
- •Нормативно-методическая база в области секретарского обслуживания.
- •Литература
- •Нормирование труда в области секретарского обслуживания.
- •Квалификационные требования, предъявляемые к секретарю.
- •Литература
- •Организация рабочего места и труда секретаря.
- •Литература
- •Принципы деятельности секретаря в обеспечении защиты конфиденциальной информации.
- •Литература
- •Планирование рабочего дня секретаря.
- •Оптимальный ритм труда
- •Использование компьютера для планирования работы
- •Литература
- •Ведение телефонных переговоров.
- •Литература
- •Прием посетителей.
- •Литература
- •Подготовка и техническое обслуживание совещаний и конферентных мероприятий.
- •Литература
- •Подготовка командировок руководителя.
- •Литература
- •Деловой этикет и имидж секретаря.
- •Приветствие
- •Представление
- •Прощание
- •Одежда секретаря
- •Литература
- •Культура речи в работе секретаря.
- •Основные правила приветствия:
- •Основные правила обращения к собеседнику:
- •Основные правила представления:
- •Литература
- •Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
- •Литература
- •Технологические изменения в области коммуникативных функций.
- •Литература
- •История профессии секретарь.
- •Литература
- •Психологические аспекты профессии секретарь. Взаимоотношения с руководителем и сослуживцами
- •Взаимоотношения со сослуживцами
- •Взаимоотношения с посетителями
- •Действия секретаря в конфликтных ситуациях
- •Литература
Взаимоотношения со сослуживцами
У секретаря сложное положение в организации. Он находится между коллективом и руководителем, причем на шаг ближе к руководителю. В любой организации секретарь является «проводником» идей и решений руководителя, посредником между ним и сотрудниками. В этой ситуации нужно очень тщательно выстраивать отношения с коллегами. С одной стороны, они относятся к Вам настороженно, все-таки Вы близки к начальнику, а с другой стороны, хотят Вас иметь в союзниках, чтобы в случае необходимости рассчитывать на Вашу помощь. Важно с первых же дней не противопоставлять себя коллективу, найти общий язык с каждым сотрудником, но ни в коем случае не входить в какие-либо группы или коалиции.
Взаимоотношения секретаря с сослуживцами во многом зависят от его личности. Необходимо помнить, что во всех случаях секретарю необходимо проявлять такт и дипломатичность, не допускать проявления высокомерия и равнодушия по отношению к сотрудникам.
Секретарь - первая рука руководителя. Такое высокое положение в организации иногда провоцирует «звездную болезнь», но профессионал не может себе позволить общаться с коллегами свысока.
В ряде случаев секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно вежливо и четко дать нужные указания, а затем обязательно проконтролировать их выполнение.
Секретарю зачастую приходится выполнять поручения не только непосредственного начальника, но и других сотрудников (главного бухгалтера, старшего менеджера и т.д.). Если это входит в Ваши обязанности, то не сочтите за труд, выполнив поручение, проинформировать об этом своего коллегу.
В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретарю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителем и сотрудниками. Здесь также многое зависит от профессионализма и гибкости поведения секретаря и умения владеть своими эмоциями.
Правила деловых отношений с сослуживцами
• искренне интересуйтесь другими людьми;
• если Вы хотите воздействовать на них, не вызывая чувства обиды, начинайте с похвалы и искреннего признания их достоинств;
• указывайте на ошибки других не прямо, а косвенно;
• говорите о том, что интересует Ваших собеседников, и умейте внимательно их слушать;
• внушайте Вашим собеседникам сознание их значимости и делайте это искренне, создайте людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;
• сначала говорите о собственных ошибках, а затем критикуйте сослуживцев;
• добивайтесь того, чтобы люди были готовы сделать то, что Вы предложите;
• научитесь помогать людям, делая это ненавязчиво, но в то же время так, чтобы было понятно – Вы оказываете им любезность
• будьте пунктуальны и не забывайте о своих обязанностей и обещаниях сослуживцев.
Взаимоотношения с посетителями
Работа секретаря предполагает многочисленные контакты с людьми. Умение взаимодействовать с людьми различного социально-психологического уровня – важное качество профессионального секретаря.
Секретарь является первым человеком, с которым встречается посетитель. От того, какое впечатление у него сложится от беседы с секретарем, зависит его отношение к организации в целом, в частности, станет ли он корпоративным клиентом или нет. Поэтому профессиональный секретарь должен знать правила, приемы и секреты делового общения, должен уметь устанавливать контакты.
Чтобы иметь верное представление о человеке, нужно, во-первых, уметь наблюдать, во-вторых – по возможности исключать ошибки восприятия.
Опираясь на особенности восприятия человека человеком, секретарю необходимо:
1) развивать наблюдательность, обращать внимание на все особенности внешнего облика и психологического склада человека;
2) стремиться получить полную информацию о человеке, чтобы ничего не домысливать;
3) давать по возможности полную информацию о себе, пресекая этим все слухи;
4) говорить с партнером на его языке;
5) беседовать с сотрудниками и партнерами в удобном месте, в спокойной обстановке и в спокойном состоянии;
6) не поддаваться влиянию предварительной информации о партнере;
7) пояснять свои действия; говорить другим о своих ожиданиях, чтобы предотвратить разочарования и претензии;
8) не считать свое представление о нормах поведения единственно возможным;
9) делать для других не то, что Вы считаете нужным, а то, чего бы они хотели, чтобы Вы делали для них;
10) только тогда они будут воспринимать это положительно;
11) быть таким, каким хотите, чтобы Вас видели;
12) для того, чтобы оценка человека была объективной, старайтесь наблюдать, оценивать и делать выводы беспристрастно.