Нормативно-методическое делопроизводство

Н-м.делопроизводство – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями, нормативно методическое слово регулирует:

1. Правила оформления документов

2. Правила работы с документами

3. Обеспечение сохранности документов

4. Порядок передачи документов на архивное хранение

5. Работу службы делопроизводства (функции, структуры, штаты)

6. Внедрение новых IT в работе с документами.

7. Работу с документами имеющими гриф ограничения доступа

8. Юридические аспекты связанные с документами

ФЗ от 27.07.2006 №149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок её документирования и доступа к ней, этот же закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов, на основе создания, сбора, обработки, хранения, поиска распространения и предоставления потребителю документированной информации; при создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения, в защите информации, прав субьектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

ФЗ от 10.01.2002 №1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы предания юридической силы электронным документам

Электронная цифровая подпись признаётся равнозначной собственноручной подписью на бумажном носителе.

Закон РФ от 21.07.1993 №5485 «О государственной тайне».

Определяет полномочия гос.органов и должностных лиц по защите гос.тайны и работе с документами содержащими её. Соотвнесение сведений гос.тайне их засекречеванием или рассекречиванием. В интересах обеспечения безопасности РФ. Закон определяет: Государственная тайна – это защищаемое государством сведения, в области его военной,внешнеполитической, экономической, оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности.

Гражданский Кодекс – регулирует нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений.

Трудовой кодекс – сфера трудовых правоотношений.

Уголовный кодекс – уголовная ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

ФЗ от 4.12.2006 №125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Регулирует отношения в сфере организации , хранения, комплектования архивных документов независимо от их форм собственности

ФЗ от 4.06.1996 – ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» - создаёт условия для участия РФ в международном информационном обмене.

Субъектов федерации РФ и при международном информационном обмене. Защита интересов, прав и свобод юридических и физических лиц.

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими её идентифицировать.

Конфиденциальная информация – документированная информация, доступ к которой ограничивается законодательством РФ.

Массовая информация – предназначенная для неограченного круга лиц, печатные, аудио, аудио-визуальные и другие сообщения и материалы.

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеки, архивы, фонды, базы данных)

Информационные продукты – документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей и предназначенная для удовлетворения пользователй.

ФЗ от 20.04.2004 №72 – ФЗ «Об авторском праве и смежных правах»

Регулирует

Термины:

Автор-

Аудио-визульные произведения-

База данных-

ФЗ от 29. .2009 №77 – ФЗ «Об обязательном экзенпляре документов»

Определяет политику документов в сфере формирования , как ресурсную базу формирования полного национального библиотечно-информационного фонда документов и развития системы гос.библиографии. Предусматривает обеспечение сохранности обязательно экземпляра документов, его общественное использование.

Обязательный экземпляр документов – экземпляры различных видов тиражированных документов подлежащие передаче производителями соответствующей организации в определённом порядке и количестве, указанным в законе, примеры: художественная книга, автореферат диссертации,энциклопедия и другие.

Закон не распространяется на документы: содержащие личную, семейную, государственную, служебную и коммерческую тайну. На единичные документы, архивные документы, электронные документы, распространяемые в сети и управленческую и техническую документацию.

Экзенпляр – образец, тиражированного документа

Производитель документов – юридическое лицо, не зависимо от организационно правовой формы и формы собственности, или физическое лицо, без образования юридического лица, осуществляющие подготовку, публикацию, рассылку обязательно экземпляра.

Получатеь документов – юр.лицо наделённое правом получения, хранения и общественного использвоания, обязательно экземпляра на безвозмездной или возмездной основе.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (1991).

Совокупность принципов и правил устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах гос.управления, на предприятиях и общественных организациях. Основные цели: упорядочение документооборота, сокращение количества, повышение качества, создание условий для эффективного применения, прогрессивных технических средств, технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарта управления.

ГОСТ Р6.30-2003 от 01.07.2003

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов. Стандарт устанавливает состав реквизитов и их оформление. Требование к тексту и бланкам документов. Распространяется на документы, относящиеся к УСОРД (Унифицированная система организационно-распорядительной документации): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма. Требования по оформлению документов в соответствии со стандартом носят рекомендательный характер.

ГОСТ Р5141-98

«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.» От 27.02.1998

Устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Эти термины обязательны для всех видов документации по делопроизводству.

Общероссийский классификатор управленческой документации (АКУД)

Содержит коды унифицированных форм документов, используется в деятельности органов власти и управления. Предназначен для решения задач. Сокращает количество применяемых форм, исключение дублирования информации. Упорядочевание информационных потоков информации. Типовая инструкция по делопроизводству.

Типовая форма документов исполнительной власти №536

Разработанная в целях совершенствование документационного обеспечения в управлении служб док.обеспечения управления.

Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия. Служит для установления или устанавливает единый порядок составления документов и работы с ними. Утвеждается приказом руководителя, содержит разделы: общие положения, порядок работы с внутренними документами, порядок работы с исходящими документами, порядок приёма регистрации и рассмотрения входящих документов, порядок составления документов, контроль исполнения документов, составление номенклатуры дел, правил формирования дел, порядок обеспечения дел, порядок передачи документов на архивное хранение.

Основные принципы работы с документами.

Единый порядок составления, оформления документов и работы с ними.

И обязанностей между работниками.

Исключающая дублирование операций.

Современное техническое оснощение делопроизводства.

Целесообразность всех делопроизводства

Сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным. В ораганизации работы с документами должны быть предусмотрены

1. Инструкция по делопроизводству предприятия

2. Образцы правильно заполненных документов.

3. Номенклатура дел с указанием срока хранения документов.

4. Должностные инструкции документов, устанавливающие обязанность и ответственность, за подготовку и сохранность документов.

5. Техническое обучение персонала новым технологиям работы с документами.

6. Информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами

7. Назначение сотрудников ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях.

Документооборот-движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия. Объём документооборота зависит от значимости организации, от её функций и уровня решаемых задач от связей с внешними организациями.

В документационном обеспечении существуют 3 основные группы документов:

1. Входящие – поступающие в организацию документы

2. Исходящие – отправляемые из организации документы

3. Внутренние документы – составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Входящие документы	Исходящие		Внутренние
Первичная обработка: Проверка правильности адрисования . Регистрация документа Рассмотрение документа руководителем .	Составление проекта документа исполнителем Проверка правильности оформления документа проекта Согласование проекта докумен та Рассмотрение документа руководителем, подписание документа Регистрация документа
	Отправка документа адресату Подшивка второго экземпляра (копии) документов дела.	Направление на исполнение Контроль исполнения Исполнение документа Проставление отметки об исполнении Подшивка исполненного документа в дело
Использование документов в справочно информационных целях. Подготовка документов к передаче и передача в архив. Или уничтожение документов не имеющих научно-исторических ценностей или практического значния.

Входящие документы распределяются для их передачи: Руководителю предприятия, заместителям руководителя, Структурные подразделения, конкретным исполнителям, при регистрации входящих документов используется порядковая номерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу. С 1 января по 31 декабря, начиная с нормера дин. После регистрации документы передаются руководителю, руководитель должен определить исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа. Назначить сроки исполнения.

Эти указания указываются на самой эзолюции. Исполнители и сроки заносятся в информационный журнал. Документ с резолюцией передпётся исполнителю под расписку в рестрационном журнале с указанием даты получения.

В работе с внутренними документами обращают внимание на следующие элементы:

1. Уменьшение количества изготавливаемых копий документов.

2. Сокращение дублирующих друг у друга документов.

3. Бездокументное решение вопросов внутри предприятия.

4. Замена традиционных документов электронными.

Регистрация документов

1. Запсь данных о документе в журнале по установленной форме. Фиксирущий факт его создания получения или отправлния. При регистрации документы получает порядковый номер (индекс документа), номер прояставлется

2. Регистрация необходима:

3. Для обеспечении сохранности документов, ждя удобства поиска документа. Для учёта и контроля дополнение.

Формы регистрации документов. Ццентролизванная - проведение всех регситрационных мероприятий в одном месте, или одним работником (секретпрём)ю

Позволяется создать единый справочный центр по документам. Устанавливает единый порядок.

Децентрализованна – проведение регистра опреций. В стрктурногоподрразделений.

4. Смешанная – предполагает центрадизованную регистрацию

5. Предполагает , други регистрируется в других структ. Подразделения

6. Индекс доеккингьп:

7. Порядковй номер док-та с начала года

8. Условное обозначение структурного определения.

Номер дела в который будет подшит документ или его демо.

Виды регистрации:

1. Журнальная реистрация. Наиболее надёжно ркомендуется при повышенных требованиях в сохранности предметов. Недостаток (медлынный поиск, особонно при больших объёмах.

2. Журнал регистрации

3. Номре документа

4. Дата документа

5. Дата- посупления

6. Автордокумента

7. Адрес адресата

8. Количтсвво листо

Резолюция

Исполниель

Подпись исполниетля

Срок исполнения

Отметка об исполнении

Номер дела

Имя файла

Примечания.

Карточная регистрация – даёт возможность распогать карточки по различным признакам, авторскому, объектному и т.д.

Поиск более оператиаен по журнальной форе, возможно потеря

Компьтерная рестрацияю

Наиболее удабный и опретивно позволяет создавать и атоматичнсеи , позволяет создавать или присоединиться и вести поис по любому, используются электронные журнаоы с тем же набором граф.

Недостаток – потеря информации по т еххничеси причинам.

Наобходимо резервное копированич.

Порядок регистрации документов с грифом огртичения доступа, обременяет ся специальными инструкциями

Не рег.документы:

Поздкфмлния, реклами, прайти, кталоги, сообщения о конференциях, программы конференций.

Номенклатура дел.

Документы после их исполнения формируются в дела.

Дело – это совокупность документов относящихся к определённому вопросу деятельности в учреждениях и помещённых в отдельную обложку с соответствующим заголовком. Для оперативного использования документов в управленческих целях составляется ориентировочный список заголовков дел – номенклатура дел. Составляется в соответствии с гостом, различают 2 вида номенклатур:

Типовая – устанавливает список наименования дел для учреждений с однотипным характером деятельности, составляется в ведомствах на основе анализа документопотоков. Являются источником информации для создания конкретных номенклатур дел.

Конкретная номенклатура дел – список наименования дел, которые возникают в результате деятельности одного конкретного учреждения. Составляются службой делопроизводства.

Введение дел вне номенклатуры не допускается. В одно дело группируются документы одного вида (приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственной деятельности).

Приказы – документы одного вида.

Формирование дел.

Это отнесение документов к определённому делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри него, осуществляется централизованно по месту регистрации документов, формирование документов должно отвечать требованиям:

1. В дело помещают только исполненные документы

2. В дело не помещают документы не соответствующие заголовку, неправильно оформленные, подлежащие возврату, копии и черновики.

3. В дело группируют документы одного документационного года

4. Внутри дело располагают в определённом порядке, по принципам: вопросный, хронологический, алфавитный, нумерационный.

5. Не должно содержать более 250 листов

6. Если больше – формируют тома. При этом на обложке указывают номер тома.

7. На обложке дела оформляют: полное название предприятия, индекс дела по номенклатуре дел, наименование дела в соответствии с номенклатурой дел, документационный год, количество листов, срок хранения.

Функции архивов.

Государственный архив	Ведомственный архив
Самостоятельная организация Входит в систему архивных учреждений Гос.архивы с постоянным составом документов являются научно-исследовательскими учреждениями.	Структурное подразделение Не входит в систему. Является источником формирования гос.архива и объектом контроля со стороны гос.архива. Не занимаются научн-иссл. работой.
Состав документов определяется принадлежностью фондов учреждения к административно-территориальной единице.	Состав документов ограничен документами своего учреждения.
Документы хранятся постоянно. Проводит отбор документов постоянного срока хранения из ведомственного архива.	Документы хранятся временно. Принимает документы от структурных подразделений. В соответствии со сроками хранения.
Контролирует экспертизу ценности документов	Непосредственно участвует в работе по проведению экспертицы ценности документы, начиная от составления номенклатуры дел, до выделения дел по уничтожению

Общая функция: обеспечение сохранности документов.