9. Доповідна (службова) записка

Доповідна записка — це документ, адресований керівнику орган­ізації або вищому органу управління. Вона містить викладення яко­гось питання з висновками та пропозиціями щодо його вирішення.

Доповідна записка складається тоді, коли є необхідність до­вести до відома керівника про наявні факти, події, про викона­ну роботу.

Доповідна записка повинна мати заголовок до тексту, який розкриває її зміст. Вона складається із двох частин. У першій частині тексту викладаються факти, події, що стали приводом до написання доповідної записки, а друга частина повинна містити висновки та пропозиції про конкретні дії, які на думку автора, необхідно здійснити за викладеними фактами.

Внутрішні доповідні записки повинні бути підписані праців­ником, а зовнішні, що направляються у вищі органи — керівни­ком організації.

Датою доповідної записки вважається дата її підпису.

Зразок доповідної записки

Директору фірми "Альфа" Григор´єву Ю.М.

Доповідна записка

03.06.01 р.

Про додаткове фінансування замовлення № 506____ .

Доводжу до Вашого відома, що ціни на поліграфічні послу­ги у III кварталі 2001 р. зросли на 10 %, а калькуляція витрат на замовлення № 506 передбачає витрати за старими цінами.

У зв´язку з цим прошу виділити додатково     грн. для за­вершення робіт за вказаним замовленням.

Начальник відділу реклами                               підпис                       Сич Ч.П.

 

Зразок службової записки, написаної агентом з продажу у рекламне агентство

Дата                                             Кому:                    Від кого:

Заголовок: Планування рекламної компанії

Початок нашої рекламної кампанії припадає на другу поло­вину січня 2002 року. Це зобов´язує нас дотримуватись визначе­ного графіка.

З 10 по 15 серпня нам необхідно прийняти остаточний план рекламної кампанії і визначити джерело фінансування. Пропо­ную призначити загальну нараду 11 серпня о 10 годині і провес­ти її у моєму офісі. На протязі першого тижня вересня ми по­винні надати наші плани для розгляду представникам кожного із шести регіонів.

Жирнов A.M. узгодить дати з усіма регіонами і до 1 серпня повідомить Вам про результати.

Якщо у Вас виникнуть якісь питання з приводу наших планів, телефонуйте нам.

Підпис                                                 Сич Ч.П.

10. Протокол

Протокол - це документ, в якому фіксується хід об­говорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.

За обсягом протоколи можуть бути:

- стислими - містять лише назви обговорених пи­тань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

- повними - назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповіда­чам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

- стенографічними - дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Протоколи складаються з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням харак­теру його роботи (загальні збори, виробнича нара­да, засідання кафедри тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата й місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників бага­то, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, на­ради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­кості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секре­таря).