Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Лекція 3. Закони динаміки організації.rtf
Скачиваний:
0
Добавлен:
03.08.2019
Размер:
495.34 Кб
Скачать

Тема 1. Методологічні засади теорії організації лекція №3 – закони динаміки організації (2, 2’ год)

План

  1. Закон інформованості-упорядкованості.

  2. Закон єдності аналізу й синтезу.

  3. Закон самозбереження.

  1. Закон інформованості – упорядкованості

Усі комунікації в організації засновані на отриманні, обробці, передачі і зберіганні даних. Дані - це повідомлення, результати мисленнєвої діяльності, відомості будь-якого походження, виду і призначення. Інформація - це дані, які несуть у собі новизну і корисність для працівника, який приймає рішення. Інформація - це частина даних.

Інформація є головним елементом інформаційного середовища управління будь-якої організації.

Інформаційне середовище управління включає:

- власне інформацію;

- засоби технічного забезпечення - комп’ютери, телефони, факси та ін.;

- застосовувану технологію;

- організацію документообігу;

- персонал, зайнятий управлінням інформаційним середовищем.

Основною ціллю інформаційного середовища управління є забезпечення працівників організації необхідною інформацією в потрібний час. При цьому необхідно відокремити цінну інформацію від пустої, щоб проаналізувати поточний стан об’єкта управління і виробити правильне рішення.

Інформаційне середовище є об'єктом управління поряд з персоналом, фінансами, виробництвом. Воно підкоряється дії закону інформованості-впорядкованості. Під впорядкованістю розуміється гармонійний розвиток усіх елементів організації: системи управління, персоналу, підрозділів, економіки та ін., а також наявність між елементами встановленої взаємодії (взаємовпливу).

Формулювання закону інформованості-впорядкованості: кожна система (біологічна або соціальна) прагне отримати якомога більше достовірної, цінної та насиченої інформації про внутрішнє та зовнішнє середовище для стійкого функціонування (самозбереження).

Згідно з законом інформованості-впорядкованості, чим більшу інформацію про внутрішнє та зовнішнє середовище має в своєму розпорядженні організація, тим більшу вірогідність стійкого функціонування вона має. Закон вимагає від керівників створення ефективної системи комунікаційних зв'язків, впровадження передових інформаційних технологій. На думку багатьох дослідників, керівник від 50 до 90 % свого часу витрачає на комунікації. Обмін інформацією пронизує всі основні види управлінської діяльності. Комунікації є пов'язуючими каналами, за допомогою яких здійснюються координація, впорядкування і регулювання діяльності людей.

Сприятливий результат в управлінні можливий лише в тому випадку, якщо використовується закон інформованості-впорядкованості. Для цього керівники організацій повинні: формувати для конкретного завдання оптимальний набір необхідних характеристик інформації; знаходити або створювати свої джерела з необхідними характеристиками інформації; підвищувати кваліфікацію своїх співробітників; впроваджувати передові інформаційні технології.

Грамотне управління інформаційним середовищем включає й управління слухами, інакше підвищується ризик появи дезінформації, що загрожує цілісності організації як системи. Організація повинна прагнути до виховання у працівників лояльності, а також, по можливості, інформувати працівників про питання, що їх цікавлять, у засобах внутрішнього оповіщення, інформаційних бюлетенях і т.д. Можна діяти за прикладом японських компаній, в яких існує посада інформатора з побутових і загальнофірмових питань. Будь-який працівник може отримати у інформатора відповіді на питання, що його цікавлять, наприклад, чому його колега не вийшов на роботу, скільки дітей в сім’ї керівника компанії і т.п.

Зазвичай інформацію поділяють на два великі класи: об’єктивну, уречевлену у товарі, і суб’єктивну, відображену, організовану людьми. До об’єктивної відноситься інформація, отримана від об’єкта управління як споживчої вартості. Наприклад:

  • інформація про працівника: диплом про освіту, його патенти і свідоцтва про винаходи, трудова книжка, місце проживання і т.д.;

  • інформація про конкурента: прайс-листи на продукцію, його реклама, місцезнаходження, відомості про персонал і т.д.

Основну частку складає клас суб’єктивної інформації. Співвідношення суб’єктивного і об’єктивного у відображеній інформації залежить від багатьох факторів, у т. ч. від рівня професійної підготовки і культури людини, потреб та інтересів, складності процесу і часу на управління, рівня і технічних засобів управління.

Таким чином, хоча саме джерело інформації носить об’єктивний характер, інформація про нього суб’єктивна, так як при відображенні відбувається прийняття, перетворення і передача її людиною. Працівник може й сам організувати інформацію (складання інструкцій, наказів, розпоряджень і т.д.). В даному випадку суб’єктивність інформації закладена в самому початку.

Категорія «інформація» має зміст лише тоді, коли є джерело (інформатор) і її отримувач (інформант). Людина може одночасно бути інформатором та інформантом. Так, здійснюючи управлінський вплив на об’єкт управління, керівник отримує інформацію про хід впливу і результати діяльності об’єкта управління (зворотний інформаційний зв’язок).

Зазвичай в управлінні виділяють наступні характеристики інформації: об’єм, достовірність, цінність, насиченість і відкритість1.

Об’єм інформації характеризує повноту інформації про певний об’єкт управління для прийняття обґрунтованого рішення. Він залежить від об’єму символьної інформації та об’єму інформації, що сприймається.

Об’єм символьної інформації - це кількість літер, знаків або символів; він, зазвичай, виражається у символах або байтах.

Об’єм інформації, що сприймається, залежить від таких факторів як форма подання (текст, графіка, формули, звук), часового інтервалу на її обробку, складності інформації або її обробки, індивідуальних характеристик інформанта, поточного стану об’єкта управління (актуальність, зміни стану об’єкта).

Об’єм інформації, що сприймається, має три рівні:

- інформаційна надлишковість – це надлишок інформації, який дозволяє підвищити якість рішення, але збільшує час на його прийняття і підвищує вартість інформації. Для прийняття важливих рішень іноді потрібно створення інформаційної надлишковості;

- субмінімальний рівень інформації – це мінімально повний об’єм інформації для людини, при якому вона ще може прийняти обґрунтоване рішення. Це величина суб’єктивна і її слід підлаштовувати під конкретну людину. Технологія визначення цього мінімуму має враховувати індивідуальність людини;

- нестача інформації (інформаційний голод) заважає прийняттю правильного рішення і збільшує вірогідність провалу. Він часто виникає штучно через монополізацію різних відомостей. Монополізація проявляється у двох напрямках: засекречування (обґрунтоване чи необґрунтоване) частини необхідних відомостей та прагнень окремих особистостей, груп чи організацій монопольно володіти інформацією для підвищення їх соціального і матеріального статусу. Нестача інформації утруднює вироблення правильного рішення, збільшує ступінь ризику, вимагає сучасних економіко-математичних методів для підвищення ймовірності правильного рішення. Вихід з цього стану має бути в демократизації інформаційних процесів, тобто в широкому доступі до інформації, що цікавить, через різні канали всіх зацікавлених осіб.

Достовірність інформації — це відношення реальних відомостей до загального об’єму інформації (у відсотках). Достовірність має три рівні:

  • абсолютний (100%);

  • довірчий (більше 80%);

  • негативний (менше 80%).

Достовірність залежить від таких факторів:

- організація документообігу: про одну і ту ж подію можна отримати різну інформацію в залежності від методики її збору і обробітку; чим менше людей в документообізі приймає участь, тем вищою буде достовірність інформації;

- час проходження інформації: достовірна, але така, що пізно надійшла, інформація може стати неправдивою (курси акцій на біржі).

Достовірність можна штучно підвищити шляхом обробки великого об’єму інформації з застосуванням ефективних методик або алгоритмів. Це дозволить, обробляючи інформацію з довірчим чи навіть з негативним рівнем достовірності можна отримати абсолютний рівень достовірності.

Цінність інформації характеризує її як товар, що має споживчу вартість, і виражається у зниженні витрат ресурсів (матеріалів, часу і грошей) на прийняття правильного рішення.

Цінність інформації може бути розглянута на чотирьох рівнях:

- нульовий – інформація, що повторює вже відомі характеристики об’єкта управління або являє собою непотрібні для прийняття рішення характеристики;

- середній (скорочення рівня витрат або підвищення прибутку більш ніж на 10%) – інформація, яку створюють спеціалісти, що працюють добросовісно, але без особливого інтересу;

- високий (скорочення рівня витрат більш, ніж у 2 рази) – імітаційні моделі, які дають керівнику можливість оцінити наслідки при різних варіантах рішення;

- зверхвисокий (скорочення рівня витрат більш, ніж у 10 разів) – інформація, пов’язана з маркетинговими дослідженнями та інноваціями; може мати кримінальне джерело.

Насиченість інформації – це співвідношення корисної і пустої (фонової) інформації. Фонова інформація дозволяє краще сприймати корисну (професійну) інформацію, так як покращує настрій, піднімає емоційний рівень, заздалегідь налаштовує на потрібний лад. Фонова інформація може включати: жарти, анекдоти, відомості про матеріальне і моральне стимулювання, попередження про інформацію, що має надійти, допоміжну та ввідну інформацію. Без фонової корисна інформація звучить або виглядає «сухо» і сприймається важко, але не варто використовувати дуже великий об’єм фонової інформації, адже корисна інформація буде частково чи повністю пропущена. У таких випадках говорять, що у повідомленні, докладі, розпорядженні багато «води».

Насиченість має такі рівні:

- високий (80-100%);

- нормативний (50-80%);

- низький (менше 50%).

У зв’язку із загальним збільшенням об’ємів інформації, що надходить звідусіль, організації прагнуть підвищити насиченість інформації. Однак, вироблення найкращого співвідношення корисної і фонової інформації поки що відноситься до мистецтва управління.

Відкритість інформації – можливість надання її різним контингентам людей. В залежності від відкритості, розрізняють три види інформації:

- секретна інформація (державна таємниця) пов’язана з інтересами всього суспільства і держави, тому має найбільші обмеження на використання (інформація про організацію оборони країни). Така інформація може бути особливої важливості, особливо секретною, секретною і т.п.;

- конфіденційна інформація (для службового користування) може відображати інтереси суспільства чи групи (колективу) людей. Має обмеження на використання. До конфіденційної відноситься інформація з високим рівнем цінності (скорочення рівня витрат більш, ніж у 2 рази) і відомості про потенціал організації (кадровий, технологічний, науковий і т.п.). Вона включає: інвестиційні програми і плани інвестицій, майновий стан організації, методи вивчення ринку збуту і продажів, відомості про партнерів і клієнтів, спосіб виробництва продукції і структуру ціни, умови угод і контрактів;

- публічна (відкрита) інформація також відображає інтереси суспільства і людей, але, на відміну від інших її видів, її використання не обмежене.

Розглянуті нами п’ять характеристик інформації здійснюють вплив одна на одну. Коректування однієї характеристики впливає й на інші. Так, підвищення достовірності інформації викликає необхідність збільшення її об’єму і відкритості.

Керівник, використовуючи характеристики інформації, має можливість створити першокласний інформаційний ресурс своєї організації. Для того, щоб рішення, яке приймає керівник, було в повній мірі обґрунтованим, інформація, що використовується для цього, має бути високої або середньої цінності, абсолютно достовірною, середньої насиченості і повинна поєднувати елементи відкритості і конфіденційності.

Закон інформованості-упорядкованості діє в трьох варіантах.

Згідно першого варіанту керівник и підлеглі нічого не знають про закон інформованості-впорядкованості. Персонал буде прагнути зібрати якомога більше інформації про конкурентів, ринки збуту та ін., не думаючи про її упорядкованість і об’єм. Цей процес досить високовартісний, крім того, організація може отримати неправдиву інформацію і прийняти її як керівництво до дії. Результатом стануть збитки.

Другий варіант: керівник знає про закон, а його підлеглі не знають. Найбільш несприятливий варіант для керівника. Працівники, як і у першому варіанті будуть намагатися повідомити керівнику як можна більше відомостей про конкурентів, ринки збуту та ін. Керівник повинен переглянути всю інформацію і обрати все саме важливе, при цьому велика ймовірність щось пропустити. При настанні несприятливих наслідків підлеглі будуть у всьому звинувачувати керівника.

Третій варіант: керівник і підлеглі знають про закон. Як і в багатьох інших випадках, результат дії закону при всезагальній інформованості буде самим сприятливим. Усе працівники в межах своїх повноважень і відповідальності збирають, обробляють інформацію, роблять висновки і повідомляють про це зацікавленому спеціалісту компанії. При такій системі збору даних та інформації явно безкорисна інформація і дезінформація швидше за все буде відсіяна і не піде на більш високі рівні організації.

Наслідок закону інформованості-упорядкованості: інформованість працівника після досягнення ним критичного рівня переходить у його компетентність2, яка визначається вміннями та знаннями.

Знання – це оброблена інформація. Грамотне ставлення до інформації дозволяє як окремій особі, так і організації розширити свої знання. Тому необхідність слідування закону інформованості-упорядкованості змушує керівників створювати джерела інформації, розвивати їх, забезпечувати комунікації, підвищувати кваліфікацію працівників, впроваджувати передові інформаційні технології, а це, у свою чергу, дозволяє забезпечити організації конкурентні переваги.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Оставленные комментарии видны всем.