Объяснительная записка

1. Документ, включающий поясняющие замечания к содержанию отдельных положений основного документа (отчета, плана, проекта и т.д.) и сопровождающий его. Имеет другое название — пояснительная записка.

Оформляется на общем бланке учреждения. Основной текст состоит из двух частей :

вводной части, в которой дается общая характеристика объекта (плана, отчета и т.д.), история разработки, и

заключительных выводов, в которых обосновывается целесообразность проведения тех или иных мероприятий, работ, рассматриваются варианты решения проблем, и т.п.

Подписи ставятся на титульном листе руководителем предприятия или главным инженером.

2. Документ, содержащий информацию должностного лица вышестоящему должностному лицу о сложившейся ситуации, о причинах невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины и т.п.

Оформляется на стандартном листе бумаги с воспроизведением реквизитов и подписывается составителем.

Включает следующие обязательные элементы (реквизиты):

1) адресат — наименование должности, фамилия и инициалы;

2) наименование вида документа (Объяснительная записка);

3) дата;

4) номер;

5) заголовок к тексту;

6) основной текст, который должен быть убедительным (содержать неопровержимые доказательства);

7) наименование должности автора;

8) подпись автора и ее расшифровка.

Близок к рассуждению функционально-смысловой тип речи объяснение. Этот тип речи, как и рассуждение, позволяет автору установить причинно-следственные связи между явлениями и показать их читателю:

Семинарское занятие доцента Поповой Г.В. переносится на 12 февраля по причине болезни преподавателя;

Нуждаюсь в материальной помощи в связи с рождением ребенка, так как мой муж погиб и на моем попечении находятся еще двое детей и моя мать.

Пример объяснительной записки:

Директору центра «Кадры» Иванову Н. И.

10.04.97 №34

О срыве занятий в группе секретарей-референтов

09.04.97 на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек. В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель (подпись) Г.И. Григорьева

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период ответственному должностному лицу, собранию, организации.

Основная форма отчета — письменная; в устной форме отчет предъявляется на основе полного письменного текста.

Внутриучрежденческая отчетность, в отличие от государственной и ведомственной отчетности, составляющихся на основе унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными актами, оформляется в относительно произвольной форме на общем бланке или стандартном листе бумаги.

Основные элементы отчета:

наименование организации; структурного подразделения (если это отчет о работе подразделения);

наименование вида документа (отчет);

дата;

номер документа;

место составления;

заголовок к тексту, в котором указывается наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе (например, о работе лаборатории…), отчетный период (...за 2006 г., ...за период с сентября по декабрь 2005 г.).

наименование должности автора;

подпись автора и ее расшифровка.

Содержательно отчет основывается на фактах, демонстрирующих ход и результаты выполненной работы. Эти факты группируются, соотносятся с предварительным планом работы, вводятся в определенную логическую систему. Преобладание типа речи (описание, повествование, констатация) зависит от характера работы.

Нередко отчет оформляется в виде статистических и других таблиц, схем, диаграмм, графиков. Финансовый, в частности бухгалтерский, отчет почти утрачивает свойства связного речевого высказывания, опираясь на язык таблиц и цифр.

Общая логика построения текста определяется соотношением понятий: «начало отчётного периода» и «конец отчётного периода» с акцентом на результативности действий подотчётного лица или организации во время и по окончании этого периода.

Воздействие на адресата осуществляется в отчете на логической основе: важность результатов, которая обосновывается цифрами.

Протокол – текст, который составляется при проведении важных совещаний и фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений.

В заголовок протокола входит указание заседания и название коллегиального органа. Если во время заседания обсуждается один вопрос, он также входит в название протокола.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. После заголовка в протоколе указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. Если принятие решение требует кворума, указывается не только количество присутствующих на заседании, но и сколько человек должно было присутствовать. Вводную часть протокола заканчивает повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Наиболее подробно заполняется основная часть.

Текст протокола разделяется на абзацы. Абзац может содержать конспективную запись выступления или использоваться для облегчения восприятия текста – каждая новая мысль излагается с красной строки.

В протоколах используются две формы представления материала. Выступление докладчика может быть подано после указания фамилии в форме косвенной речи. Или же говорящий сам представляет материал; в этом случае вместо изложения текста выступления после тире пишется: Текст доклада прилагается.

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Пример начала протокола:

ПРОТОКОЛ № 2

Присутствовали: Бачило А.Л., Булдык Г.М., Комяк К..А., Дятлов О.М., Руцкий А.В., Ноздрин-Плотницкий В.И., Тумилович А.Ф., Паращенко В.Н.,Стадуб И.Д., Специан Л.М., Уржинский К.К., Сокол Л.М., Ханкевич Л.А., Осипова А.Т., Григальчик Е.К., Колесников А.В., Крошинская Л.И., Захаренко В.Е., Ушаков С.Ф.

ПОВЕСТКА ДНЯ

заседания научно – методического Совета БИП:

О совершенствовании научно – методического обеспечения занятий по юридическим дисциплинам

Докладчики: Сокол С.К., Паращенко В.Н., Комяк К.А., Ханкевич Я.А., Дятлов О.М.

Сущность и содержание рейтинговой системы оценки знаний студентов и задачи по ее применению

Докладчик: Ушаков С.Ф.

О результатах приема в аспирантуру

Докладчик: зав. отделом аспирантуры Батенин А.С.

Разное

Справка – документ, отражающий деятельность предприятия или подтверждающий сведения биографического или служебного характера без мнения автора документа о существе излагаемого материала. Справка составляется на бланке предприятия, содержащем адрес предприятия и трафаретный текст.

Содержащие информацию о деятельности предприятия справки подразделяются на внешние и внутренние.

Основные элементы справки:

наименование организации

адресат — наименование должности, фамилия и инициалы или наименование организации (указывается в правом верхнем углу);

наименование вида документа (справка);

дата подписания;

порядковый номер документа (если ведется учет выдачи справок);

город (если нет в названии организации);

заголовок, который отвечает на вопрос (о чем?);

основной текст

наименование должности автора;

подпись автора и ее расшифровка.

Пример справки:

Белорусский Негосударственный Управление жилыми и

институт правоведения административными домами

СПРАВКА

Батюк Надежда Ивановна работает преподавателем кафедры теории и истории права Белорусского Негосударственного института правоведения.

Ректор БНИП,

профессор Сокол С.Ф.

Кадровая документация – это документы, сообщающие о личном составе предприятия.

Автобиография – жизнеописание человека, составленное им самим при поступлении на учебу в вуз или работу. Соблюдается повествовательная форма изложения от первого лица и хронологический принцип.

Резюме – текст с краткой информацией о себе, составляемый ищущим работу для предложения работодателю. Резюме отличается от автобиографии тем, что сведения излагаются в обратном хронологическом порядке. Открывает текст справочная информация: полное имя, точный адрес, телефон. Далее сообщается о полученном соискателем работы образовании: указывается дата окончания учебного заведения, серия и номер документа, выданного по его окончании (престижность вуза повышает шансы соискателя). Если образование прошло несколько ступеней, начинают с самой высокой или ограничиваются самой высокой. Затем описывается опыт работы: указываются места работы, награды и поощрения. В графе «дополнительные сведения» может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных работ, профессиональные навыки по другой специальности.

Характеристика – официальный документ о деятельности сотрудника в хронологическом порядке, дающий оценку его деловых и моральных качеств. Документ выдается сотруднику администрацией организации при выдвижении на выборную должность, избрании по конкурсу или по запросу других организаций. Вверху справа располагается реквизит «адресат», ниже по центру строки – название вида документа, на следующей строке слева – дата, ниже под словом характеристика указывается фамилия и инициалы сотрудника с предлогом на.

Рекомендательное письмо в отличие от характеристики не содержит реквизита «адресат», и подписи предшествует формула вежливости.

Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) и адресованный учреждению или должностному лицу. Изложение просьбы составляет главный фрагмент в основной части текста Дополнительный содержательный компонент – мотивировка просьбы. Например: В связи с вызовом на экзаменационную сессию прошу предоставить мне отпуск без сохранения содержания для сдачи экзаменов сроком с 15 по 30 января с.г.

Факсы – документы, полученные с помощью телефакса по телефонным каналам связи – оформляются аналогично деловым письмам.

Телеграммы отличаются от писем способом передачи информации. Текст телеграммы составляется без союзов и предлогов, а знаки препинания пишутся словами.

Кадровая документация (приказы, характеристики, личные дела, заявления) – это документы, сообщающие о личном составе предприятия.

В кадровых документах преобладают два типа речи. Если нам нужно создать у адресата общее впечатление от предмета речи, представить предмет в его качественной определенности, перечислить его признаки, оценить предмет речи, в тексте будет преобладать описательный тип изложения. Признаки, свойства, особенности события перечисляются в последовательности, указывающей на степень их важности. Например, в характеристике сотрудника, составляемой для рекомендации его на новую должность, вначале говорится об уровне его профессиональной подготовки, умении самостоятельно принимать решения, инициативности. Увлечения сотрудника, его хобби в характеристике могут быть не учтены или названы в конце текста. В деловом описании не допускается употребление слов в переносном значении.

Если же адресату необходимо узнать о последовательности событий – что произошло вначале, как развивались события, была ли кульминация события (точка наивысшего напряжения) и как события закончились, каков итог чьих-либо действий, то удобнее использовать повествовательный тип изложения. Сообщая о последовательности событий, автор документа обычно строго соблюдает хронологический принцип. Типичный пример – автобиография. Принцип обратной хронологии выдерживается в резюме. В повествовании необходимо выделить главные события, наиболее важные детали. Отступление от хронологического принципа объясняется целью подчеркнуть зависимость внутренне связанных событий, разъединенных во времени. Отступления фиксируются оборотами: предвещая события; вспомним, что…

Характеристика – официальный документ о служебной и общественной деятельности сотрудника. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность. Вверху справа располагается реквизит «адресат», ниже по центру строки – название вида документа, на следующей строке слева – дата, ниже под словом характеристика указывается фамилия и инициалы сотрудника с предлогом на.

В последнее время получили распространение рекомендательные письма. В отличие от характеристики рекомендательное письмо не содержит реквизита «адресат», подписи предшествует формула вежливости.

Пример характеристики-рекомендации:

РЕКОМЕНДАЦИЯ

на Иванову Лидию Семеновну