Оформляющая часть протокола
Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания. С учетом его правок протокол подписывается и становится официальным документом.
Юридическая сила протокола, т.е. официальность, достоверность, бесспорность, зависит не только от правил оформления. По стандартному определению «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления1». При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу послеподписаниядвумя лицами: председателем и секретарем.
Оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т.к. оно одинаково для всех рассмотренных нами в статье форм протокола (см. Примеры 21, 22). Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.
Протокол является внутренним документом, поэтому печатьна нем обычно не ставится.
Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования дефисов, кавычек и др. знаков.
Срок подготовки протоколапо общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.
Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки. Например, закон «Об акционерных обществах» предписывает акционерным обществам протокол заседания Совета директоров оформлять 3 дня, а на оформление такого сложного документа, как протокол общего собрания акционеров, отводит целых 15 дней.
Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудниковлибо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части. В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу составляют лист ознакомления.
Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.
Обязанности секретаря по подготовке командировок руководителя.
На секретаря фирмы часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале.
Командировочные удостоверения имеют типовую форму и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.
По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь может подобрать необходимые документы.
Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (суказанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться.
Секретарь-референт может подготовить документы или реферат для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые справки и т.д.
Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. В случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.
Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботится о сувенирах для поездки руководителя.
После возвращения руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.
Отличия в должностных обязанностях секретаря и секретаря-референта.
Секретарь:
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей. 1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании. 1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel). 1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности: - законодательными актами РФ; - Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; - приказами и распоряжениями руководства; - настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. 2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов. 2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя. 2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя. 2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы. 2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. 2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя. 2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. 2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы. 2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря
Секретарь имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря
Секретарь несет ответственность: 4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Секретарь-референт
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов
предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются
организационные и документационное обеспечение управленческой
деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору
предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации
делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим,
средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или
без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах
секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной
деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык
коммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам
предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией
делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов
предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае
отсутствия инспектора по персоналу).
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать
финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения
документов, информационно-справочное обслуживание и хранение
документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность
составления, согласования, утверждения документов, представляемых на
подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений
руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное
и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и
доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ
справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним
компетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями
(как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по
вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой
деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и
копировально-множительных работ.
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации
документационного обеспечения предприятия.
3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение
или на уничтожение.
3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю
финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
4. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а
также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений
руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение
руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов,
подготовленных с нарушением установленных правил их составления и
оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов
(ISO).
4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках
своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению
документационного обеспечения деятельности предприятия,
совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе
применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для
выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов,
образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или
"Конфиденциально".
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками)
предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления
необходимой информации руководству.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству
предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению
документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф
"Конфиденциально" или "КТ".
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Подготовка поступивших документов к рассмотрению руководителем.
Работа с информацией для руководителя.
Методика подготовки докладов, выступлений, справок. Сбор информации.
Правила приема и обработки поступающих документов.
Подготовка документов к докладу руководителю.
Подготовка документов к отправке.
Требования к работе с документами, их составление и оформление.
В рабочем столетакже должен быть строгий порядок. Верхнийящикс отделениями для канцелярских принадлежностей, специальный ящик для чистой бумаги, бланков,конвертови карточек, отдельный ящик для документов.Выдвижные ящикистола рекомендуется оборудовать специальными приспособлениями для подвесного хранения папок и на каждом ящике укрепить карточку с перечнем находящихся в нем дел. Ящики стола должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены.
Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки, с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужный документ или дело.
Отдельно, лучше в столе под рукой секретарь должен иметь справочники:
• справочник по городу;
• телефонный справочник типа 'Желтые страницы" с адресами и телефонами учреждений и организаций;
• справочник адресов Internet;
• справочник внутренних телефонов с фамилиями, именами и отчествами сотрудников;
• словари,
Все эти справочные данные могут быть в компьютере.
Помимо рациональной организации рабочего места, секретарь не должен забывать о рекомендациях режима труда и отдыха.
Работа с персональным компьютером в соответствии с"Временными санитарными нормами и правилами для работников вычислительных центров", разработанными Институтом гигиены труда и профзаболеваний Академии медицинских наук, должна занимать не более 4-х часов подряд с 10-15 минутным перерывом после каждого часа и при менее интенсивной работе -10-15 минут через каждые 2 часа.
Необходимо регулярно проводить физкультурные паузы "продолжительностью 5-10 минут за 1-1.5 часа до обеда и за 1-1.5 часа до окончания работы"12. Даже 5-минутные физкультурные паузы позволяют сохранить высокую работоспособность в течение всего рабочего дня.