2.4 Направления коммуникаций в организации

Вертикальное направление подразделяется на нисходящее и восходящее.

Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в организации к другому, более низкому, является нисходящим. Этот поток используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, информирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, требующие внимания, предложить варианты обратной связи по результатам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение руководителя со своими подчиненными. Нисходящая информация характерна для формальных связей (указания, директивы, поручения, запросы и т.д.). Таким путем сообщается подчиненным уровням информация о стратегических и текущих задачах, функциональных изменениях и др.

Восходящая информация в организациях перемещается от более низкого уровня к более высокому. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах, служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования средних и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с представителями высшего руководства.

Когда общение происходит между членами одной группы или рабочих групп одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня, то такой коммуникационный процесс называется горизонтальным.

Данное коммуникационное направление необходимо, так как позволяет сэкономить время и обеспечить координированность действий. В одних случаях такое общение является формальным и обязательным, в других — происходит спонтанно, на неформальном уровне. Такие коммуникации сплачивают коллектив, укрепляют равноправные отношения, позитивно влияют на удовлетворенность работников своим трудом.

Для нормальной, эффективной организации труда, для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеют прием, передача и обработка информации. Многое зависит от самой организации: как построена ее коммуникационная структура, насколько эффективны коммуникационные системы и связи.

2.5 Внешняя система коммуникаций

Внешняя коммуникация — это коммуникация с миром, находя­щимся за пределами вашей организации, это коммуникации между организацией и внешней средой. Задача внешних коммуникаций — удовлетворить информационные потребности организации, наладить связи с общественностью, поставщика­ми, клиентами. С помощью внешних коммуникаций формируется и поддерживается имидж компании.

Внешняя система коммуникаций представлена также взаимодействием организации с органами власти. Данное направление обращено к экономическому, социальному и политическому окружению предприятия. Задачей коммуникативного взаимодействия с органами власти является обеспечение совместной работы с государственными структурами, обществом, действием в структуре общей экономической системы.

Множество связей и отношений предприятия с властью и государственными структурами представляет тесное переплетение разнообразных контактов, иных форм взаимодействия, образующихся в ходе развития организации. Они представляют как обязательные и долгосрочные отношения (с регулирующими и контролирующими организациями, государственными партнерами), так и необязательные связи, возникающие по конкретному поводу. Часть из них регламентируется нормами и правилами, часть— сложившейся традицией, часть — инициируется бизнесом, часть — государственными контрагентами.

Внешняя среда является не только источником коммуникационного потенциала и развития бизнеса организации, но и очагом рисков для нее. С внешней средой происходит не только обмен информацией и идеями, но и ресурсами, включая людские. Чем более открыто общество, тем интенсивнее происходящее общение, тем выше вероятность получения поддержки от внешней среды, но тем больше и риски, которые несет общение с ней.

 В рамках внешней среды организации также имеет место формирование эффективной коммуникации со СМИ.

СМИ является одним из самых важных этапов урегулирования кризисной коммуникации в виду того, что именно через СМИ акционеры и клиенты черпают основную информацию. Проблемы, представляемые средствами массовой информации как наиболее важные в данный момент, могут и не являться таковыми, но сам факт того, что данные вопросы освещаются журналистами, чья работа в принципе заключается в обслуживании интересов общественности, приводит к тому, что эти проблемы идентифицируются общественностью как наиболее важные. Именно СМИ расставляют акценты, определяя ваши временные сложности кампании как легко улаживаемую проблему или начинающийся кризис. Если все-таки кризиса избежать не удалось, то необходимо немедленно приложить все усилия на его ликвидацию. К экстренным коммуникативным мерам, применяемым в период кризиса, следует отнести:

1. Ответы на вопросы СМИ. Как только журналисты узнают о каких-либо неприятностях компании, они тут же слетаются к месту события. Им нужны новости, сенсации. Если же руководители кампании им их не предоставляют, то эти новости они создают сами. И как тогда это отразится на и без того плачевном состоянии компании никому не известно. Поэтому прежде чем слухи о каких-либо неприятностях доползут до прессы, необходимо официально объявить о них на организованной по этому поводу пресс-конференции, где будет существовать возможность ответить на все вопросы прессы и представить картину сложившейся проблемы в том свете, в котором это будет выгодно самой кампании. После этого владеть ситуацией в вопросе СМИ будут сами представители кампании, и не ждать от них подвохов.

2. Ответная реакция на критику. Критики извне, скорее всего, избежать не удастся. Поэтому, необходимо очень грамотно на нее отреагировать. Нужно строить коммуникационную модель в этой ситуации так, чтобы это не отразилось еще большим количеством обрушивающихся на кампанию обвинений. Скорее всего, придется признать свои ошибки, возможно немного и покритиковать свою кампанию, но обязательно поставить свою точку в решении этого вопроса.

3. Обсудить ситуацию с владельцами/главным офисом компании. Безусловно, оставлять владельцев компании в неведении - это самая большая ошибка. Если же не оповестить их вовремя, то о последствиях и говорить не хочется. Ведь они будут считать, что у компании все хорошо и строить свою деятельность исходя из этого. Часто происходит так, что у владельцев или акционеров складывается совершенно иная картина о состоянии компании о том, что она представляет на самом деле. Соответственно постоянное информирование может помочь избежать подобных трудностей.

4.Подключить юристов к работе PR-службы. Сотрудничество PR-службы либо с юридическим отделом, либо с самостоятельными юридическими фирмами, в подобной ситуации поможет избежать значительного количества судебных тяжб и разбирательств, если конечно компания оказалась в таком положении.

5. Провести аналитическую работу. В конце самого ответственного этапа, когда компанией принимаются экстренные меры, должна быть проведена аналитическая работа. В ходе нее проводится анализ ситуации: насколько изменилось положение компании по сравнению с начальным этапом, существуют ли этапы работы, которые следовало бы повторить или же откорректировать, правильно ли была выстроена коммуникация со СМИ, конкурентами, владельцами и акционерами. Только после тщательного анализа можно переходить ко второму этапу работы, в основе которого лежит стремление стабилизировать ситуацию, в которой оказалась ваша компания. ⁸

Далее после того как самый острый этап пройден, следует учесть особенности внешней коммуникации на более спокойном, стабилизационном этапе:

1. Информирование клиентов. После того, как отношения внутри самой компании немного наладились, споры постепенно утихают, встает проблема правильного информирования клиентов. В противном случае сохраняется возможность потери, по крайней мере, 30 % клиентов. Информирование должно строиться так, чтобы не вызвать паники среди клиентов. Четко и правильно построенная коммуникация с клиентами поможет не только сохранить их, а возможно и увеличить.

2. Анализ финансовых последствий. Не отразиться на финансовом состоянии компании кризис не может. Поэтому нужно знать точно, какие убытки и в каких областях несет ваша компания, и направить силы по устранению именно в эту область.

3. Найти новую позитивную историю. Новая позитивная история в вашей ситуации будет играть только на пользу. Представьте СМИ, клиентам и, возможно, конкурентам ваше видение проблемы, ее решение и тот полезный вывод, который выгоден самим руководителям кампании. Исходя из этого, можно выдвинуть новую концепцию развития какой-либо отрасли вашей компании.

4. Донести позицию до сотрудников, акционеров, государственных органов

Как отмечают специалисты, основным принципом коммуникаций в кризисной ситуации – не замалчивать события, говорить все и как можно скорее. Логика коммуникации подчинена общему принципу открытости. Плохие новости не становятся со временем лучше. Не сообщая ничего, организация тем самым усложняет проблему. Быстрое прохождение информации приостанавливает прохождение слухов, с которыми уже не придется бороться, что в противном случае станет еще одной программой PR.