Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України

Тернопільський національний економічний університет

Факультет економіки та управління

Кафедра документознавства,

інформаційної діяльності та

українознавства

Функції документа

Курсова робота

студ. групи ДІД-21

Кравчук Н.М

Перевірив:

д. іст. н., професор

Дацків І.Б.

Тернопіль – 2011

Зміст

Вступ…………………………………………………………………………….3

Розділ 1. Загальні ознаки та властивості документа………………………..5

1.1 Поняття управлінського документа, його значення та функції………..5

1.2 Особливості документного потоку……………………………………….6

1.3 Наукові підходи щодо класифікації функцій документа……………….9

Розділ 2. Практичний аналіз функцій різних видів документів……………12

2.1 Способи документування документів та їх види………………………..12

2.2 Класифікація документів за різними ознаками………………………….14

Розділ 3. Функціонування документа у сучасному світі……………………. 17

3.1 Роль документа в житті людини та суспільства…………………………17

3.2 Основні вимоги до організації сучасного діловодства………………….21

Висновки………………………………………………………………………..24

Список джерел та літератури…………………………………………………26

Додатки

Додаток А

Вступ

Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов'язана з документами і не обходиться без них. Читаючи книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запам'ятовує, накопичує і використовує інформацію.

Спеціалісти області інформації, бібліотекарі, бібліографи і т.п. в силу своїх професійних можливостей повинні вміти її збирати, переробляти і передавати в суспільне користування.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві. Сюди входять: прийняття документів, їх реєстрація, розподіл, контроль за виконанням, формування справ, довідково-пошукова робота, перед архівна обробка, зберігання та використання документів[7, с.57-62].

Вірна та своєчасна інформація, носієм якої є документ, відіграє важливу роль в управлінні. Управлінська діяльність багатогранна. Вона охоплює всі сторони роботи будь-якої установи, організації, підприємства і потребує документування.

Актуальність теми. На сьогоднішній день, у період переходу України до інформаційного суспільства, питання документа є надзвичайно важливим. Адже документ є матеріальним носієм інформації, саме в документах закріплюється, зберігається, поширюється і зберігається інформація. Розглядаючи і вивчаючи документ потрібно згадати, відповідно, і про його функції. Адже сама реалізація документа відбувається через його функціонування у суспільстві. Саме від функцій документа можуть залежати процеси які супроводжуються документною діяльністю в управлінській (та інших) сферах діяльності людини.

Предметом курсової роботи є функції, які виконує документ.

Об’єктом є детальна характеристика функцій документа та їхня роль для користувача.

Метою курсової є охарактеризувати функції документа.

Мета роботи передбачає виконання таких завдань:

• Вказати на загальні ознаки та властивості документа

• Практично аналізувати функції різних видів документів

• Розглянути функціонування документа у сучасному світі

Головні методи дослідження – історико-типологічний, метод теоретичного аналізу й систематизації, соціокультурний аналіз.

Практичне значення. Результати роботи можуть бути використані у підготовці до семінарських та практичних занять, а також для розробки матеріалів конференцій, спецкурсів.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, 3 розділів, висновків, списку використаних джерел.

Розділ 1. Загальні ознаки та властивості документа

1. Поняття управлінського документа, його значення та функції

Як свідчить практика, переважну і найважливішу частину інформації фіксують. Фіксування інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності у підприємствах, оскільки без цього немає можливості її зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати.

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації. Сьогодні документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді.[6, с.35-40]

Управлінський документ — це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, що створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється.

Документаційне забезпечення управління є однією зі сфер управлінської праці, що вибудовується на наукових засадах, які визначаються документознавством. Документування є частиною діловодства, пов’язаною з процесами створення документів. Стандартизація та уніфікація документів, встановлення певних вимог до їх складання і оформлення, підтримка тенденції до скорочення кількості видів документів, що використовуються в діяльності організацій, необхідність скорочення обсягів документообігу висунули питання щодо вивчення доцільності пов’язання процесу документотворення з функціями документа[2, с.15-21].

Документи функціонують не ізольовано. Кожний з них займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв’язки. Документи певною мірою є виміром ієрархії управлінської діяльності. Як і будь-яка інша система, документ створюється лише тому, що він виконує необхідні суспільству функції. Вивчення функцій документа має суттєве значення для з’ясування мети створення документа і наявної в ньому інформації, для правильного розуміння ролі документа в суспільстві, дозволяє здійснити більш чітку наукову класифікацію документів, виробити певні вимоги до їх змісту і форм, технології їх обробки та організації, дає можливість підвести теоретичну основу під удосконалення документообігу і деякою мірою управління в цілому[9, с. 10-17].

Науці відомо чимало спроб з’ясування функцій документа. Ще в 20-х роках минулого століття в роботі "Керівництво до адміністрування" бельгійський вчений П. Отле дав таке формулювання цих функцій:

• викладати правила, організацію й діяльність адміністративних одиниць;

• надійно і швидко передавати розпорядження та інструкції як агентам адміністрації, так і управління;

• зберігати пам’ять про факти;

• зберігати докази їх і поширювати корисну інформацію" [1, с. 10–11].

1.2. Особливості документного потоку

У документній комунікації у якості засобу комунікації виступає документ-матеріальний (речовий) об’єкт, у якому соціальна інформація зафіксована, що дозволяє її зберігати, а також передавати у часі і просторі разом з матеріальним носієм. Сукупність документів утворюють документні потоки, масиви, ресурси, фонди [13, с.56].

Документ - засіб доказу для історика, першоджерело для працівника управління - засіб фіксації, передавання інформації. Документи, як основний вид ділової мови, носії інформації, є засобом засвідчення, доведення певних фактів, отже є основою для прийняття рішень, узагальнень, для доказів, тобто мають велике правове значення. Документи мають бути правильно складені за формою (формуляр документа - образ, вид, форма) і за змістом, з дотриманням відповідних кожному реквізитів - сукупності формальних елементів у складі документа, відсутність яких прибавляє документ юридичної сили.

Документний потік(ДП) - організована множина документів (первинних або вторинних), що функціонують (створених, розповсюджених та використаних) у соціальній сфері. Він визначається як змінна у часі множина документів, що знаходиться у русі, динаміці та характеризується інтенсивністю, котра виражається кількістю одиниць видань, публікацій, одиниць збереження і т.д. в одиницю часу (місяць, рік) [12, с.13].

Поняття «документний потік» введено у практику інформаційної діяльності у 1960-ті роки і довгий час означало сукупність документів, що надходять на вхід будь-якої системи комунікацій (автоматизованої інформаційно-пошукової системи, бібліотеки, книжкового магазину і т.д.). У 1970-80-ті роки більшість дослідників усвідомлюють, що документний потік- це не набір, а тематично пов’язана більшість документів, що функціонують у суспільстві. Його розвиток закономірно обумовлений процесами соціального пізнання навколишнього світу. [12, с.15].У зв’язку з цим документний потік визначається як вибіркове відображення в документній формі результатів соціальної діяльності (науково-пізнавальної, практичної, художньої т.д.).

ДП постійно поповнюється новими документами, тому є унікальним способом накопичення повідомлень про навколишній світ. Таким чином, систематизуючи документи за змістом, фахівець одночасно класифікує і оцінює процеси соціальної діяльності. Зміни у схемі систематизації ДП по темі з часом відображають відповідні зміни у процесах та результатах пізнання навколишнього світу. Процеси накопичення відбуваються у потоці не автоматично, а вибірково:

• частина документів дублюється за змістом (передрук, компіляції, різні жанри розповсюдження відомостей);

• багато елементів застарівають повністю з часом за змістом, переходять в розряд фактичних даних, для істориків науки, а відомості з них не потрапляють у нові документи, т.ч. приймають участь у накопиченні;

• накопичення відбувається не тільки у формі нових “порцій" відомостей, але й у виді спеціалізованих для цього елементів потоку (довідники, узагальнюючі праці і т.д.);

Фахівець повинен знати закономірності поповнення, дублювання, накопичення, старіння документів у потоці певної тематики, раціонально використовувати їх у процесі бібліографування потоку[3, с.15].

ДП не має елементів, котрі були б ізольовані, не пов’язані з іншими документами по тематиці, мові, виду видання та іншими ознаками. Взаємозв’язок елементів дозволяє характеризувати його як цілісне функціонально значиме явище для суспільства. Свідченням його цілісності є тривалість існування потоку у часі - декілька тисячоліть, з постійно зростаючою функціональною роллю у житті суспільства.

Як і будь-якій, довго існуючій системі, ДП притаманна власна структура і внутрішні закономірності (тенденції росту його об’єму, старіння документів у ньому, розвиток структури і т.д.).

Завдяки тотожності відображення результатів соціальної діяльності, ДП є специфічним засобом пізнання світу [14, с.80].

ДП, відображаючи результати науково-практичної діяльності в суспільстві, моделює її розвиток з певним ступенем подібності.

Спосіб існування документного потоку - рухомість: безперервне поповнення семантично новими елементами, структурні перетворення, постійне використання суспільством. Динамізм ДП і викликав до життя ретроспективні бібліографічні посібники з хронологічно триваючим обліком літератури, а потім і поточну бібліографічну інформацію, що з більшим ступенем подібності моделює розвиток ДП в самих різних зразках. Таким чином, центри поточної інформації здійснюють бібліографічний моніторинг - безперервне спостереження і моделювання ДП [14, с.88].

Для того, щоб забезпечити якість бібліографічної моделі потоку - вірогідність, повноту, точність, збільшити її прогностичні можливості, спеціалісту необхідні дані не епізодичних кількісних досліджень потоку документів, а статистичний моніторинг профільного ДП - безперервне і багатоаспектне статистичне спостереження за його розвитком.

Дані статистичного моніторингу показують спеціалісту поточні зміни в структурах потоку, дозволяють оперативно реагувати на них. Статистичні показники - найбільш "згорнута" форма фіксації зведень про потік документів. Постійно аналізуючи їх, фахівець виробляє вже концептуальне знання про стан і тенденції розвитку мікропотоку документів, зв'язує його зі змінами у відповідній науково-практичній діяльності, вчиться прогнозувати її по аномальних статистичних показниках [14, с.99].