Литература

• Секретарское дело /В.В. Галахов, И.К. Корнеев. – М.: ТК Велби, 2007.- 608 с.

2. Нормирование труда в области секретарского обслуживания.

При нормировании документационных операций используются нормативы времени на выполнение опе­раций, нормативы численности персонала, а также нормативы управляемости и соотношений численно­сти.

В основе всех нормативов лежит норматив време­ни - величина затрат времени на выполнение опреде­ленного вида работ при определенных организацион­но-технических и санитарно-гигиенических условиях труда.

Нормирование труда служащих учреждений необ­ходимо для повышения эффективности работы учреж­дений. Измерение и нормирование трудовых затрат, нормирование труда в учреждении при правильном их использовании могут служить для: определения расходов на работу всего учреждения; совершенствования методов труда; поощрения служащих к труду; равно­мерного распределения рабочей нагрузки во времени; улучшения планирования работы учреждения; опреде­ления потребности в штатах; определения необходи­мости сверхурочных работ; составления в качестве ос-poet: бюджета учреждения; улучшения трудовой дисциплины; сокращения необходимости принятия волевых решений; обеспечения рационального исполь­зования технических средств; решения вопросов повы­шении квалификации служащих.

При оценке фактических затрат управленческого труда используются как общие методы изучения тру­довых процессов в аппарате управления, так и специ­альные, которые позволяют путем расчета и анализа определить трудовые затраты по отдельным видам документов и документальным операциям в целом. Ти­повые нормы времени на документальные операции разработаны на основе фотохронометражных наблю­дении (фотографии рабочего дня, хронометраж) и пе­редового опыта работы. Эти нормы учитывают время на подготовительно-заключительную работу, организа­ционно-техническое обслуживание рабочего места, от­дых (включая физкультурные паузы) и личные надоб­ности. К настоящему времени разработаны единые нормы времени на часто повторяющиеся работы по документационным функциям.

Расчет времени на отдельные операции по документационному обслуживанию производится по фор­муле

Н_вр =Т_оп(1+К/100),

где Т_оп - оперативное время, К - сумма времени на подготовительно-заключительную работу, организа­ционно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности в % от оперативного времени (К=8 %-по фотографии рабочего дня).

Норматив численности определяет количество со­трудников, требующихся для выполнения с опреде­ленным качеством всех работ, закрепленных за дан­ным подразделением при существующих организаци­онно-технических условиях.

Расчет численности машинисток производится по формуле

Ч = А/Тп,

где А-годовой обьем работ в машинописных стра­ницах, Т - действительный годовой фонд времени (ч), п - норма выработки продукции (ч).

Расчет численности секретарей является одним из наиболее сложных вопросов. Необходимое количест­во секретарей устанавливают, исходя из объема до­кументооборота за год и расчетных норм выработки на выполнение документационных операций:

,

где Ч — необходимое количество сотрудников, Н_вр — средняя норма времени на обработку одного доку­мента (0,67 ч), О - количество корреспонденции за год '(документооборот), К - коэффициент изменения трудоемкости работы, Т - годовой номинальный фонд рабочего времени, а - коэффициент неявок па работу (0,3).

Норматив численности определяет количество со­трудников, требующихся для выполнения с опреде­ленным качеством всех работ, закрепленных за дан­ным подразделением при существующих организаци­онно-технических условиях.

Расчет численности машинисток производится по формуле

Ч = А/Тп,

где А-годовой обьем работ в машинописных стра­ницах, Т - действительный годовой фонд времени (ч), п - норма выработки продукции (ч).

Расчет численности секретарей является одним из наиболее сложных вопросов. Необходимое количест­во секретарей устанавливают, исходя из объема до­кументооборота за год и расчетных норм выработки на выполнение документационных операций:

,

где Ч — необходимое количество сотрудников, Н_вр — средняя норма времени на обработку одного доку­мента (0,67 ч), О - количество корреспонденции за год '(документооборот), К - коэффициент изменения трудоемкости работы, Т - годовой номинальный фонд рабочего времени, а - коэффициент неявок па работу (0,3).