Слияние

Используя слияние можно создать множество одинаковых по содержанию и форме документов, которые отличаются друг от друга данными получателей или другой информацией.

1. Подготовьте основной документ, в который введите и отформатируйте общий для всех писем текст.

2. Запустите мастер слияния Сервис \ Письма и рассылки \ Слияние… .

3. На панели Слияние установите переключатель Выбор типа документа в положение Письма и нажмите ссылку Далее. Открытие документа.

4. Установите переключатель Выбор документа в положение Текущий документ и нажмите ссылку Далее. Выбор получателей.

5. Переключатель Выбор получателей установите в положение в Создание списка и нажмите ссылку Создать.

   1. В диалоговом окне Новый список адресатов нажмите кнопку Настройка.

   2. В списке полей нужно оставить те поля, которые необходимы по уловию (например, фамилия, имя, город и т.п.), остальные поля удалить. Для удаления нужно выделить поле в списке полей и нажать кнопку Удалить, затем подтвердить удаление, нажав кнопку Да. Если нужных полей нет, то можно добавить недостающие поля. Для этого нажмите кнопку Добавить и в диалоговом окне Добавление поле введите имя поля и нажмите Ok.

   3. В некоторых случаях можно ввести поля, содержимое которых не будет отображаться в документе, но которые будут влиять на вид обращения к лицу, например поле Пол.

   4. В диалоговом окне Настройка списков адресов нажмите кнопку Ok.

   5. Последователь заполните все поля данными (после заполнения очередного поля нажимайте Enter). Для создания новой записи нажмите кнопку Создать запись. После ввода всех записей нажмите кнопку Закрыть. В окне Сохранение списка адресов введите имя списка и нажмите Сохранить.

6. Добавление поля Word. Чтобы в тексте появился текст, содержимое которого зависит от значения определенного поля, например, обращение к адресату Уважаемый или Уважаемая зависит от значения поля пол, добавьте в документ поле Word (условие IF-THEN-ELSE):

   1. Установите курсор в то место в тексте, в котором должен находится изменяющийся текст. Щелкните кнопку Добавить поле Word на панели инструментов Слияние и выберите из списка строку IF-THEN-ELSE. в диалоговом окне в списке Поле выберите поле от которого будет зависеть текст в списке Оператор – Равно, в поле Значение введите значение этого поля (например, поле Пол равно м). В поле Вставьте следующий текст введите текст, который будет выводится если поле примет введенное значение (например, Уважаемый), в поле В противном случае введите текст, соответствующий остальным вариантам (например, Уважаемая) и нажмите кнопку Ok.

7. Добавление полей слияния. Установите курсор в текст основного документа в то место, куда должно быть добавлено значение поля из списка, созданного в п. 5. Затем нажмите кнопку Поле слияния на панели инструментов Слияние , выберите нужное поле и нажмите кнопку Вставить.

8. Нажмите ссылку Далее. Просмотр писем на панели Слияние.

9. Просмотрите полученные письма нажимая на кнопочки Получатель на панели Слияние.

10. Нажмите ссылку Далее. Завершение слияния.