3.2 Основні вимоги до організації сучасного діловодства

Сучасне діловодство – система життєво важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення[3, с.45-57].

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Діло виробничих процесів передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діло виробничого потенціалу установи.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах[1, с.57-89].

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу.

Розглянемо основні поняття діловодства, які стосуються установ усіх форм власності.

• Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправлення.

• Документування – це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

• Документообіг – рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів[3, с.68-100].

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства.

Повну централізацію діловодства рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в Міністерствах та Відомствах України, місцевого та регіонального самоврядування.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України[15, с.36].

Загальне керівництво організацією діловодства в установах здійснює її керівник. Фактори, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат, підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами; експедиція; копіювально-множильне бюро; архів.

Згідно з типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу або середню спеціальну освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в установі без служби діловодства, повинна мати досвід роботи у службі діловодства не менше трьох років[11, с.35-57].

Керівник служби діловодства призначається і звільняється наказом керівника установи. На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами, виконання вказівок і доручень керівництва чи власника підприємства, плану роботи, дотримання необхідних умов праці співробітників, а також додержання ними трудової і виробничої дисципліни[5, с.56-59]

Висновки

Розглянувши тему «Функції документа», ми приходимо до висновку, що ця тема дійсно є одна з найголовніших у вивченні курсу “Документознавства” і не тільки документознавства, а й багатьох інших наук, які тісно пов’язані з вивченням документа. У цій роботі ми  дізнались про загальні ознаки та властивості документа, поняття «документ» та «управлінський документ», його значення та функції. Дізнались також, про особливості документного потоку, процеси накопичення інформації в потоці, спосіб існування документного потоку. Розглянули наукові підходи щодо класифікації функцій документа, загальні та спеціальні функції документа.

Дали практичний аналіз функціям різних видів документів, дізналися способи документування документів та їх види, класифікацію документів за різними ознаками. Також дізналися про функціонування документа у сучасному світі, основні вимоги до організації сучасного діловодства та дали характеристику ролі документа в житті людини та суспільства[14, с.46-59].

У підсумку можна сказати, що значення документа важко переоцінити. Інформація, зафіксована в документах, є відображенням діяльності людини. У міру подальшого розвитку суспільства, ускладнення соціальних зв'язків, актуалізації окремих напрямків людської діяльності, а також у процесі поглиблення документознавчих досліджень можливе виділення як самостійних і деяких інших функцій документа. Відбувається це в тих випадках, коли стає відомим механізм прояви вже діючих функцій або виявляються раніше приховані (латентні) функції. Так, останнім часом дуже актуальною стала проблема захисту інформації. У результаті деякі документознавці не без підстав включили до складу функцій документа також і функцію захисту інформації[17, с.56].

Аналіз ролі документа в житті людини в суспільстві дозволяє виділити найважливіші особливості. Деякі функції властиві документу спочатку, незалежно від волі та бажання автора (функції закріплення, передачі, збереження інформації, культурна функція, функція історичного джерела). Іншими функціями документ наділяється свідомо, в залежності від конкретних соціальних потреб.

Також будь-який документ багатофункціональний, тобто володіє одночасно кількома функціями, переплетеними між собою, оскільки в реальній дійсності різні сфери і типи соціальної діяльності тісно взаємопов'язані. Однак при цьому зазвичай переважає якась одна функція. Функції документа можна розділити на:

• функції оперативного характеру, час дії яких обмежена (управлінська, правова, політична, ідеологічна, функцію захисту інформації);

• функції постійно діючі (всі інші), які забезпечують історичну та соціокультурну спадкоємність.

Причому з часом співвідношення між функціями документа змінюється, оскільки змінюється місце і роль документа в соціальному та інформаційному середовищі, а оперативна інформація перетворюється на ретроспективну. У результаті поступово скорочується питома вага функцій оперативного характеру і зростає значення інших, особливо функції історичного джерела. У кінцевому рахунку деякі функції документа повністю вичерпуються і витісняються іншими[23, с. 220-250].

Список джерел та літератури:

1. Андрєєва В.І. Діловодство. Вид. 6-е, перероб. і доп. - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 2000, 187 с.

2. Банасюкевич В. Д. Вопросы терминологии управленческой документации // Советские архивы. – 1974. – № 4. – С. 15–21.

3. Белов А.Н., Белов А.А. Діловодство і документообіг. Видавництво "ЕКСМО", 2006, 621 с.

4. Булатова А.Т. Документознавство: навч. посібник / А.Т. Булатова. - М.: Инфра-М. 2005

5. Володін В.В., Єрмолаєва А.А. Організація діловодства в органах представницької та виконавчої влади. - Саратов, 2001.

6. Дацків, І.Б. Документознаство: Навч. Пос. – Тернопіль: ТНЕУ, 2011.–160 с.

7. Документи і діловодство: Довідковий посібник / Т.В. Кузнєцова, М.Т. Лихачов, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачов. - М.: Економіка, 1991, 271 с.

8. ДСТУ 2392-94.Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення.- Чинний від 1995-01-01.-К.: Держстандарт України,1994.-ст.53.

9. Илюшенко М. П. К вопросу о функциях документов // Советские архивы. – 1973. – № 5. – С. 10–17

10. Ілюшенко М.П. Функціональний аналіз документа / / Діловодство. 1999. № 2. С.43-46; 2000. № 1. С.20-23.

11. Ілюшенко М.П. Функціональний аналіз документа / / Діловодство. 1999. № 2. С.43

12. Кузнєцова Т.В. Діловодство (Документаційне забезпечення управління). - М.: ЗАТ «Бізнес-школа« Інтел-Синтез », 1999, 818 с.

13. Кузнєцова Т.В. Документаційне забезпечення управління. Навчально-довідковий посібник. - М.: ІМПЕ, 1998, 96 с.

14. Кулешов С.Г. Документознавство: Історія. Теоретичні основи/ УДНДІАСД, ДАКККІМ.- К.,2000.- ст.161.

15. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учеб. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: Знання, 2000. – 460 с.

16. Кушнаренко П.М документознавство: Підручник для вузів. - М., 2000.

17. Ларьків Н.С. Документознавство: Навчальний посібник. М.: Гардаріки, 2004

18. Лившиц Я. З. Документоведение как научная дисциплина // Советские архивы. – 1973. – № 6. – С. 17–21.

19. Мисливців А.В., Булавіна О.А. Документознавство і діловодство: Основи доку-ментоведення; Види, функції документів; Технології діловодства: Навчальний по-собіе для вузів .- М: ІКЦ МарТ, 2004

20. Організація роботи з документами: Учеб. / В.А. Кудряев, І.К. Корнєєв, Г.Н. Ксандопуло та ін - Держ. Акад. упр. ім. Орджонікідзе. - М.: Инфра-М, 1998, 572 с.

21. Про інформацію: Закон України [Текст] // Україна: інформація і свобода слова. - К., 1997. - С. 58-78.

22. Сорока Ю. Документознавство та його роль і місце в системі історичної науки // Спеціальні галузі історичної науки: Зб.на пошану Марка Якимовича Варшавчика / Редкол.: Я.С.Калакура (гол.ряд.) та ін.- К., 1999._ ст.91-94.

23. Швецова-Водка Г.М.Книга і документ в системі соціальних комунікацій.- К., 2001.-ст.564.

Додоток А

Ф ункції документа

Полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документів

1

2

3

ГОЛОВНА ФУНКЦІЯ

ЗАГАЛЬНІ ФУНКЦІЇ

СПЕЦІАЛЬНІ ФУНКЦІЇ

Найбільш узагальнююча Функція

Характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду

Властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства

Полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та / або просторі

2.1

2.2

2.3

Інформаційна функція

Комунікативна функція

Комулятивна функція

Полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань

Полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва

Полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь

ПІДФУНКЦІЇ

ПІДФУНКЦІЇ

2.1.1. Закріплення (фіксація) інформації

2.2.1. Одновекторна  комунікація

2.2.2. Двовекторна  комунікація

2.1.2. Зберігання інформації

Проявляється в документах односторонньої дії:  або зверху вниз, або знизу вверх

Проявляється в документах двосторонньої дії:  договори, угоди, листування

2.1.3. Трансляція інформації

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

Управлінська або регулятивна функція

Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція

Правова функція

Загально-культурна функція

Меморіальна (пам’яткова) функція

Виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри,  приписи, тобто офіційні ділові документи)

Здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства. Ця функція наявна  в навчальних документах –  підручниках, навчальних посібниках тощо, а також у наукових документах – монографіях, дисертаціях, авторефератах дисертацій, патентах тощо

Здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження)

Здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві. Такою функцією володіють літературно-художні видання, кіно-, відеофільми тощо

Здатність документа служити "зовнішньою пам’яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам’яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні, особливо цінні і унікальні документи)

ПІДФУНКЦІЇ

3.6

3.7

3.8

Гедонічна функція

Статистична функція

Функція історичного джерела

3.1.1

3.1.2

Матеріалізація управлінської дії

Організація інформації

Здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, відеофільми, компакт-диски,  грампластинки, магнітні фонограми  тощо

Здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації

Здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства

Є основним критерієм доцільності виникнення документа і завбачає його цінність як історичного джерела

Лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі

3.1.3

3.1.4

Забезпечення функціонування і вдосконалення державної системи в цілому і кожної державної  структури зокрема

Забезпечення функціонування кожного члена даного соціального інституту і даного суспільства в його конкретній  соціальній ролі

Рис.1. Система функцій документа