Ушакова Яна Владимировна

Компьютерное делопроизводство

Предмет и содержание курса документоведение

Любой вид деятельности человека пораждает документы: торговля – договоры, прейскуранты, счета-фактуры; транспорт – билеты, расписания движения транспорта; образование – гос.образовательные стандарты, расписания занятий, учебные планы, зачётки, электронный учебник на CD (тоже документ); денежный знак, документы сопровождают человека всю жизнь: свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке. Зафиксированная на бумаге или магнитном носителе информация необходима во всех сферах материального и нематериального производства. В быту, в науке, в образовании. Большое кол-во документов циркулирует в промышленности: проекты, сметы, сертификаты. Управлением персоналом издаются приказы, ведутся документы кадрового учёта, протоколы, акты.

Документы возникли вместе с письменностью в начале как средство закрепления имущественных отношений, с развитием письменности стали средством закрепления и передачи информации.

Документ – (от лат. Documentum – свидетельство) – материальный носитель данных с записанной на нём информацией, предназначенный для передачи её во времени и пространстве. Документы могут содержать тексты, схемы, графики и рисунки, звуки и другую информацию.

Информация – сведения о лицах и фактах, событиях и явлениях, в независимости от формы и представления. На основе информации принимаются управленческие решения.

Документирование – процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам, документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование, хранение информации.

Документоведение – научная дисциплина, которая изучает: 1)закономерности образования документов; 2)способы их создания; 3) становление и развитие системы коммуникации, складывающиеся в различных областях человеческой деятельности.

Предметами изучения курса являются документы и способы документации.

Объектами изучения являются закономерности образования документов, способы их создания, функции, свойства и структуры документов, принципы организации документооборота, пути и способы активизации документ. Процессов. Документоведение связано с науками: история, теория информации, право, архивоведение, лингвистика. Источниками документоведческих исследований могут выступать практически любые документы, комплексы документов, система документации. Но основную роль играют документы, в которых зафиксированы правила, рекомендации и нормативы, регламентирующие работу с документом. Законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания.

Свойства и функции документов.

Документ имеет 2 сущности:

1. Информационную

2. Материальную

Которые и определяют его свойства: информативные и эксплуатационные.

Информативное свойство – способность передавать информацию (актуальность, достоверность, полнота, доступность)

Эксплуатационное свойство – определяют сохранность документа, которые зависят от материального носителя и средств письма. (долговечность, прочность, способность противостоять механическим, биологическим, световым и другим факторам окружающей среды.

Документ может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции.

Эти аспекты определяют многофункциональность документов.

Основные общие функции.

Информационная – фиксация, хранение и передача информации.

Коммуникативная – передача и обмен информацией.

Социально-культурная – документы имеют социальное и культурное значение, передают культурные традиции и системные ценности.

Специальные функции.

1. Организационная – установка правовых отношений

2. Управленческая – принятие решения на основе документированной информации.

3. Правовая – одни документы являются источником права, другие доказательство в юридической сфере.

4. Обучающая – передача знаний между людьми и поколениями.

5. Познавательная – получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений

6. Мемориальная – передача исторических сведений об отдельных людях и обществе, в нём проявляется историческое наследие.

Классификация организационно-управленческих документов

Служит для повышения эффективности работы с документами, распределение документов по группам помогает оптимизировать делопроизводство, все документы по отражаемым в них видах деятельности делятся на 2 класса:

1. Документы по общим и административным вопросам - такие документы могут составлять работники любых подразделений и организаций.

2. Документы по функциям управления – составляют работники отделов планирования, снабжения и сбыта, бухгалтерии, финансовых органов.

Все документы подразделяются на группы, внутри каждой группы документы классифицируются по видам.

1. По способу документирования

   1. Рукописные

   2. Электронные

   3. Графические

   4. Кино и фотодокументы

2. По сфере использования

   1. Организационно-распорядительные

   2. Финансово-бухгалтерские

   3. Научно-технические

   4. Отчётно-статистические

3. По содержанию

   1. Простые (посвящены одному вопросу)

   2. Сложные

4. По характеру содержания

   1. Первичные (содержат исходную информацию)

   2. Вторичные (обощают исходную информацию первычных документов)

5. По месту составления

   1. Внутренний (разработно и используется внутри организации)

   2. Входящее (поступило в организацию)

   3. Исходящий (отправленное из организации)

6. По происхождению

   1. Официальный или служебный (составленный юридическим или физическим лицом, оформлено в установленном порядке, отражает интересы организации)

   2. Личные (именные документы,отражают интересы определённого лица)

7. По юридической силе:

   1. Оригиналы или подленники (1й или единственный экземпляр, документы подписанные автором)

   2. Копия (документ полностью воспроизводствует информацию подленника и все его внешние признаки, не имеет юридической силы.

   3. Заверенная копия (копия с необходимыми реквизитами, предающими юр.силы

   4. Отпуск – копия ( изготовленная под копирку при оформлении подленника, остаётся в делах предприятия, подписью не заверяется.

   5. Выписка – (часть документа, с указанием из какого документа сделана, заверенная должностным лицом и печатью)

   6. Дубликат – повторный экземпляр подленника, имеет такую же юридическую силу, выдаётся при утере или уничтожении подленника.

8. По грифу ограничения доступа, степень гласности (гриф – особая отметка на документе)

   1. Открытые (несекретные документы)

   2. С грифом ограничения доступа – документы могут иметь следующие грифы, по возрастанию секретности: 1) «для служебного пользования» - информация предназначена только для работников данной организации; 2) «коммерческая тайна» - информация разглошение которой может нанести ущерб её обладателю; «конфиденциально» - информация доступ к которой ограничен законодательством РФ; «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» - информация составляющая государственную тайну.

9. По срокам исполнения

   1. Срочные (срок указан)

   2. Несрочные

10. По срокам хранения

    1. Временного хранения (до 10 лет)

    2. Долговременного хранения (свыше 10 лет)

    3. Постоянного хранения

11. По степени обязательности

    1. Информационные (содержат сведения и факты)

    2. Директивные (обязательные для исполнения документы)

    3. Юридические и технические нормы

Организационно распорядительные документы.

Документы в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления и обеспечения деятельности органов власи орагнизацией и должностых лиц. Подразделяется на основные группы документов:

1. Распорядительные (приказы по основной деятельности. Распоряжения, решения)

2. Организационные (устав, учредительный договор, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка)

3. Документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые контракты, трудовые книжки, личные дела)

4. Информационно-справочные (акты, письма, протоколы, служебные записки

История организации делопроизводства.

Делопроизводство – это отрасль деятельности обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация содержащаяся в документах необходима для стабильной деятельности любой организации. На её основе принимаются управленческие решения. В стандарте «ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» Даются следующие определения:

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Процедура делопроизводства регулируется законами РФ, отраслевыми стандртами, инструкциями.

Делопроизводство в Древней Руси (XI-XIV вв.)

Связано с дипломатическими отношениями и необходимостью оформления правовых документов – договоров с государствами, купчих грамот, заёмных, завещаний и т.д.

Государственных учреждений не существовало, документооборота не было. Не было системы делопроизводства.

К XV веку с увеличением количества документов стали появляться традиции составления и оформления документов. Появились первые образцы документов и правила работы с ними. Работа с документами велась в храмах и монастырях, там же были организованы первые хранилища документов.

Приказное делопроизводство.

Система государственного делопроизводства начинает складываться к середине 15 века с развитием Московского княжества в государство. Были организованы первые гос.учреждения – присутственные места или приказы, так же называли и основные документы – приказы (поручения князя боярам). Количество приказов от 40 до 70, во главе каждого – приказной судья в его ведении были дьяки (составители документов), в ведении дьяков были подьячьи. Работа с документами включала основные этапы:

1. Поступление документа на рассмотрение и его регистрация,

2. Подготовка дела к докладу

3. Рассмотрение дела

4. Оформление решения по делу, заверение документа дьяком (подпись). Не смотря на большое количество документов формуляр документа ещё не сложился. Появились первые «ведомственные» архивы – сундуки и шкафы для хранения дел.

Коллежское делопроизводство.

Основные шаги для развития делопроизводства сделал Петр I, канцелярией созданного сената действовала система регистрации входящих и исходящих документов, контроля за их прохождением и исполнением. Решения по делам принимались коло

Первые министрества: военно-морских сил, ,просвещение, юстиций и государственное казначейство. Был сохранён принцип коллегиальности, но окончательное решение принимал министр. Был учреждён комитет министров. …

В состав министерства входили департаменты, делопроизводством министерства занималась концелярия, в то же время появилось понятие делопроизводства. Основной задачей делопроизводства было рассмотрение вопросов – принятие управленческих решений, организация управления. Система делопроизводства была регламентирована «Общим учреждением министрстрв» и сводом законов, которые оговаривали принципы деятельности учреждений и ведение дел в них. Издавались письмовники – сборники образцов документов. В конце 19 – начале 20 века появляются новые технические средства – пишушие машнки, телеграф, телефон. Ускоряются процессы делопроизводства, документооборот растёт при уменьшении объёма документов.