Взаимоотношения со сослуживцами

У секретаря сложное положение в организации. Он находится между коллек­тивом и руководителем, причем на шаг ближе к руководителю. В любой организации секретарь является «проводником» идей и решений руководителя, посредником меж­ду ним и сотрудниками. В этой ситуации нужно очень тщательно выстраивать отно­шения с коллегами. С одной стороны, они относятся к Вам настороженно, все-таки Вы близки к начальнику, а с другой стороны, хотят Вас иметь в союзниках, чтобы в слу­чае необходимости рассчитывать на Вашу помощь. Важно с первых же дней не про­тивопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником, но ни в коем случае не входить в какие-либо группы или коалиции.

Взаимоотношения секретаря с сослуживцами во многом зависят от его лично­сти. Необходимо помнить, что во всех случаях секретарю необходимо проявлять такт и дипломатичность, не допускать проявления высокомерия и равнодушия по отно­шению к сотрудникам.

Секретарь - первая рука руководителя. Такое высокое положение в организа­ции иногда провоцирует «звездную болезнь», но профессионал не может себе позво­лить общаться с коллегами свысока.

В ряде случаев секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно вежливо и четко дать нужные указания, а затем обязательно проконтро­лировать их выполнение.

Секретарю зачастую приходится выполнять поручения не только непосредст­венного начальника, но и других сотрудников (главного бухгалтера, старшего ме­неджера и т.д.). Если это входит в Ваши обязанности, то не сочтите за труд, выпол­нив поручение, проинформировать об этом своего коллегу.

В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителем и сотрудниками. Здесь также многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря и уме­ния владеть своими эмоциями.

Правила деловых отношений с сослуживцами

• искренне интересуйтесь другими людьми;

• если Вы хотите воздействовать на них, не вызывая чувства обиды, начинайте с похвалы и искреннего признания их достоинств;

• указывайте на ошибки других не прямо, а косвенно;

• говорите о том, что интересует Ваших собеседников, и умейте внимательно их слушать;

• внушайте Вашим собеседникам сознание их значимости и делайте это искренне, создайте людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;

• сначала говорите о собственных ошибках, а затем критикуйте сослуживцев;

• добивайтесь того, чтобы люди были готовы сделать то, что Вы предложите;

• научитесь помогать людям, делая это ненавязчиво, но в то же время так, чтобы было понятно – Вы оказываете им любезность

• будьте пунктуальны и не забывайте о своих обязанностей и обещаниях сослуживцев.

Взаимоотношения с посетителями

Работа секретаря предполагает многочисленные контакты с людьми. Умение взаимодействовать с людьми различного социально-психологического уровня – важное качество профессионального секретаря.

Секретарь является первым человеком, с которым встречается посетитель. От того, какое впечатление у него сложится от беседы с секретарем, зависит его отношение к организации в целом, в частности, станет ли он корпоративным клиентом или нет. Поэтому профессиональный секретарь должен знать правила, приемы и секреты делового общения, должен уметь устанавливать контакты.

Чтобы иметь верное представление о человеке, нужно, во-первых, уметь наблюдать, во-вторых – по возможности исключать ошибки восприятия.

Опираясь на особенности восприятия человека человеком, секретарю необходимо:

1) развивать наблюдательность, обращать внимание на все особенности внешнего облика и психологического склада человека;

2) стремиться получить полную информацию о человеке, чтобы ничего не домысливать;

3) давать по возможности полную информацию о себе, пресекая этим все слухи;

4) говорить с партнером на его языке;

5) беседовать с сотрудниками и партнерами в удобном месте, в спокойной обстановке и в спокойном состоянии;

6) не поддаваться влиянию предварительной информации о партнере;

7) пояснять свои действия; говорить другим о своих ожиданиях, чтобы предотвратить разочарования и претензии;

8) не считать свое представление о нормах поведения единственно возможным;

9) делать для других не то, что Вы считаете нужным, а то, чего бы они хотели, чтобы Вы делали для них;

10) только тогда они будут воспринимать это положительно;

11) быть таким, каким хотите, чтобы Вас видели;

12) для того, чтобы оценка человека была объективной, старайтесь наблюдать, оценивать и делать выводы беспристрастно.