2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения управления (доу)

После этапа обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

3. Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

• рекламные письма;

• поздравительные письма и телеграммы;

• приглашения;

• программы семинаров, совещаний и конференций;

• печатные издания (книги, брошюры, журналы);

• пакеты с пометкой "лично";

• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

• информационные материалы.

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

4. Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Различают:

- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

- контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие этапы:

1. прием входящих документов;

2. первоначальная обработка;

3. предварительное рассмотрение и распределение;

4. регистрация;

5. рассмотрение документов руководством;

6. отправка ответных документов.

Прохождение исходящих документов включает следующие этапы:

1. составление проекта документа, его распечатка;

2. согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

3. подписание (утверждение) документа;

4. регистрация и отправка документа.

Подготовленный проект документа представляется секретарю для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях — материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку секретарю. Исходящие документы должны быть отправлены в день их поступления.

Что касается внутренних документов, то они проходят следующие этапы:

1. подготовка проекта документа,

2. изменения по замечаниям,

3. согласование,

4. визирование,

5. подписание,

6. исполнение.

Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.