Литература

• Кузнецова Т.В. Секретарское дело/ Т.В. Кузнецова.- М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-синтез», 2002.- 334 с.

10. Подготовка командировок руководителя.

Для секретаря руководителя подготовка руководителя к команди­ровке является обязательной функцией. Он готовит проекты приказов о командировках, выписы­вает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале.

Помимо приказа о командиров­ке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В про­грамме указываются организации, отделы, лица (с указанием должнос­ти, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организа­ции должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предсто­ит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться.

Секретарь-референт может подготовить документы или реферат для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые справки и т.д.

Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут ру­ководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. В случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обес­печивает визовую поддержку.

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярски­ми принадлежностями (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботится о сувенирах для поездки руководи­теля.

После возвращения руководителя секретарь обрабатывает матери­алы командировки: перепечатывает документы, размножает их, переда­ет соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.

Литература

• Кузнецова Т.В. Секретарское дело/ Т.В. Кузнецова.- М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-синтез», 2002.- 334 с.

11. Деловой этикет и имидж секретаря.

Деловой этикет - свод норм и правил наиболее целесообразного по­ведения, которое должно способствовать достижению успеха в деловых отношениях.

Деловой этикет устанавливает определенные правила в отношении одежды и внешнего вида секретаря, манеры общения с партнерами, со­служивцами и руководителем, ведения телефонных переговоров, опреде­ляет стиль переписки и оформления документов, порядок проведения презентаций, деловых и неофициальных встреч, т. е. предусматривает правила поведения, формы обхождения и другие навыки, которые потре­буются секретарю, чтобы достойно выглядеть в любой ситуации, и не только связанной с его работой.

Секретарю необходимо найти свой имидж (образ, облик), развивать в себе такие качества, как вежливость, деликатность, тактичность, умение контролировать свои поступки в самых непредвиденных ситуациях, уве­ренность в себе. Все это в совокупности станет основой успешной карьеры.

Приветствие

Одно из правил этикета содержит ответ на вопрос: кто должен здоро­ваться первым при встрече?

Первым приветствует: мужчина - женщину (но секретарь - руково­дителя), младший по возрасту - старшего.

Вошедший в приемную, независимо от должности, первым здоровает­ся с присутствующими. Но если посетитель этого не сделал, секретарь не должен акцентировать внимание на этом. Вполне возможно, что вошед­ший перегружен своими проблемами и просто забыл о приветствии.

Секретарь должен здороваться со всеми, кто входит в приемную. Лучше приветствовать своего шефа, руководителей высокого ранга и по­четных гостей вставая из-за рабочего стола, если видите их в этот день впервые.

Секретарю не следует первым подавать руку для рукопожатия. Но от­вечать на рукопожатие надо. Ваша рука при этом не должна быть вялой и безжизненной.