3. Наукові підходи щодо класифікації функцій документа

Документознавство як наука про документ, його історію, теорію і практику, від моменту становлення визнало важливість для дисципліни розроблення класифікації документів. Перші відповідної тематики документознавчі праці належать фундатору науки – К.Г. Мітяєву. Від того часу популярність теми не зменшувалася, а, навпаки, зростала, що призвело до зарахування класифікації документів до найголовніших тем загального документознавства [15, с.45]. Тому й не дивно, що 1990–2000 рр. пройшли під знаком невпинних пошуків оптимальних класифікаційних схем.

Класифікація здобула нові позиції у документознавстві як метод пізнання документів, що робить можливим зображення непростого, суперечливого досвіду розкриття їх ознак і властивостей. Практичних пропозицій виявилося багато. Одні із них провадяться у руслі загального документознавства і претендують на всеохопність, інші – спеціального, упривілейовуючи увагою певний вид документів і варіативну ознаковість їх градуювання. Яскравими зразками класифікації документів у межах документології стали розробки Г.М. Швецової-Водки та Н.М. Кушнаренко. Передовсім зупинимося на появі перших у часі примітних спеціальних навчальних видань Г.М. Швецової-Водки – «Типологія документа» (1998) і «Типологія книги» (1999) [18, с.20]. Незважаючи на однозначність звучання теми, заявлену у назві видань, Г.М. Швецова-Водка виходить за їх межі, вдаючись у першому випадку до розлогих коментарів загального документознавчого характеру, наприклад, щодо походження терміна «документ», історії емпіричних уявлень про документ, сучасних термінологічних роз’яснень центрального поняття наук документально-комунікаційного циклу, теорії інформаційної комунікації, структури соціальної комунікації, функційного визначення документа у різних галузях знань і сферах практичної діяльності[18, с.25].Відзначаючи поліфункційність документа і множинність значень, особливу увагу науковець приділила термінологічному визначенню документа, вживаному в діловодстві, архівній справі, бібліотекознавстві та інформатиці – будь-який запис інформації.

Ставлячись до класифікації, як процедури розподілу певних об’єктів на класи (види, роди, типи, жанри) відповідно до найсуттєвіших ознак, властивих документові, дослідниця слушно вказує на основну її вимогу: необхідність виділення класів у процесі диференціації за однією обставиною [18, с.38]. Процес поділу документів Г.М. Швецова-Водка називає «класифікуванням», а найзагальнішими назвами підрозділів одного рівня – поняття «клас», «тип», «вид», «група», «жанр». Розмежування змісту «типологічна класифікація» та «типологія документів» відбувається завдяки посиланню на їх призначення. Якщо типологічна класифікація призначається для визначення видів документів, то типологія є розділом наукового знання («наука про типи»), який визначає типи, види й інші його типологічні підрозділи [18, с.49].

До загальних функцій документа належать:

• Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.

• Соціальна – документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.

• Комунікативна – документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).

• Культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.

До специфічних функцій документа належать:

• Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.

• Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).

• Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження. [18, с.56-68].

Розділ 2. Практичний аналіз функцій різних видів документів