2. Электронный документооборот
Электронный документооборот: - процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами.
Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью – это электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи; признается в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
В Российской Федерации на сегодняшний день не существует отдельного закона «Об электронном документе».
Участниками обмена электронными документами могут являться физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.
При обмене электронными документами должны использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ.
Электронный документ подлежит проверке для подтверждения его подлинности средствами проверки электронно-цифровой подписи.
Подтверждение подлинности электронного документа осуществляется получателем электронного документа с использованием средств проверки электронно-цифровой подписи, предоставленных ему отправителем или распространителем средств проверки электронно-цифровой подписи.
Подлинность электронного документа считается подтвержденной, если в результате выполнения получателем электронного документа процедур, предусмотренных средствами проверки электронно-цифровой подписи, устанавливается неизменность всех его реквизитов.
Целью Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Электронный документооборот регулируется государственными, межотраслевыми, отраслевыми и локальными (созданными на предприятии) нормативными актами.
Делопроизводственные операции с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях.
Несмотря на то, что электронный документооборот является частью процесса автоматизации делопроизводства, термин «система электронного документооборота» (СЭД) является более широким понятием, чем «система автоматизации делопроизводства» (САД).
Информационные технологии конечного пользователя.
Назначение и виды арм.
Создание АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, специалист же выполняет определенную часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений.
АРМ - некоторая совокупность аппаратных, программных, методических и языковых средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные потребности, используя программное и информационное обеспечение преимущественно на магнитных дисках.
АРМ как инструмент для рационализации и интенсификации управленческой деятельности должен обеспечивать выполнение некоторой группы функций. Наиболее простой функцией АРМ является информационно-справочное обслуживание.
В сфере организационно-экономического управления с помощью АРМ обеспечиваются формирование, поддержка и использование локальных баз данных, а при наличии вычислительной сети - и централизованной базы данных. АРМ дает возможность воспользоваться информационно-вычислительными ресурсами не только своей персональной ЭВМ, по и других компьютеров, входящих в сеть, а также универсальной ЭВМ, используемой в качестве центральной в системе обработки экономической информации.
Виды АРМ:
АРМ, созданные на базе персональных компьютеров, - наиболее простой и распространенный вариант АРМ для работников сферы организационного управления. Создание таких АРМ обеспечивает: более низкую стоимость проектирования АРМ, их внедрения и эксплуатации; возможность расширения сферы применения за счет простоты изменения состава прикладных программных средств; простоту, удобство и дружелюбность по отношению к пользователю; простоту адаптации АРМ к конкретным функциям пользователя; компактность размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации; и др.
АРМ, построенные на базе больших универсальных ЭВМ, обеспечивают специалистам организационно-экономического управления возможность работать с большими базами данных при технической и программной поддержке, осуществляемой силами профессионалов в области вычислительной техники. Факторы, затрудняющие использование и создание таких АРМ: требование иметь в организации специальное подразделение по техническому и программному обеспечению вычислительных средств, недостаточная гибкость программных средств, жесткие требования технических средств к операционной системе; высокая стоимость машинных ресурсов, слабая ориентация вычислительной системы на пользователя-непрограммиста и др.
АРМ, построенные на базе малых ЭВМ, несколько снижают стоимостные затраты, но сохраняют большинство указанных недостатков.
Совместное участие пользователя и разработчика в создании АРМ помогает лучше осознать проблемную ситуацию, стимулирует интеллектуальную деятельность будущего пользователя АР'М и в конечном итоге способствует повышению качества АРМ.