1. Роль документа в житті людини та суспільства

Документ супроводжує людину від народження до смерті і в ньому фіксуються найважливіші події всього його життя: народження, закінчення школи, отримання спеціальної середньої та вищої освіти, вступ у шлюб і т.д. У далекому минулому документ з'являється насамперед для того, щоб закріпити, підтвердити право окремої особи, сім'ї, роду на землю, якесь майно, право на владу і т.д. [7, с.240] . Документ став потрібний для обліку худоби, грошей, інших цінностей, для передачі розпоряджень правителя. Наявність або відсутність будь-якого документа може змінити все життя людини. Ще більшу роль документ відіграє в житті суспільства, закріплюючи і відбиваючи у законах порядок організації та управління державою, правила поведінки людей, порядок їх взаємовідносин, прийняту мораль і т.д. Таким чином, документ може виконувати багато функцій, мати різні призначення Функція документа - це його суспільна роль, соціальне призначення, мета, завдання. Однією з найважливіших функцій будь-якого документа, безумовно, є функція закріплення, фіксації інформації. Саме вона у вирішальній мірі зумовлює створення документа. Людина таким чином намагається «зупинити мить». У процесі реалізації цієї функції відбувається як би матеріалізація інформації, що створює необхідні передумови для виконання документом ряду інших функцій.

• Інформаційна функція - це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. [9, с.45-47].

Здатність документа служити «зовнішньою пам'яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого властива документам-пам'ятників (артефактів), володіє особливою соціально-культурною та історичною цінністю (рукописна книга, рідкі, особливо цінні та унікальні за змістом, формою або умовами побутування у зовнішньому середовищі документи).

• Гедонічна функція - здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори художньої літератури, видання з мистецтва, кінофільми, компакт-диски, магнітні фонограми і т.п.). [10, с.35]

Зародження, становлення і розвиток соціальної системи можливе лише за допомогою інформаційних зв'язків, які часто знаходять матеріальне втілення в документованої інформації. Документи містять найрізноманітнішу інформацію, протікають в суспільних процесах, тому соціальна інформація спочатку визначає соціальну природу, сутність будь-якого документа. Разом з тим документ, будучи продуктом суспільного розвитку, одночасно і сам чинить певний вплив на формування і характер суспільних відносин, гальмує або, навпаки, стимулює їх розвиток. Тому вивчення будь-якого документа неможливо поза того соціального середовища, у якій цей документ з'явився і де він функціонує.

• Комунікативна функція - це здатність документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності. [14, с. 46-56].

Комунікативна функція призначена не тільки для вирішення завдання трансляції інформації в соціальному просторі, але також і для організації, упорядкування і підтримки інформаційних зв'язків у суспільстві. Інакше кажучи, вона грає і передавальну, і соціально цементуючу роль. Зберігання інформації не є самоціллю. Справа в тому, що необхідною умовою існування людського суспільства є знання свого минулого, накопичення інформації про життя попередніх поколінь з наступною її передачею в часі. Збережена документована інформація, опинившись в ретроспективній середовищі, надалі активізується головним чином зусиллями історичної науки, що займається моделюванням минулого людського суспільства. У результаті відбувається реалізація функції історичного джерела, що є різновидом функції зберігання інформації і якій документи потенційно володіють з моменту своєї появи. Ця функція пов'язана виключно з ретроспективною середовищем побутування документів, тому відноситься до числа функцій вторинного порядку. [17, с.35-57]. Слід зауважити, що історичне джерело є складною інформаційною структурою. Він містить, поряд з відкритими, також і приховані шари інформації. З часом, у зв'язку з постійно мінливих умов життя суспільства, зростаючими потребами людей, прихована інформація може актуалізуватися і все більш виявлятися. До того ж постійно удосконалюються і методи добування ретроспективної інформації. Таким чином, функція документа як історичного джерела практично не може бути вичерпана.

• Правова функція документа полягає в закріпленні правових норм і правовідносин у суспільстві. Цією функцією володіють перш за все документи, які встановлюють, закріплюють або змінюють правові норми і правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, які можуть спричинити за собою певні юридичні наслідки.

Сюди відносяться правові акти органів державної влади; судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, акти управління, що тягнуть за собою певні юридичні наслідки; документи, що фіксують договірні відносини, а також посвідчувальні документи (паспорти, дипломи про освіту, посвідчення про відрядження і т.п .). Крім того, правову функцію тимчасово можуть придбати й інші документи, наприклад, для використання в якості судового доказу [15, с.230].

Історично однією з перших була затребувана функція обліку, оскільки ускладнення соціальних зв'язків, розвиток економічних відносин викликало до життя вже на стадії аграрного суспільства потребу в документуванні інформації, тобто реєстрації, обліку населення, землі, врожаю, худоби, боргів і т.п. Виконують функцію обліку документи необхідні не тільки для вирішення різноманітних господарсько-економічних завдань, але також і для управління в цілому соціально-політичними, демографічними та іншими процесами в суспільстві. Ця функція знаходить відображення насамперед у бухгалтерської, статистичної, планової, звітної документації. [14, с.46]

• Значна частина документів виконує пізнавальну функцію, яка відображає зв'язок документованої інформації з соціальним пізнанням.

Ця функція властива насамперед наукової документації, оскільки метою наукового пізнання є одержання нової інформації. При цьому фіксація знань на матеріальному носії проводиться не заради самого знання, а насамперед у практичних цілях, зокрема, для розуміння та успішного вирішення різноманітних проблем розвитку суспільства.

• Ряд документів має політичної функцією, яка тісно пов'язана з функцією управління, оскільки до сфери політики належить в першу чергу діяльність органів державної влади і державного управління.

Політична функція знаходить своє вираження насамперед у документах, призначених для інформаційного забезпечення внутрішньої і зовнішньої політики держави. Крім того, політичну функцію виконують документи політичних партій, різних суспільно-політичних структур, партійно-політичних об'єднань, блоків, політичних діячів і т.д. (Різного роду програмні матеріали, маніфести, політичні заяви, звернення тощо)[20, с.375]

• До політичної примикає ідеологічна функція документа. Вже в давнину у людини виникла потреба у фіксації на матеріальних носіях релігійних, моральних, естетичних, філософських та інших ідей, поглядів, в яких виявлялося його ставлення до навколишньої дійсності, знаходили відображення інтереси різних соціальних шарів і груп населення.

Завдяки цьому, до наших днів дійшли багато чудові пам'ятники людської думки, духовних шукань наших далеких предків. Разом з тим добре відомо, що документи, які виконують ідеологічну функцію, можуть надавати дуже істотний вплив на умонастрої і на соціальну поведінку значних мас людей. Досить згадати про роль документів релігійного змісту в період Реформації у Західній і Центральній Європі чи під час розколу Російської православної церкви в Росії. Часом документи виконували роль своєрідного ідеологічного зброї, зокрема, в період так званої «холодної війни» двох світових систем в другій половині XX століття. [19, с.35]