3. Настройка экрана. Отображение рабочего листа на экране.

Вид экрана эксель может быть различным в зависимости от характера выполняемой работы и установок пользователя. Приступая к работе над документом эксель следует установить индивидуальную настройку эксель или проверить установку основных параметров. Стандартные установки для новой книги определяются в диалоговом окне параметры на вкладке: общие-вид-вычисления-правка-и др.Общие-(стиль устанавливается как R1C1)

Способы отображения документа: 1) обычный режим(устанавливается по умолчанию) 2) режим разметка страницы(отображается распределение содержимого рабочего листа по странице. На странице указывается ее номер, а границы проведены синими линиями) В этом режиме при работе с большими таблицами возникает необходимость закрепить заголовки столбцов и строк(окно – закрепить области, курсор в ячейке ниже и правее границы закрепления 3) во весь экран 4) предварительный просмотр

4. Запуск и завершение работы Microsoft Excel.

Запуск: 1) Контекстное меню (правая кнопка) на рабочем столе создать документ MS word

2) пуск / программы / word

3) через ярлык на рабочем столе

4) пуск / поиск / файлы и папки / winword.exe

5) рабочий стол / мой компьютер

6) через панель задач

7) через диспетчер задач

Завершение:

1. Alt+F4

2. Закрыть документ и сохранить

3. Диспетчер задач / файл / выход

5. Создание, открытие, сохранение и печать документа.

Создание – присвоение документу уникального имени и набор всего текста на клавиатуре

Существует два режима сохранения файла:

1. Разрешить быстрое сохранение – когда весь документ не перезаписывается, а лишь добавляется в конец исходного файла

Автосохранение устанавливает интервал времени, через который будет сохраняться данный документ

Вкладка / сохранение (уст. Пароль) / открыть только для чтения

2. Первоначальное сохранение нового документа – или уже существующего под другим именем на другом диске или другие папки

Файл / сохранить как /

Обязательно выбирать формат сохраняемого документа.

Если подготовлен стандартный по форме документ , который содержит типовые элементы текста, то его можно сохранить как шаблон документов и использовать в дальнейшем для создания новых документов.

Открытие документа

Возможные типы шаблонов и файлы:

1. Документ word *exe

2. Шаблон документов *dot

3. Текст в формате *rtf

4. Текстовые *txt

Печать документа

Для печати документа необходимо настроить параметры печати с помощью команды: сервис / параметры / вкладка / печать

Фоновая печать - возможно продолжение работы в word, во время печати документа.

Объекты печати:

1. Сведения документа

2. Печатная информация о документе на отдельной странице после завершения печати всего документа

3. Коды полей

6. Средства автоматизации ввода и редактирования данных.

1. автозавершение 2) автозамена 3) автозаполнение

1. Автозавершение используется для ускорения ввода текстов данных в ячейки. Эксель способен предвидеть намерения пользователя. Эксель формирует список слоев. Список слоев содержится в определенном столбце, и, когда эксель сформировал список слов, чтобы предвидеть намерения пользователя, сам показывает окончание пользователя. В контексте меню любой ячейки столбца с текстовыми данными имеется «выбрать из списка» Эту операцию удобно использовать при создании таблиц, которые содержат большое количество строк с повторяющимися текстовыми данными. Чтобы использовать возможность автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд. Режим автозавершения не используется для ввода даты, времени, чисел, формул и функций.

2. Автозамена работает в динамичном режиме, в отличие от автотекста, который вставляется под управлением пользователя. Элементы автозамены можно добавлять изменять и удалять. Элементы автозамены создаются с помощью команды: /вставка / автотекст / автотекст/автозамена/ и открывается диалоговое окно ( заменить – исходный текст, на – новый тест, с учетом или без переформатирования)

3. Автозаполнение служит для упрощения ввода в эл. табл. табл. однотипных данных и формул. Для заполнения пустых ячеек данными, содержащихся в раннее заполненных ячейках используются: а) правка – заполнить. б) маркер автозаполнения (крестик справа)

Для использования функции автозаплнения необходимо при настройке программы эксель ввести команду: сервис/параметры/ автозаполнение знач. ячеек. Автозаполнение может использоваться:

- Для одновременного ввода одного и того же значения или формулы в несколько ячеек

- Для ввода данных на несколько рабочих листов одновременно

- Для автозаполнения ячеек таблицы данными предварительно сформированных списков или формулами с помощью маркера автозаполнения

7. Форматирование данных в Excel .

1. Меню – формат

2. ПИ – форматирование

3. контекстное меню

4. формат – автоформат

Программа эксель позволяет около 20 стандартных образцов оформления таблиц с использованием различных шрифтов, способов обрамления и заливок. При необходимости можно выполнить частичное автоформатирование, т.е. изменить некоторые ( или отменить) параметры оформления. Формат – автоформат – параметры.

8. Условное форматирование в Excel.

9. Анализ и обработка данных ЭТ.

В табличном процессоре эксель существует широкий набор средств анализа и обобщения данных в эт. 2003: сервис – данные, 2007: данные

Для выполнения многих операций обработки таблиц с помощью команд меню/данные достаточно установить курсор в любую ячейку списка таблицы.

К средствам автоматизации обобщения и анализа данных эт относятся:

1)автоматические вычисления 2)поиск зависимых и влияющих ячеек, поиск ошибок на рабочем листе 3)средства для работы с бдд и списками, которые позволяют создавать, удалять. добавлять, осуществлять сортировку, фильтрацию, работать с бд в режиме формы с и помощью специальных функций. 4) Автоматическое подведение общих и промежуточных итогов 5)Возможность создания и использования структуры таблицы 6)консолидация (обобщение данных) 7) Создание и модификация сводных таблиц отчетов и диаграмм 8) Средства условного анализа что/если к которому относятся: подбор параметра, поиск решения, сценарии, таблица подстановки. 9) Различные надстройки, мастера, шаблоны.

10. Встроенные функции в Excel.

Для выполнения более сложных операций по обрамлению числовых и текстовых операций эксель позволяет включать в текст формул стандартные операции – Функции – заранее определенное выражение, которое имеет 1 или несколько аргументов и возвращает единственное значение. Все функции имеют одинаковый формат записи, и включает значения функции и перечень документов. Если написанные формулы начинаются с функции то перед именем функции ставиться знак «=». Аргументы записываются в круглых скобках, после имени функции. Скобки обязательно принадлежа функции, даже если у нее нет аргумента. Если аргументов несколько то один от другого отделяется точкой с запятой. Общее количество символов в формуле не может быть больше, чем 1024. Строка аргументов может содержать не больше чем 255 символов. Функции, в которых в качестве аргумента используется другая функция называется – вложенной.

В программе эксель разрешается вложенные функции до 7 уровня. В качестве аргументов функций могут использоваться числа (постоянные), адреса ячеек или диапазонов, имена ячеек и диапазонов, текст, формулы, другие функции, логические значения и т.д. Имена функций можно набирать на любом регистре ( но лучше вводить строчными буквами) После ввода строчные буквы преобразуются в прописные. В состав эксель входят свыше 300 функций(финансовые, математические, логические, статистические и т.д)

11. Список. Сортировка данных. Понятие о списке (базе данных).

Эт экселя можно использовать для организации работы с небольшими реляционными бд, в этом случае эт называется списком , или бд экселя. Список – бд, находящаяся на рабочем листе. В Связи с этим используется строка сиска – запись бд. Столбец списка – поле бд. Название столбца может занимать только 1 ячейку, и при работе с таблицей, как и с бд, называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которые занимают только 1 строку. Весь блок ячеек с данными называется областью данных.

1)Список содержит: фиксированное количество полей (столбцов) определенную структуру записи бд (строки) 2) Верхняя строка списка содержит имена полей 3) Имя – поле может состоять из нескольких слов любого алфавита (размещаются в 1 ячейке)

Список – эт, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают 1 строку.

Для создания списка: 1) выделяют ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей 2) выбираем формат ячеек - вкладка-выравнивание (по гориз.- по значению, по верт. – по верхн краю или центру.)

Можно выполнять следующие операции со списком: заполнить список данными, фильтровать списки в соответствии с определенными критериями, сортировать данные в списке, вычислять промежуточные итоги на основе требуемых функций, создавать итоговые сводные таблицы на основе информации из списка.

Сортировка данных списка. Сортировка – изменение порядка следования записей в списке. Сортировка данных – является базовой операцией любой таблицы. Осуществляется на том же листе. Важно осуществять сортировку в списке, т.к. многие операции блокировки данных, доступны только после проведения операции сортировки. Существует 3 уровня сортировки: 1)сортировать по 2) в результате сортировки записи, прошедш. 1 уровень 3)сортировка записи, кот. имеются одинаковые на 1 уровне.