1. Герб.

2. Назва міністерства.

3. Назва виду документа.

4. Номер.

5. Адресат.

6. Текст.

7. Адресант. Зразок

Телефонограма - це документ, який передається телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) і містить розпорядження, інфор­мацію вищих органів. Особа, якій адресується телефоногра­ма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис і та­ким чином підтверджує свою відповідальність за виконан­ня переданих розпоряджень або доведення інформації до відома.

На відміну від телеграми, телефонні повідомлення, як пра­вило, обмежені у відстані: їх передають у межах міста, райо­ну, області.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Номер.

3. Дата.

4. Адресант.

5. Адресат.

6. Текст.

7. Підпис. Зразок

Факс - це спосіб передачі різних за змістом документів за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера. Обов'язкові реквізити факсу такі:

1. Місце відправлення.

2. Адресат.

3. Телефон місця відправлення.

4. Дата відправлення.

Вони подаються англійською мовою або українські слова запису­ються латинськими літерами. Текст факсу пишеться без скорочень.

Факс - це поширений, але менш доступний спосіб передачі ін­формації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й те ж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авто­рів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсу. Зразок

2. Розпорядчі документи

Вказівка - це правовий акт, який видається керівником органу державного управління і має організаційно-методичний характер щодо виконання правових документів даного органу.

Вказівки видаються при оформленні відряджень, вирішен­ні організаційних питань, доведенні до виконавців норматив­них матеріалів та ін.

Реквізити:

1. Назва відомства, установи і структурного підрозділу.

2. Назва виду документа.

3. Дата.

4. Місце видання.

5. Індекс.

6. Заголовок.

7. Текст.

8. Підпис.

9. Відмітка про узгодження.

Текст вказівки починається словом ПРОПОНУЮ, яке друкується великими літерами.

Різновидом вказівки є припис - розпорядчий документ, який видається деякими посадовими особами і стосується устано­ви, її структурного підрозділу чи окремого працівника. У при­писі зберігаються всі реквізити вказівки. Зразок

Наказ - це розпорядчий документ, який видається керівником уста­нови і стосується організаційних та кадрових питань.

Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові) і накази із загальних питань (організаційні). Кадровими наказами оформ­ляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відря­дження, відпустки, заохочення, стягнення. Організаційні накази видаються при затвердженні перспективних, річних та інших пла­нів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

3. Місце видання.

4. Номер.

5. Дата.

6. Заголовок.

7. Текст, що складається з двох частин:

♦ констатуються та аналізуються факти;

•:♦ подаються розпорядження, заохочення або стягнення.

8. Підпис керівника установи.

9. Печатка. Зразки

Постанова - цим терміном називають два види документів.

1. Заключна частина протоколу засідання зборів, правління, президії та ін. Ця постанова включається у протокол чи додається до нього, при потребі може оформлятися як витяг із протоколу.

2. Правовий акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління та стосується кардинальних проблем.

Постанова оформляється на бланку. Реквізити: