8 Система орд.
Реалии современного общественного бытия все более настоятельно требуют от интеллектуальной элиты выработки механизмов преодоления случайностей, защиты от разного рода неожиданностей, связанных как со свойством человеческой памяти – забывать, порой и самое необходимое, так и с умышленными действиями нечестных людей, которые не держат своих обещаний.
Что же противопоставляет современное общество всем этим проблемам? Какие механизмы защиты предлагаются гражданину, предприятию, организации, целым политическим сообществам и есть ли они? Можно со всей уверенностью сказать - да, есть. И они имеют лаконичное, строгое и четкое название – документы. Документы, оформленные по всем правилам и стандартам, принятым и унифицированным в современном делопроизводстве.
В современных высокоразвитых странах огромную роль играет информация. Кто владеет информацией, тот и имеет успех – будь-то в производстве, науке, обучении и т.д.
Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является все тот же документ. Он же служит и средством ее передачи в процессе информационной коммуникации – важнейшей характеристики позитивного общественного бытия.
Таким образом, документ является важнейшей составляющей жизни человека, деятельности любой организации, работы любого предприятия. Вот почему большое внимание уделяется в развитых гражданских обществах, с высокой правовой культурой, правильности и точности оформления документов, их соответствия принятым специальным стандартам, которые и изучает такая дисциплина, как делопроизводство.
Любое отклонение, всякая малейшая неточность в оформлении документа превращают его из подлинного, являющегося основой правовых действий, в подложный, не имеющий права на существование, потенциальную основу мошенничества или, как метко говорили на Руси, – “филькину грамоту”.
Самое внимательное и обстоятельное изучение делопроизводства – вот гарантия от ошибок для любого гражданина, сотрудника, руководителя. Знание делопроизводства не только избавит от простых проблем, связанных с неумением оформить документы в соответствии с требованиями, но и от самых серьезных потрясений – судебных разбирательств.
Классификация ОРД.
Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности органов государственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД).
Входящие в эту систему документы классифицируют:
1 По признаку специализации:
общие (административные);
специализированные (финансово-расчетные, плановые, статистические, юридические).
2. По назначению:
организационные (положения, уставы, инструкции, правила);
распорядительные (постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, указания, решения);
справочно-информационные (письма, докладные и объяснительные записки, справки, протоколы, акты, обзоры, отчеты, списки, телеграммы, стенограммы и др.);
по личному составу (приказы по личному составу, личная карточка, личное дело, характеристика, записки о переводе, трудовая книжка);
предложения, заявления и жалобы граждан.
3. По месту составления:
внутренние;
внешние.
4. По наименованию:
акты, уставы, положения, протоколы, инструкции, планы, приказы, распоряжения и др.
5. По количеству вопросов:
простые (содержащие один вопрос);
сложные (содержащие несколько вопросов).
6. По срокам исполнения:
срочные
несрочные.
7. По срокам хранения:
постоянного (вечного) хранения;
временного хранения (до 10 лет).
8. По степени подлинности:
черновики (предварительная редакция документа);
подлинники;
копии.
9. По технике создания:
рукописные;
машинописные;
типографские.
10. По форме:
индивидуальные (произвольная форма);
типовые (текст-образец);
трафаретные (часть текста документа отпечатана заранее - постоянная информация, а часть текста вписывается при его составлении - переменная информация).
9 Оформление документов – одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации, в частности ГОСТ Р 6.30-2003. Требования настоящего стандарта являются рекомендательными, т. е. осуществляемыми на основе принципов добровольного применения. Однако требования ГОСТ Р 6.30-2003 определяют не только состав реквизитов, но и их расположение на бланках формата А4, т. к. ГОСТ Р 6.30-2003 включает в себя формуляр-образец организационно-распорядительного документа. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Конструкционная сетка формуляра-образца определяет зоны расположения реквизитов организационно-распорядительной документации (ОРД) ЗОНА ДОКУМЕНТА –часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами Таким образом, основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.
10 При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты (цифры-код реквизита) :
01 — Государственный герб Российской федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.
Состав реквизитов подразделяют на постоянные и переменные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные реквизиты наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа.
При работе с электронными (машиночитаемыми) документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты машиночитаемых документов; код и наименование организации — создателя документа; местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).
11 Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата бумаги А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов (составляющих «штамп» документа) приведены соответственно на рис. 2.1, 2.2.
На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста (реквизит 20).
Все поле формата, кроме разбиения на зоны размещения реквизитов, условно разделяют на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.
Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная — большая часть площади формата — составляет рабочее поле документа.
Рис. 2.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рис. 2.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
12 Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
- Трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
- Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);
- Трудовые книжки;
- Личные карточки формы Т-2;
- Личные дела;
- Лицевые счета по заработной плате;
- Пенсионные.
Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации.
Приказы по личному составу - по ним оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия.
Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под подписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8. В графе “основание” указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения. При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги.
После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка (унифицированная форма № Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1), необходимая для анализа состава и учета движения кадров. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника должны своевременно отражаться в личной карточке.
13 Трудовая книжка — официальный персональный документ российского гражданина, достигшего возраста 14 лет, впервые получающий оформление с момента начала его трудовой деятельности, при первом поступлении его на работу — трудоустройстве, и отражающий индивидуальную информацию о нем: личные данные (фамилию, имя, отчество), дату и год рождения, образование, профессию и специальность; документу присваивается регистрационный номер, и, в соответствии с положениями законов о труде, фиксирующаяся в нём должность, все изменения и любая информация о взаимоотношениях с работодателем удостоверяются личной подписью владельца и заверяются подписью ответственного лица отдела кадров организации (работодателя), где трудовая книжка и хранится вплоть до увольнения работника, при переходе на другое место работы трудовая книжка выдаётся ему на руки, а при оформлении трудовых отношений с новой организацией передаётся в её отдел кадров.
В трудовую книжку вносятся (п. 4 Правил):
сведения о работнике;
сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;
сведения о награждении за успехи в работе.
Как и раньше, сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Оформление трудовой книжки работнику осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).
В соответствии со ст. 20 ТК РФ работодатель — это организация (юридическое лицо), с которой работник заключает трудовой договор. Понятно, что само юридическое лицо оформить трудовую книжку не может. Оформляет трудовую книжку представитель юридического лица. Представителем юридического лица является его руководитель, как правило, находящийся в должности генерального директора. Оформить трудовую книжку может также уполномоченное руководителем лицо (на основании должностной инструкции или доверенности). При этом ответственность за правильность оформления трудовой книжки все равно несет руководитель юридического лица — работодатель.
Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник.
Согласно п. 9 Правил, п. 2 Инструкции сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:
1. Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность.
Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.).
2. Образование, профессия, специальность.
Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).
Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений (абз. 1 п. 2.2 Инструкции).
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или печать отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка (абз. 2 п. 2.2 Инструкции).