1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видачі.

4. Номер.

5. Вихідний номер і дата письмового запиту про необхідність довідки (якщо такий існував).

6. Прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видається довідка.

7. Текст.

8. Призначення (куди подається довідка).

9. Підписи службових осіб.

10. Печатка. Зразок.

Доповідна записка - це документ на ім'я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службо­вих доручень або взятих на себе зобов'язань. Зміст доповідної за­писки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок.

1. Посада, прізвище та ініціали керівника, якому вона подається.

3. Текст.

4. Посада, прізвище та ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).

5. Дата складання.

Підпис. Зразок

Пояснювальна записка - цей термін використовується для назви двох документів:

1. Вступна частина іншого документа (плану, програми, проекту тощо), обґрунтовуються мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна.

2. Документ особистого характеру, а якому пояснюються певні дії особи (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи).

Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках - з ініціативи підлеглого. Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначен­ням таких реквізитів:

1. Адресата.

2. Назви виду документа.

3. Коду.

4. Прізвища (адреси) адресанта.

5. Заголовка.

6. Тексту.

7. Дати складення.

8. Підпису.

Якщо записка направляється за межі установи, її оформля­ють на бланку і реєструють. Зразок.

Звіт - це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи за певний період часу.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Стати­стичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом; текстові - на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

1. Заголовок (вказуються установа, напрям діяльності, звітний період).

3. Текст, який має такі частини:

• вступ (вказуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

• основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

• висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

5. Дата складання.

5. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться. Зразок

Лист - це документ, за допомогою якого відбувається спілкування між установами та особами.

Усі листи поділяються на такі, що потребують відповіді (про­хання, звертання, пропозиції, запити, вимоги), й такі, що не потребують її (попередження, нагадування, підтвердження, відмови, розпорядження, гарантійні, інформаційні).

До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, ли-сти-відмови, супроводжувальні листи, гарантійні листи, лис-ти-розпорядження, листи-повідомлення.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу одні­єї інстанції, циркулярний лист - цілій низці установ, колекти­вний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівни­ків кількох установ.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чисто­му аркуші паперу.

Реквізити:

1. Штамп.

2. Назва установи-адресата.

3. Номер.

4. Текст, що складається з двох частин:

• опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

• висновки та пропозиції.