1.3.2.5. Служба бухгалтерского учета, или финансовая служба

Эта служба относится к подразделениям «заднего плана», так как напрямую не контактирует с клиентами. Однако в структуре отеля она занимает ведущую позицию. В ее функции входит формирование достоверной бухгалтерской отчетности, дающей полное представление об имущественном и финансовом положении отеля, о результатах хозяйственной деятельности и изменениях в его финансовом положении.

ТФинансовый директор или главный бухгалтер иповая структура финансовой службы отеля

Заместитель главного бухгалтера

бухгалтерия

Отдел труда и зарплаты

Отдел дебиторов

Отдел кредиторов

касса

Касса гостиницы

Касса ресторана

Отдел контроля за движением товаров и цен

Отдел закупок

Персонал службы бухгалтерского учета:

• осуществляет контроль и учет всех производимых в отеле финансовых операций, включая получение и выдачу денежных средств, начисление и выплату заработной платы персоналу;

• осуществляет операционное обслуживание гостиничной деятельности, расчеты внутри отеля, с поставщиками и с кредиторами;

• осуществляет планирование финансово-экономической деятельности,

направленной на развитие отеля.

В обязанности этого подразделения входит регулярная подготовка отчетных форм для контролирующих государственных органов и владельцев или акционеров предприятия. В этом подразделении также аккумулируется и обрабатывается вся финансовая информация.

В силу требований, предъявляемых к подразделению бухгалтерского учета, и его функций главный бухгалтер гостиницы напрямую подчиняется генеральному директору, а служба работает в тесном контакте со всеми структурными подразделениями отеля. Особенное внимание бухгалтерской службы фокусируется на подразделениях, приносящих предприятию основные объемы прибыли.

Исходя из этого, работа службы бухгалтерского учета делится на два глобальных ⁴ участка: учет гостиничных операций и учет операций общественного питания. В крупных отелях выделяются сектора расчетной группы по заработной плате персонала, центральной кассы и отдела закупок.

Кассиры службы приема и размещения в конце каждой операций смены сдают полученную от реализации услуг отеля выручку в бухгалтерию или в центральную кассу. В их обязанности также входит проверка чековых книжек, авторизация кредитных карт, проверка изменений и внесение поправок в счета гостей.

Иногда служба ночного аудита и кассиры службы приема и размещения относятся к отделу ценового контроля, включенного в структуру службы бухгалтерского учета.

Учетом поступлений через предоставление услуг ресторанами, буфетами, барами и другими пунктами питания клиентов занимается, как правило, специальная служба бухгалтерского подразделения. Если пункты питания обслуживаются не предприятиями-арендаторами, то сведения об их работе поступают в общую бухгалтерию для включения в общую отчетность. Кассиры, осуществляющие операции по предоставлению услуг питания и напитков, отслеживают баланс доходов и расходов ресторанных служб. Они отчитываются перед бухгалтером-контролером, ответственным за этот участок. Бухгалтер-контролер подотчетен по всей поступающей к нему информации главному бухгалтеру.

Деятельность бухгалтерии или финансовой службы связана со сбором и обработкой большого объема информации. Выводы, полученные после обработки имеющихся данных, становятся основой формирования бюджетной политики отеля и дальнейших его стратегических решений.

В некоторых отелях, особенно в крупных, финансовые и бухгалтерские службы разделены и имеют иные функции и управление.

В отелях, включенных в гостиничные цепи, финансовые службы непосредственно подчинены головной организации.