Технические средства управления

− международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всем мире (TELEX – TELeprinter Exchange service).

Сеть TELEX включает в себя телексные узлы, специальные линии связи и конечные абонентские устройства – телетайпы, параметры которых стандартизированы Международным Консультативным Комитетом по Телефонии и Телеграфии (МККТТ). Телетайп – фирменное именование ряда аппаратов, разработанных компанией Teletype Corporation, которое так же, как в случае с копировальными аппаратами фирмы XEROX Corporation, стало нарицательным. Поэтому формально использование укоренившегося термина «телетайп» не вполне корректно и обычно не применяется в специальной технической литературе.

Оконечное устройство сети абонентского телеграфа содержит телеграфный аппарат рулонного типа и вызывающее устройство с номеронабирателем, аналогичным телефонному. В состав аппарата входит запоминающее устройство на перфоленте, которое позволяет записать сообщение при отсутствии связи и автоматически его передать после установления связи. Через систему абонентского телеграфа сообщения могут быть направлены в телеграфную сеть общего пользования и таким образом адресованы любому частному лицу. Специальной службой центрального телеграфа обеспечивается также пересылка телеграмм из сети общего пользования в сеть абонентского телеграфа.

IP-телефония

В последние годы бурный рост числа систем передачи данных привел к тому, что многие привычные потребительские услуги предоставляются теперь по-новому: электронная почта заменила традиционную бумажную, электронная коммерция позволяет заказывать и оплачивать товары не выходя из дому, и т. д. Одно из компьютерных приложений – IP-телефония – уже начинает составлять конкуренцию традиционным операторам телефонной связи. Чем же она привлекает , потребителей и провайдеров?

На современном уровне развития телекоммуникационных систем достигнута возможность организовывать передачу речевой информации в реальном масштабе времени. Тенденция организации телефонных разговоров по сетям передачи данных нашла развитие в концепции CTI (Computer Telephone Integration), в рамках которой рассматривается большое число услуг. Но самой интересной или, вернее, наиболее выгодной представляется IP-телефония, так как при ее реализации пользователям предлагаются услуги телефонной связи при значительном сокращении их расходов на телефонные разговоры. IPтелефония начиналась с масштабов корпоративной сети. В процессе развития деловой активности практически каждая компания сталкивалась с необходимостью создания собственной корпоративной телефонной сети, до недавнего времени выбирая из двух вариантов: создание собственных линий связи или аренда телефонных линий и номеров у оператора телефонной связи.

Первый вариант приемлем для крупных компаний, которые могут позволить себе значительные финансовые затраты на создание собственных линий

31

связи и служб их эксплуатации и ремонта. Кроме этого, приходиться тратить средства на обучение персонала, который должен производить конфигурацию оборудования.

Второй вариант подходит для небольших компаний, ведь в случае использования номерной емкости оператора им не приходится создавать дополнительные службы. Эксплуатацию и конфигурирование осуществляет оператор телефонной сети. Но этот способ, не требующий крупных единовременных капитальных вложений, зачастую приводил к тому, что оплата междугородного, и тем более международного графика через некоторое время превышала стоимость создания корпоративной телефонной сети. Данный путь также не всегда позволял создать собственную систему нумерации.

Появившаяся не так давно третья возможность (IP-телефония) – это способ организовать корпоративную телефонную сеть, не вкладывая значительные средства в создание линий связи и сокращая расходы на оплату телефонных услуг. Вот почему на рынке телефонных услуг появилась новая катего-

рия операторов-провайдеров – ITSP (Internet Telephony Service Provider), пред-

лагающих услуги по взаимодействию пользователей сети Интернет с абонентами телефонных сетей.

Локальная сеть возникла в связи с необходимостью передавать данные с высокой скоростью в пределах небольшой территории, например одного здания или группы зданий, при значительно меньших затратах вместо использования для передачи данных сетей общего пользования. Локальные сети позволяют пользователям сочетать преимущества автономной обработки информации с возможностями индивидуального доступа к общим информационным ресурсам офиса, а также к внешним ресурсам.

К основным требованиям, предъявляемым к сетям, относятся простота использования, высокая скорость передачи информации, низкая стоимость и соблюдение секретности. При организации локальной сети разработчик обычно сталкивается с выбором передающей среды, конфигурации сети и протоколов, управляющих ее работой, а также с выбором инструментальных средств.

Тема 6. Критерии выбора технических средств для офисных процедур

Рынок средств организационной техники весьма многообразен и разносторонен. Очень часто, желая приобрести то или иное устройство, пользователь сталкивается с трудно разрешимой задачей: что приобрести, в каком количестве, на какие характеристики устройства обратить внимание, сколько заплатить и т. д. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть ряд факторов, влияющих на процедуру выбора. Основными являются:

–объем документооборота;

–временные характеристики документопотоков;

–средняя информационная емкость документов;

32

–количество форм документов, изготовленных на типографских напечатанных бланках;

–тип изображения, содержащегося в документе (полутоновое, штрихо-

вое);

–объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи;

–объем копируемых документов, как первичный, так и вторичный;

–вид используемых документов (сброшюрованные, полистовые);

–имеющаяся в наличии в офисе организационная и вычислительная тех-

ника;

–способ организации эксплуатации технических средств;

–фирма-производитель данной техники и страна сборки;

–наличие фирменного сервиса в регионе, городе;

–технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

–стоимость техники;

–стоимость расходных материалов, частота их замены;

–стоимость эксплуатации и обслуживания;

–эргономические характеристики оборудования и устройств.

По определению, документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот, или порядок движения документов в организации, фирме, можно разделить на следующие этапы:

–экспедиционная обработка и регистрация входящих документов;

–предварительное рассмотрение документов и первичное копирование;

–исполнение документов и вторичное копирование;

–передача документов на архивное хранение;

–экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов (в том числе по техническим каналам связи).

Немаловажным критерием является выбор формы эксплуатации оборудования: централизованный, децентрализованный, смешанный. Выбор формы зависит от целого ряда факторов, в том числе типа технических средств, их количества, размера организации, ее внутренней структуры и размещения подразделений, организации способа и форм обслуживания оргтехники.

Иногда определяющим фактором при приобретении технических средств является выбор фирмы-производителя. Известно, что, несмотря на их многообразие, существует определенная специализация у каждого из производителей средств организационной техники, что влияет на выбор пользователем конкретного устройства.

Особое внимание следует уделять расчету потребного количества расходных материалов. Это вязано с тем, что, например, расход тонера или черной краски в картриджах принтеров рассчитывается исходя из примерно 25%

заполненности текстом листа формата А4, а расход цветных чернил − из расчета 6% каждого оттенка на листе. При покупке техники необходимо об-

33

ратить внимание на количество дозаправок, которое выдерживает картридж устройства.

Рассмотрим подробнее классификацию аппаратов электрофотографического копирования, критерии выбора конкретной модели, поскольку данные устройства наиболее популярны среди пользователей.

Основными характеристиками копировальных аппаратов являются следующие:

−скорость копирования;

−производительность;

−рекомендуемый объем копирования;

−формат оригинала и копии.

Классификацию копировальных аппаратов можно произвести по следующим параметрам:

−по габаритам (портативные, настольные, офисные);

−по принципам сканирования (аналоговые (более старые модели всех фирм) и цифровые (более новые модели фирм CANON, RICOH, SHARP, MINOLTA MITA TOSHIBA));

−по цветности (монохромные и цветные);

−стандартные (для бумаги А4, A3) и специальные (для издательских комплексов), широкоформатные (для изготовления чертежей);

−по скорости копирования (до 6 копий/мин, до 20 копий/мин, до 40 копий/мин, более 140 копий/мин);

−объему копирования (в день, месяц, год).

При покупке нового копировального аппарата пользователь должен об-

ратить внимание на:

−стоимость копировального аппарата, стоимость и наличие на рынке расходных материалов, запасных блоков, узлов, деталей, компонентов;

−гарантийный срок работы копировального аппарата;

−производительность;

−трудоемкость обслуживания, ремонтопригодность;

−наличие технической документации;

−подбор копировальных аппаратов одной фирмы-производителя (при покупке нескольких копиров);

−получение информации о надежности работы копировальных аппаратов из данных сервис-центров.

Наиболее популярные модели копировальных аппаратов в России:

−портативные копировальные аппараты (portable copiers): формат А4, скорость копирования – до 6 копий/мин, объем копирования – до 500 копий/месяц. Они предназначены в основном для индивидуального пользования, имеют минимум сервисных возможностей и используют бумажные носители формата А4;

−низкоскоростные офисные настольные копировальные аппараты (lowvolume copiers): формат А4 (A3), скорость копирования от 10 до 20 копий/мин, объем копирования 1 500 – 3 000 копий/месяц. Этот класс аппаратов является

34

самым многочисленным. Они предназначены для небольших офисов. По своим возможностям они значительно превосходят копировальные аппараты в малогабаритном исполнении и уже обеспечивают масштабирование изображения; у аппаратов значительно увеличена производительность, предусмотрена возможность работы с бумажными носителями формата как А4, так и A3. Также на пользовательскую панель этих копировальных аппаратов выведена расширенная индикация о возникновении конфликтных ситуаций;

−офисные копировальные аппараты среднего класса (middle-volume copiers): формат A3, скорость копирования 15–40 копий/мин формата А4 или 10–20 копий/мин форматаА3, рекомендуемый объем копирования до 1500 копий/месяц. Этот класс аппаратов предназначен для средних учреждений. В этих копировальных аппаратах предусмотрены следующие дополнительные возможности: подача бумаги (формата от А5 до A3) с двух и более лотков; автоматического двухстороннего копирования; установки механизма сортировки и сшивания копий; по отношению к предыдущим классам значительно увеличен их ресурс. Стоимость копии также значительно ниже. Расширен набор специальных пользовательских и сервисных функций;

−копировальные аппараты для больших офисов и бизнес - центров (highvolume copien); формат до А2, скорость копирования 40–85 копий/мин формата А4, черно-белое копирование с возможностью выделения цветом, объем копирования 1 500–30 000 копий/месяц. Эти копировальные аппараты дополнительно способны производить копирование цветного изображения, осуществлять печать оригиналов большого формата, получать отпечатки с фотопленок, осуществлять печать с предварительно записанных заданий копирования на специальных карточках и др.

Всередине 1990-х гг. в России появилось новое поколение цифровых копировальных аппаратов, где вместо электростатического переноса изображения используется лазерный или светодиодный перенос изображения. Технология цифрового копирования обеспечивает многократную распечатку копии единожды просканированного оригинала. Выбор цифрового или аналогового аппарата при его покупке теперь определяется не только ценой, но и эффективностью копировальных аппаратов или необходимостью использования дополнительных предоставляемых возможностей. В последнее время практически все ведущие фирмы-производители копировальной техники осуществляют переход к новому ряду моделей, так называемых цифровых копировальных аппаратов, использующих при нанесении изображения на светочувствительный барабан не световой, а лазерный луч. При этом резко расширяются их возможности. Они могут выполнять, в зависимости от комплектации, функции копира, лазерного принтера, сканера и факса. При наличии сетевой карты такие машины могут быть включены в локальную сеть на правах самостоятельного устройства. Копировальные аппараты с полным набором функций целесообразно использовать в небольших офисах.

Цветные копировальные аппараты, по сути, это цифровые аппараты. Разница между изготовлением черно-белой и цветной копии такая же, как и при печати черно-белой и цветной фотографии. Отсюда можно сделать вы-

35

вод о сложности устройства таких копиров. Соответственно, выше и цена. Цветные копировальные аппараты низкоскоростные и не предназначены для изготовления больших тиражей. Ресурс светочувствительных барабанов низок, расходные материалы дороги. Однако существует возможность подключения таких машин к компьютеру через отдельно поставляемое устройство типа ColorPASS, и тогда такой копир приобретает свойства, присущие любому цифровому аппарату.

На рынке средств копирования в России представлены изделия таких фирм, как CANON I RICOH, SHARP, XEROX и др. Выбор достаточно широк, хотя рынок копировальной техники в России нельзя считать насыщенным: изза высокой стоимости спрос на копировальные аппараты пока еще невелик. Поэтому, прежде чем вложить деньги в дорогостоящую технику, следует четко оценить ваши потребности. Наряду с оценкой объемов копирования необходимо решить задачу: кто, где и как будет осуществлять сервисное обслуживание вашего аппарата.

Тема 7. Эргономика современного офиса

ибезопасность работы с техническими средствами

Скаждым днем наша речь обогащается новыми словами и словосочетаниями. Одно из них – «эргономика». В словарях и энциклопедиях эргономика (от греч. ergon – работа и nomos – закон) определяется как научная дисциплина, изучающая функциональные возможности человека в трудовых процессах, выявляющая возможности и закономерности создания оптимальных условий для высокопроизводительного труда и обеспечения необходимых удобств, содействующих развитию способностей работника. Эргономика использует данные технических наук, инженерной психологии, физиологии, антропометрии, гигиены труда, а также социологии. Эргономика возникла в связи со значительным усложнением технических средств и условий их функционирования в современном производстве, существенным изменением трудовой деятельности человека, синтезированием в ней многих трудовых функций. Эргономика сформировалась на стыке наук – психологии, физиологии и гигиены труда, социальной психологии, анатомии и ряда технических наук.

Первые исследования, с которыми непосредственно связывают зарождение эргономики, относят к 1920-м гг., когда в Великобритании, США, Японии и некоторых других странах физиологами, психологами, врачами и инженерами предпринимались попытки комплексного изучения человека в процессе трудовой деятельности с целью максимального использования его физических

ипсихологических возможностей и дальнейшей интенсификации труда. Середина XX в. – время интенсивного развития эргономики, в частности в 1961 г. создана Международная эргономическая ассоциация, проводятся международные конгрессы по эргономике; в Международной организации по стандартизации образован технический комитет «Эргономика».

Эргономичный − значит, удобный, комфортный, повышающий производительность труда. Оптимальная производительность труда работника на-

36

прямую зависит от его физического состояния, а также «функциональности» его рабочего места. Именно поэтому словосочетание «эргономика офиса» так популярно у персонала офиса, поскольку не только работоспособность сотрудников, но и их безопасность и здоровье в значительной степени зависят от условий работы.

Организация рабочего места. Офис − это рабочее помещение, где персонал проводит большую часть времени.

Пользователь персонального компьютера зачастую является работником умственного труда. Однако и он подвергается воздействию вредных факторов, обусловленных особенностями производственного процесса.

Исследования показали, что примерно 20% нарушений здоровья, связанных с работой за компьютером, вызваны не «вредностью» компьютера как такового, а незнанием основных правил работы с ним, а также неправильной организацией рабочего места.

Анализируя причины резкого роста «компьютерных» профессиональных заболеваний, специалисты отмечают прежде всего слабую эргономическую проработку рабочих мест операторов персональных компьютеров.

Продолжительная сидячая работа вредна человеку вообще. Длительное пребывание в одной и той же позе принуждает мышцы работать непрерывно без отдыха. При этом в них накапливаются продукты распада, вызывающие болезненные ощущения. Гипокинезия, или малоподвижность, – главный бич пользователей ПК. При снижении уровня физической активности, вызванном сидячим образом жизни, резко возрастает риск многих заболеваний вроде остеохондроза, ожирения и т. д.

Если, работая за компьютером, пользователь к тому же сидит в неправильной позе – например, сутулится или подается вперед, − его позвоночник деформируется, травмируя диски. Он поднимает плечи и сгибает руки, держа их в напряжении, и они начинают болеть. Подобные нагрузки накапливаются постепенно, приводя впоследствии к серьезным нарушениям в организме. Прежде чем почувствуется боль, пройдет несколько недель или месяцев. Боль может ощущаться как легкое жжение или покалывание в суставах и мышцах.

Как известно, профилактика – лучший способ лечения болезни. Чтобы предотвратить заболевания, связанные с повторяющимися травмирующими воздействиями, необходимо правильно организовать рабочее место за компьютером, постоянно следить за осанкой, а также регулярно делать перерывы на отдых (не менее 15 минут) и выполнять физические упражнения.

Отрицательное воздействие компьютера на человека является комплексным.

Во-первых, монитор ПК является источником разнообразных электромагнитных и иных видов излучений и электростатических полей.

Во-вторых, статичная и напряженная поза оператора, в течение длительного времени прикованного к экрану монитора, приводит к усталости и возникновению болей в костно-мышечном аппарате.

В-третьих, интенсивная работа с клавиатурой вызывает болевые ощущениявлоктевыхсуставах, предплечьях, запястьях, вкистяхипальцахрук.

37

В-четвертых, деятельность оператора предполагает, прежде всего визуальное восприятие отображенной на экране монитора информации, поэтому значительной нагрузке подвергается зрительный аппарат пользователей ПК.

В-пятых, работа компьютера сопровождается акустическими шумами, включая ультразвук. Пользователи, работающие с компьютером, отмечают, что часто через короткое время после начала работы появляются головная боль, болезненные ощущения в области мышц лица и шеи, ноющие боли в позвоночнике, резь в глазах, слезоточивость, нарушение четкого видения, боли при движении рук. Причем степень болезненности ощущений пропорциональна времени работы за ПК.

Из-за длительного сидения в неподвижной позе у некоторых операторов ПК развивается мышечная слабость, происходит изменение формы позвоночника (синдром длительной статической нагрузки – СДСН). Подобные заболевания являются спутниками любой «сидячей» работы.

У работающих с отображенной на экране монитора информацией по 7 и более часов в день вероятность возникновения болезней глаз значительно выше, чем у людей, работа которых не связана с компьютером.

Постоянные пользователи ПК чаще и в большей степени подвергаются психологическим стрессам, функциональным нарушениям центральной нервной системы, болезням сердечнососудистой системы и верхних дыхательных путей. Исследования специалистов показывают, что работа на компьютере может стать источником тяжелых профессиональных заболеваний рук. Комплекс этих заболеваний, получивших название «травмы повторяющихся нагрузок» (ТПН), включает такие болезни, как тендинит, травматический эпикондилит, болезнь Де Кервена, тендосиновит, синдром канала запястья.

Заболевания ТПН охватывают болезни нервов, мышц и сухожилий руки. Наиболее часто страдают кисть, запястье и плечо (сегмент верхней конечности от туловища до локтя), хотя бывает, что болезнь захватывает плечевую и шейную области. У операторов ПК заболевание обычно наступает в результате непрерывной работы на неудобно или неправильно расположенной клавиатуре, например при чрезмерно высоком положении поверхности стола или плохо подогнанном под фигуру кресле оператора.

Вотличие от сердечных приступов и приступов головной боли ТПН представляет собой травму накапливающихся недомоганий. «Эпидемия» ТПН вызвала резкий скачок активности фирм, которые занимаются производством «эргономического» оборудования рабочих мест операторов ЭВМ. При этом ни одно из предлагаемых изделий не может решить проблему целиком, так как в данном случае требуется системный подход, учитывающий положение тела оператора, особенности рабочей станции в целом, основные приемы работынаПКит. п.

В90-е гг. в США доля этих заболеваний составила 52%. Темпы роста заболеваний этого вида соответствуют темпам роста компьютеризации учреждений. Потери, наносимые болезнями операторов ЭВМ бизнесу, необычайно велики. В Америке один тяжелый случай синдрома канала запястья может

38

обойтись в 100 тыс. дол. затрат на лечение, административные расходы, вынужденную потерю производительности работника. Одна из страховых компания выплачивала компенсацию в среднем по 20 тыс. дол. по каждому случаю из 30 заболеваний ТПН. Данная статистика представляет лишь часть проблемы, ибо каждое такое заболевание означает тяжелую личную драму. Множество людей вынуждены ограничить или полностью прекратить свою трудовую деятельность и стать постоянными посетителями физиотерапевтических кабинетов. В конце пути по кабинетам практически всех ждет хирургическая операция. Она стала обычной для лиц, страдающих синдромом канала запястья. Хотя вероятность успешного проведения операции составляет 80%, пациенты обычно проходят длительный реабилитационный период, а некоторые так и не могут полностью восстановить прежнюю работоспособность. Возвращаясь на рабочее место, они могут работать только с системой ввода информации с голоса.

Пользователи ПК часто страдают и таким типом заболевания, как синдром компьютерного стресса (СКС), который сопровождается головной болью, воспалением глаз, аллергией, раздражительностью, вялостью, депрессией и другими недугами.

Симптомы этого заболевания разнообразны и многочисленны. К ним относятся:

−физические недомогания;

−заболевания глаз (компьютерный зрительный синдром);

−ухудшение сосредоточенности и работоспособности.

Внастоящее время разработаны соответствующие рекомендации, касающиеся освещения в помещении и на рабочем месте, микроклимата, правильной организации рабочего места и т. п. Однако в большинстве случаев они остаются неизвестными широкому кругу пользователей. Самочувствие человека, его работоспособность во многом зависят от освещения. При этом важен не столько уровень освещенности, сколько спектр светового излучения и его частота. Во многих офисах сотрудники вынуждены целый день работать при искусственном освещении. Недостаточное естественное освещение приводит во многих случаях к ухудшению работоспособности, повышенной утомляемости и так называемой зимней депрессии.

Любое освещение не должно находиться позади работающего и давать блики на экран. Желательно не работать в темном помещении, так как глаза больше утомляются при переводе взгляда с темного поля на светлое. Как правило, работающий за компьютером пользуется еще и печатными текстами, поэтому должно быть хорошее локальное освещение на столе и неяркое общее верхнееосвещение, котороевсветлоевремясутоквполнезаменяетдневнойсвет.

О том, вредны или нет мобильные телефоны, спорят давно. Статистическая обработка данных обследования пользователей показала наличие корреляции между частотой использования мобильного телефона и вероятностью развития функциональных расстройств: головных болей, повышенной утомляемости, звона в ушах, сыпи и раздражения кожи. При использовании мобильной связи более 60 минут в день риск заработать повышенную утомляе-

39

мость выше в 4,1 раза, а головную боль – в 6,3 раза, чем у того, кто пользуется телефоном менее 2 минут ежедневно. При этом существенной разницы между пользователями цифровой и аналоговой связи не установлено.

Можно говорить и о других опасностях современного офиса. Это не совсем полезные ненатуральные отделочные материалы, тонер в копировальных аппаратах и принтерах, озон, выделяемый при работе копировальной техники, неправильно установленные кондиционеры и вентиляторы, статичный, малоподвижный образ жизни в офисе персонала.

Компьютеры должны размещаться под углом 90–105 к окнам. В поле зрения работающего с компьютером не должны попадать поверхности окружающей среды, которые обладают свойством зеркального отражения.

По номенклатуре продукции, подлежащей обязательной сертификации (постановление Госстандарта № 8 от 30 марта 1994 г.), ПК отнесены к группе товаров электротехнической, электронной и приборостроительной промышленности.

Для сертификации этой группы товаров в рамках системы ГОСТ РФ Госстандартом создана Система сертификации электрооборудования на соответствие стандартам безопасности (ССЭСБ).

По требованиям ССЭСБ обязательная сертификация ПК проводится на соответствие условиям, установленным в следующих стандартах:

−ГОСТ РФ 50377-92 (МЭК 950-86). Безопасность оборудования информационной технологии, включая электрическое конторское оборудование. (Установлены требования к электрической, механической и пожарной безопасности);

−ГОСТ 27954-88. Видеомониторы персональных вычислительных машин. Типы, основные параметры, общие технические требования. (Установлены требования к светотехническим характеристикам видеомониторов и допустимые нормы к дозам мощности рентгеновского излучения, плотности потока ультрафиолетового излучения);

−ГОСТ 27201-87. Машины вычислительные электронные персональные. Типы, основные параметры, общие технические требования. (Установлены требования к уровню акустических шумов ПЭВМ);

−ГОСТ 29216-91. Совместимость технических средств электромагнитная, радиопомехи индустриальные от оборудования информационной техники. Нормы и методы испытаний. (Установлены требования к уровням излучаемых помех);

−ГОСТ РФ 50628-93. Совместимость электромагнитных машин: электронных, вычислительных, персональных. Устойчивость к электромагнитным помехам. Технические требования и методы испытаний. (Установлены требования к устойчивости функционирования персональных компьютеров в условиях радиопомех).

При одновременном соответствии ПК требованиям указанных стандартов на них выдается сертификат, установленный в системе ГОСТ Р.

40