ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЗАЧЕТУ ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ» 1.Место и роль службы документационного обеспечения управления в структуре управления 2. Предмет, задачи и содержание курса ДОУ 3. Документ и его функции 4. Делопроизводство и его структура 5.Унификация и стандартизация в делопроизводстве 6.Классификация деловых документов 7.Современное нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления 8.Система организационно-распорядительной документации. Классификация ОРД. 9. ГОСТ Р 6.30 – 2003. Его значение, структура, состав информации 10. Состав реквизитов ОРД 11. Схемы расположения реквизитов 10.Документирование распорядительной деятельности. Виды распорядительных документов, требования к их подготовке, особенности оформления 11.Документирование организационной деятельности. Виды организационных документов, требования к их подготовке, особенности оформления 12.Документация по личному составу 13.Особенности по оформлению трудовой книжки 14.Информационно-справочные документы. Их виды, назначение, правила оформления 15.Правила оформления служебных писем, их классификация по функциональному признаку 16. Разновидности служебных писем. Особенности их оформления 17. Понятие документооборота. Этапы движения и обработки документов 18. Сроки хранения документов 19.Особенности по оформлению организационно-правовых документов 20.Номенклатура дел организации: виды, состав информации, направления использования

1 Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач: 1) обеспечение документирования управленческой деятельности; 2) организация работы с документами в учреждении; 3) совершенствование форм и методов работы с документами.

Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы и условий труда.

Роль службы ДОУ : для того, чтобы разработать и ввести документы в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

2 Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу. Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач: 1) обеспечение документирования управленческой деятельности; 2) организация работы с документами в учреждении; совершенствование форм и методов работы с документами. Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции. 1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций: разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления; обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования; контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов. 2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций: Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения); Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов; Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов; Контроль за исполнением документов; Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан. Обеспечение защиты информации. 3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций: разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации; методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации; повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами; упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации; разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины; постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

3 Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве.[7] Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

4 Делопроизводство (ДОУ) организации представляет собой одно из ее самостоятельных структурных подразделений. Основным предназначением службы является организационно-документационное и информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности (деятельности управленческих структур) организации, а также выполнение других, связанных с реализацией своего предназначения задач по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов, ведению по ним контрольно-поисковой и информационно-справочной работы.

Как и всякое самостоятельное подразделение организации, служба ДОУ возглавляется начальником. Начальник службы ДОУ, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю организации (его первому заместителю или заместителю руководителя по управлению).

В необходимых случаях в штат службы могут вводиться также и должности заместителей (по общим вопросам, а также по важнейшим направлениям работы службы).

Если служба насчитывает в своем составе несколько подразделений, то каждое из них, в свою очередь, возглавляется начальником подразделения.

Исходя из объема, и содержания задач, решаемых службой ДОУ, различают категории главных (старших) и второстепенных (младших) специалистов. За каждым из специалистов закрепляются не только конкретные функции, но и определенный участок работы, за результаты деятельности которого данный специалист отвечает.

К категории старших специалистов службы ДОУ причисляют следующих работников:

- - документовед;

- - переводчик;

- - юрисконсульт;

- - старший секретарь-референт (секретарь-референт).

К категории младших специалистов службы ДОУ причисляют следующих работников:

- инспектор по контролю за исполнением документов;

- - секретарь-стенографистка;

- - архивариус.

Главный объем работы по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов несут на себе исполнители службы ДОУ -- третий важный компонент ее структуры.

5 Процессы организации и управления характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке и оформлению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов.

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше уже указывался среди важнейших нормативных документов ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). В стране, кроме того, действуют: унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.

6 Все документы, обращающиеся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, поличному составу, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, деловые письма, факсы, телеграммы, анкеты и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных — несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинник — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета — способ представления унифицированного документа или текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкета рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), трудовые соглашения и т. п.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

7 Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

• правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;

• организовать документооборот;

• обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;

• указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;

• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

• технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;

• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• унифицированные системы документации;

• нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.