обліку, за допомогою якої наука про бухгалтерський облік досліджує свій предмет. Тому поняття облікового циклу не слід ототожнювати із звітним періодом.

Оскільки складові методу бухгалтерського обліку повинні виступати в суворій єдності і тільки в сукупності забезпечують одержання систематизованої облікової інформації, а також, враховуючи те, що для відображення предмету обліку як єдиного цілого, всій різноманітності господарських засобів і процесів необхідно надати грошову оцінку та визначити їх фактичний стан, можна зробити висновок, що інвентаризація як елемент методу бухгалтерського обліку є досить важливою, суттєвою та необхідною його складовою.

13.2. Господарська діяльність та інвентаризація

Яке ж значення інвентаризації в практичній діяльності? Належним чином організований поточний облік дозволяє постійно слідкувати за змінами в господарській діяльності підприємства та своєчасно повідомляти як про позитивні тенденції, так і про негативні явища. Але абсолютно точної картини ні поточний облік, ні складений на підставі його даних зведений облік не гарантують. Відбувається це з наступних причин:

1. Під час звичайної операційної діяльності в кількісних та якісних характеристиках запасів, що знаходяться в місцях зберігання, можуть виникати зміни, ззовні часто непомітні, які неможливо виявити та задокументувати в момент їх виникнення, а саме: природні зміни маси або якості внаслідок біологічних, хімічних та фізичних дій, вплив змін температури або вологості повітря.

2. Навіть при найохайнішому здійсненні розрахунків між підприємством та його контрагентами (постачальниками, покупцями та іншими дебіторами і кредиторами) можуть виникнути розбіжності та суперечки з приводу окремих вимог і зобов'язань. Для їх вирішення необхідно повертатись до раніше зроблених записів, перевіряти і при необхідності вносити відповідні поправки та уточнення до них.

3. Не завжди виконується вимога щодо вибуття матеріальних цінностей з місця зберігання за наявності бездоганно складених виправдовуючих документів, витрачання будівельних матеріалів відкритого зберігання без документального оформлення.

4. В практичній діяльності зустрічаються порушення діючих правил приймання, зберігання та відпуску матеріальних цінностей (прорахунки, пересортиця, обважування). На практиці розрізняють об'єктивні і суб'єктивні причини таких порушень. Об'єктивні причини не залежать від дій матеріально відповідальних осіб (відсутність вимірювальних приладів, обмежених місць зберігання, укриття похибок вимірювальних приладів тощо). Суб'єктивні причини безпосередньо залежать від дій матеріально відповідальних осіб (крадіжка, обважування, обміри при зберіганні, прийманні або відпуску матеріальних цінностей, видачі грошей, недотримання умов зберігання тощо).

5. Мають місце недоліки у підборі матеріально відповідальних осіб та встановленні контролю за їх роботою. Інколи на посаду, що пов'язана із збереженням, обліком і розпорядженням цінностями та грошовими коштами призначаються особи, котрі не заслуговують на довіру; часто посади МВО обіймають особи, які через свою низьку кваліфікацію не можуть забезпечити належного обліку та збереження доручених їм цінностей. Результатом таких прорахунків є випадки псування (навмисного і ненавмисного) майна, а також крадіжки.

Інколи порушуються правила оформлення документів. Це є результатом незадовільної організації бухгалтерського обліку, недотримання порядку обліку майна на підприємствах. Такі недоліки сприяють неповному оприбуткуванню, списанню внаслідок псування, наявності відходів при сортуванні, списанню продукції на витрати за фіктивними документами тощо. На практиці виникають механічні помилки в обліку - це описки в первинних документах, арифметичні неточності в підрахунках, неправильне відображення документальних даних на рахунках бухгалтерського обліку тощо.

Внаслідок наведених вище причин облікові відомості не відповідають дійсній наявності активів та реальності зобов'язань, їх не можна використовувати в оперативному управлінні.

Усунути всі можливі недоліки можна завдяки вчасно проведеній інвентаризації, яка дозволяє перевірити достовірність документального оформлення і відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій, а також здійснити необхідні виправлення й уточнення в облікові регістри.

Як показано вище, інвентаризація входить до системи елементів методу бухгалтерського обліку. Інвентаризація важлива тим, що дає можливість одержати інформацію про загальний стан активів і, відповідно, робити висновки з приводу майнового та фінансового стану підприємства, тобто про його величину та можливості, про те, наскільки наявні ресурси дозволяють йому розгорнути господарську діяльність, в якій мірі воно потребує фінансової допомоги тощо.

Іншими словами, якщо в традиційному розумінні інвентаризація грунтується на оцінці матеріальних і фінансових ресурсів підприємства, то їх якісна оцінка через визначення існуючих можливостей (ступінь морального зносу обладнання, динаміка таких показників, як втрати, приріст надходжень платежів, розширення ринків збуту продукції, співвідношення чисельності й оплати праці основного і допоміжного персоналу) характеризує її перспективи.

Отже, інвентаризація є важливим заходом, в проведенні якого повинен бути зацікавлений насамперед власник, керівник, головний бухгалтер підприємства.