1.4. Прийоми роботи у системі "ліга:закон". Способи пошуку документів

Відомості про систему, про налаштування, прийоми роботи, пошук документів, створення добірок та інше можна знайти у статтях довідкової системи ІПС "ЛІГА:ЗАКОН", яку викликають кнопкою на головній панелі інструментів, з рядка меню "Допомога" -> "Зміст допомоги" або функціональною клавішею F1.

Документи у ІПС можна шукати за реквізитами та за фрагментами тексту (контекстом) у базі даних системи. Крім цих основних способів пошуку є додаткові: у спеціалізованих інформаційних ресурсах (наприклад, "Консультації", "Типові договори"), за "Динамічним навігаторам" (ієрархічною структурою), за новими надходженнями тощо.

1.5. Пошук за реквізитами

Пошук за реквізитами здійснюється на основі первинної інформації про документ (слова з назви, видавник, дата прийняття, номер та інше). Реквізити у поля шаблону набирати на клавіатурі, використовувати список "Історії поля" (Рис.7 ) або вибирати у діалогових вікнах "Довідника значень".

Рис.7 Список "Історія поля"

Набір з клавіатури треба виконувати дуже уважно, не покладатися на свою пам'ять і перевіряти правильність відомих реквізи­тів. Якщо реквізит уводиться вперше, краще скористатися "Довід­ником значень", де містяться усі можливі значення реквізита. У подальшому зручно вибирати його зі списку "Історія поля".

Вікно шаблону "Пошук за реквізитами" (Рис.8 ) містить такі елементи:

1 - вибір "Області пошуку";

2 - кнопку початку пошуку;

3 - вкладки шаблонів пошуку у спеціалізованих базах системи "ЛІГА:ЗАКОН";

4 - перелік реквізитів;

5 - поле для вводу значень реквізитів;

6 - кнопку відкривання списку "Історія поля" з попередніми значеннями критеріїв пошуку;

7 - кнопку виклику "Довідника значень" видавників, упорядкованих за алфавітом;

8 - кнопку виклику "Довідника значень" видавників, упорядкованих за типами;

9 - кнопку виклику "Довідника значень" відповідного реквізиту;

10 - кнопку виклику календаря для вибору дат;

11 - кнопку виклику діалогового вікна для вибору інтервалу дат.

Пошук за реквізитами надає додаткову можливість пошуку груп документів, які стосуються одної тематики, за спеціаль­ним внутрішнім довід­ником "Ключові слова". Кожен документ, що включається до бази, описується кількома значеннями ключових слів, які відображають суть документа.

"Довідник значень" для різних полів має інший вміст (Рис. 9). Вікно довідника містить перелік усіх значень реквізиту, які можна вибирати, переглядаючи їх список - 1 або перейти на це значення, якщо ввести кілька літер у поле "Введіть перші літери:"-2. Логічні оператори-3, які вставляються відповідними кнопками, дозволяють створювати цілі пошукові вирази -4.

Рис. 8 Елементи інтерфейсу у вікні шаблону Пошук за реквізитами

Рис.9 Вікно довідника значень "Ключові слова"

У довіднику значень "Видавник" зберігаються усі назви видавників, що чинні на сьогоднішній день, і ті, які вживалися раніше, для існуючих нині і для ліквідованих чи реорганізованих закладів. У переліку назв використовуються такі позначення:

жирним шрифтом чорного кольору виділені видавці, назва яких змінила­ся;

сірим звичай­ним шрифтом - за­старілі назви;

сірим жирним шрифтом - назви організацій, які було реорганізо­вано чи ліквідова­но.

Якщо з переліку вибирають назву, яка змінювалась, на екрані з'явиться запитання чи дода­вати у запит усі синоніми (Рис. 10).

Рис.10 Запит на додавання усіх назв видавника

В ибір відповіді "Так" додасть у пошуковий вираз усі назви, які будь-коли використовувалися (Рис. 11).

Для полів дат "Довідник значень" має інший вигляд (Рис. 12). Початкова і кінцева дати вводяться у відповідні поля переміщен­ням повзунка по шкалі часу або точніше за допомогою кнопки.

Рис.11 Пошуковий вираз із переліком усіх синонімів обраного видавника

Рис.12 Довідник значень інтервалів дат

На інших вкладках "Робочого столу" си­стеми "ЛІГА:ЗАКОН" шаблони пошуку ма­ють різні набори реквізитів для пошуку до­кументів у відповідних спеціалізованих ба­зах системи.

Здійснюючи пошук за реквізитами, пам'ятайте, що надмірна кількість заповнених полів заважає успішному пошуку. Заповнюйте лише важливі реквізити. Якщо ви не знайшли документ, який точно є у базі, спочатку перевірте, чи не помилилися ви при вводі значень, а потім спробуйте зменшити кількість заповнених реквізитів за рахунок менш важливих.

Для пошуку не обов'язково заповнювати всі реквізити вікна пошуку, а лише кілька з них, які достеменно відомі. Слідкуйте за тим, щоб вибрані реквізити не суперечи­ли один одному. Наприклад, не можна вибирати реквізити "Вид" документа "закон", а "Видавник" - "Конституцій­ний суд". Це некоректно задані умови пошуку, бо Конституцій­ний суд не видає законів.

Слова для пошуку в полях реквізитів уводять на мові інтерфейсу.

З аповнюючи реквізити, пам’ятайте, що у полі Слова з назви не варто писати сполучники, слова можна скорочувати, крім випадку написання точної повної назви документа. У полі номерів документів, які містять арабські та римські цифри, останні записуються як символи латин­ського алфавіту. Ключові слова вибирайте тільки з "Довід­ника значень" або, якщо є список "Історії поля", можна вибрати у цьому списку.

Рис.13 Додаткова панель інструментів для шаблонів пошуку

П іктограми додаткової па­нелі інструментів (Рис.13) "Пошук"- 1, "Очистити"-2 та "Сортувати перелік за реквізитом..." - 3 запускають відповідні процедури. Піктограма "Сортувати..." дозволяє задати один із способів упорядкування (Рис.14 ) списку перед створенням нового запиту на пошук. Піктограма "Очистити" звільняє усі поля від введених раніше даних перед створенням нового запиту на пошук.

У

Рис.14 Способи сортування

системі широко використовуються контекстні меню команд для різних режимів роботи. Перелік команд меню пошуку за реквізитами (Рис. ) дає можливість виконати пошук документів за введеними у поля реквізитами, звільнити усі поля та їх історію чи активне поле для вводу нових значень, застосовувати логічні

Рис.15 Групи команд, які застосовуються у режимі Пошук за реквізитами

операції для створення пошукових виразів, задати спосіб сортування у переліку знайдених документів, копіювати, вирізувати чи вставляти значення через буфер обміну та зберігати створені запити у спеціальному сервісі "Портфелі".

Якщо за заданими умовами не знайдено жодного документа, система показує повідомлення (Рис.16 ).

Рис.16 Повідомлення про відсутність у базі документів,

які задовольняють заданим умовам

У разі успішного пошуку, на "Робочому столі" відображаєть­ся список знайдених документів, а на панелі відкритих вікон – відповідна піктограма. Для зручності роботи зі списком, до нього можна застосувати команду "Сортувати перелік за реквізитом…" як до початку пошуку, так і після його успішного виконання. У заголовку вікна відображення упорядкованого списку з'являється додатковий запис про вибраний спосіб сортування (Рис. 17).

Рис.17. Заголовок вікна переліку документів,до якого застосовано сортування

Документи у списку (Рис. 18) нумеруються араб­ськими цифрами. Активний документ виділений рамкою. Щоб його відкрити, можна двічі клацнути лівою кнопкою миші або вибрати команду "Відкрити документ" з контекстного меню для списків, або з меню "Перелік документів" рядка меню системи. Вибраний документ відкривається на "Робочому столі" системи, а на панелі відкритих вікон з'являється піктограма відкритого документа.

Якщо за вашим запитом жодного документа не знайдено, спочатку перевірте правильність і корект­ність уведених реквізитів, а потім спробуйте використати інші способи пошуку.

Рис.18 Заголовок вікна переліку документів, до якого застосовано сортування