Введение
Информационная система представляет собой компьютерную программу или комплекс программ, которые используются для накопления и анализа данных и зависимостей между ними с целью получения различных сведений. Основной частью информационной системы является база данных, которая представляет собой совокупность данных и связей между ними. База данных служит для получения сведений, которые затем используются для принятия решений в управлении, при постановке диагнозов, в обучении и в других видах человеческой деятельности.
Часть 1
Простейшие базы данных и информационные системы на их основе могут быть созданы с помощью приложения Excel.
Excel опознает данные на листе книге как базу данных, если:
Каждая клетка первой строки содержит текстовые значения, которые являются заголовками столбцов (и называются именами полей).
Данные в каждом столбце однородны (даты, текст или числа).
В массиве данных отсутствуют пустые строки. (Строки, кроме первой, называются записями.)
Пример листа с данными, соответствующими условию контрольной работы, приведен на рисунке 1.
Рисунок 1 – Исходные данные для учета продажи товаров тремя продавцами.
Полученные данные можно подвергнуть обработке с целью получения дополнительной информации. Приложение Excel предлагает ряд инструментов для обработки базы данных.
Инструмент Сортировка – применяется для упорядочивания данных по значениям одного (или нескольких) полей.
Алгоритм сортировки.
Выполнить команду
меню Данные -> Сортировка
В диалоговом окне указать поля, по которым производится сортировка в первую, вторую и третью очередь.
Указать тип сортировки (по возрастанию или по убыванию).
Примечание: результат сортировки отменить нельзя, поэтому рекомендуется обработку данных проводить на отдельных листах, куда предварительно следует скопировать содержимое листа с исходными данными.
Инструмент Итоги – применяется для подведения итогов в отношении полей, по которым предварительно была выполнена сортировка.
Алгоритм подведения итогов.
Выполнить сортировку для поля, в отношении которого необходимо подводить итоги.
Выполнить команду
меню Данные -> Итоги
В появившемся окне указать поле сортировки, операцию и поля, по которым подводятся итоги.
Например, для ответа на вопрос, какой продавец лучше торгует, следует выполнить следующие действия:
Данные->сортировка->сортировать по: продавец->по возрастанию->ОК;
Данные->Итоги->при каждом изменении в: продавец->операция – сумма->добавить итоги по: выручка->ОК.
На рисунке 2 видно, что после каждого изменения в отсортированном поле (например, после перехода от продавца Арефьева к продавцу Джулай) Excel вставляет строку и показывает суму по тому полю, которое выбрано для подведения итогов.
Примечание: для снятия результатов текущих итогов следует в окне подведения итогов нажать кнопку «Убрать все».
Результаты анализа показывают (рисунок 2), что лучше всего торгует Арефьев.
Рисунок 2 – Сортировка и итоги.
Инструмент Фильтрация – применяется для отбора данных из базы в соответствии с условиями на значения полей.
Алгоритм фильтрации.