Литература

• Интернет

15. История профессии секретарь.

Слово «секретарь» появилось еще в средневековье и в переводе с латыни пер­воначально означало «доверенное лицо».

Днем рождения секретарской должности в России можно считать 27 февраля 1720 года, когда вышел Указ Петра I «О создании государственных коллегий». В нем впервые шла речь о «секретарском чине».

В 1840 году в России появились первые личные секретари руководителей на крупнейших по тем временам Путиловском и Невском заводах. Вскоре секретари появились и на многих других предприятиях, что стало признанием их необходимо­сти в работе предпринимателей.

С течением времени руководители стали предъявлять к секретарям требова­ния, которые вызвали необходимость специальной подготовки. И в 1868 году в Харь­кове открылись первые секретарские курсы. В США подобные учебные заведения появились только в 1879, в Англии и Франции - в 1900 - 1907 годах.

Начиная с 1884 года в России издавалось 8 специализированных журналов для секретарей. Повышать свою квалификацию личные секретари могли также на раз­личных курсах. Из статей в журналах «Машинопись» и «Стенографический листок» можно было узнать о том, что требуется от личного секретаря.

В начале 20-х годов XX века профессия секретаря переживала особенно бур­ное развитие, так как должности секретаря в составе советского государственного аппарата придавалось большое значение.

Однако расцвет профессии секретаря в советской России был недолгим. В 1925 году секретарей уравняли с машинистками и рассыльными, рассматривая их только как «канцелярско-технических специалистов». Затем секретарей разделили на две группы, неравноценные по обязанностям и окладам. Первая - помощники-референты (с элементами творческой работы) и вторая - секретари-машинистки, выполнявшие чисто технические функции. В результате престиж профессии секретарей оказался надолго утраченным.

Возрождение профессии секретаря началось в 70-е годы. От ее представителей потребовались многогранные знания и высокий уровень профессионализма.

Литература

• Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря/ Л.Я. Круглянская.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005.- 400с.

16. Психологические аспекты профессии секретарь. Взаимоотношения с руководителем и сослуживцами

В трудовом коллективе секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю, и поэтому от того, как будут складываться отношения с ним, зависит многое: успех трудовой деятельности, удовлетворение от работы, психологический микроклимат в коллективе и т. п.

Положение секретаря в организации особенное. Секретарь не только упорядочивает рабочий день шефа, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения шефа до подчиненных.

Секретарю необходимо следить за тем, чтобы сообщаемая им служебная информация воспринималась однозначно. При ее передаче руководителю следует быть четкой и краткой. Нельзя пересказывать другим то, что вам рассказали в личной беседе. Вместе с тем, услышав что-либо неблагоприятное для компании, ее персонала и предполагая, что босс может что-то предпринять, чтобы исправить ситуацию, она сочтет своим долгом сообщить ему. Это ее работа – поддерживать информированность руководителя.

Специалисты для создания идеальных отношений между руководителем и его секретарем рекомендуют обладать следующими качествами:

1. Секретарь не должен допускать ошибок в любом документе, тем самым освобождая своего руководителя от необходимости проверять каждый документ.

2. Секретарь должен четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя. Руководителю, в свою очередь, необходимо постоянно информировать секретаря о всех делах, чтобы он мог максимально помочь ему.

3. Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т. д.

4. Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичное внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимопонимание достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.