Комуникации в системе управления

1. Понятие и виды коммуникаций.

2. Коммуникационный процесс. Помехи, возникающие в процессе коммуникаций.

3. Коммуникационные схемы (сети).

4. Коммуникационные стили.

5. Информация, классификация, источники и требования предъявляемые к ней.

1

Руководители от 50% до 90% своего времени тратят на коммуникации. Коммуникация нужна для того, чтобы руководитель мог реализовать свои роли в межличностных отношениях, в информационном обмене, в процессах принятия решений. КОМУНИКАЦИЯ – это процесс обмена информацией между двумя и более людьми. На этом процессе построены все основные виды управленческой деятельности, поэтому коммуникации называют связующим процессом.

Виды коммуникаций:

1. между организацией и внешней средой;

2. коммуникации внутри организации:

   0. коммуникация между уровнями и подразделениями: вертикальная и горизонтальная;

   1. межличностные коммуникации: руководитель – подчиненный, руководитель – рабочая группа;

3. неформальные коммуникации: слухи, сплетни;

4. невербальные коммуникации (вербальный способ общения – при помощи речи: устной, письменной; невербальный способ общения – при помощи жестов, мимики, телодвижений и т.д.).

2

Информация, накопленный

опыт

О ТПРАВИТЕЛЬ, лицо ^{КОДИРУЕТ} СООБЩЕНИЕ ^{ОТБИРАЕТ}

генерирующее идею вербальные или невербальные

символы

КАНАЛ

речь, письмо,

электронные

средства связи

ШУМ

^{ПЕРЕДАЕТ}

^{СООБЩЕНИЕ}

генератор идеи

декодирует отклик ПОЛУЧАТЕЛЬ

декодирует и правильно понимает

^{П ЕРЕДАЕТ}

^{СООБЩЕНИЕ КОДИРУЕТ}

КАНАЛ ^{ОТБИРАЕТ} отклик в адрес отправителя

В процессе передачи информации очень часто возникают искажения (помехи):

1. В межличностных коммуникациях:

1.1 искажения, вызванные различным восприятием информации;

1.2 семантические барьеры (семантика – наука о языке);

1.3 невербальные преграды;

1.4 плохая обратная связь;

1.5 неумение слушать.

2. В организационных коммуникациях:

2.1 сознательное или несознательное искажение информации;

2.2 информационные перегрузки;

2.3 неудовлетворительная структура организации, не учитывающая связи между

подразделениями и людьми.

Совершенствование коммуникаций в организации:

1. Регулирование информационных потоков: руководители должны представлять потребности собственные, своих начальников, коллег и подчиненных; научится оценивать качество информации, отбирать только необходимую.

2. Управленческие действия: руководитель должен планировать, реализовывать и контролировать процесс коммуникаций, организовывать собрания, совещания, деловые переговоры и т.д.

3. Организовывать систему обратной связи: опросы работников, анкетирование, анализ слухов, опросники (наличие осведомителей).

4. Информационные бюллетени: газеты формы.

5. Использование современных информационных технологий.

5

Под УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и ее окружении.

Виды информации:

1. По содержанию: юридическая, медицинская, экономическая, организационная и т.д.

2. По возможности закрепления:

- фиксируемая;

- не фиксируемая.

3. По назначению:

- одноцелевая;

- многоцелевая.

4. По степени готовности для использования:

- первичная;

- промежуточная;

- конечная.

5. По степени важности:

- особо важная;

- желательная;

- ненужная.

6. По полноте: полная и частичная.

7. По характеру:

- универсальная;

- функциональная;

- индивидуальная.

8. По степени надежности:

- достоверная;

- вероятная.

Источниками информации являются:

1. СМИ;

2. торгово-оперативная информация (накладные, фактуры, меню, ярлыки и т.д.);

3. планово-экономическая информация (отчеты, бухгалтерский баланс и т.д.);

4. статистические документы;

5. бухгалтерская документация (отчеты, счета);

6. кадровая (листок по учету кадров, автобиография, трудовая книжка, анкеты и т.д.);

7. справочная.

Источником информации для руководителя служат структурные подразделения, а так же вышестоящие организации, поставщики и т.д.

Требования, предъявляемые к информации:

1. Достоверность (информация должна быть правдивой, проверенной).

2. Доступность для восприятия и понимания.

3. Оперативность, то есть должна поступать своевременно.

4. Однозначность, то есть информация должна пониматься одинаково.

5. Экономичность – процесс получения и переработки информации должны проходить с наименьшими затратами.

6. Полнота, то есть информация должна быть подробной, иначе сложно принять правильное решение.