Порядок передачи дел в архив
Не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве они передаются в архив организации. Передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу.
Передача дел осуществляется по описям в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации.
При подготовке дел структурных подразделений к передаче в архив, работник архива проверяет правильность их оформления и формирования. Проверяется также соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Если обнаруживается отсутствие каких-либо дел, включенных в опись, составляется соответствующая справка.
Прием дел от структурных подразделений осуществляется заведующим архивом или должностным лицом, ответственным за архив. На обоих экземплярах описи делаются отметки о наличии каждого дела. В конце описи указывается количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Под этим ставят подписи ответственный за архив, принявший дела, и сотрудник структурного подразделения, передавший их. При приеме на хранение дел с особо ценными документами проверяют количество листов каждого дела.
Вместе с делами в архив передаются и регистрационные картотеки на документы организации. Наименование каждой картотеки должно быть включено в опись.
Контрольные вопросы
Что понимается под подготовкой дел к архивному хранению?
Дайте определение экспертизы ценности документов. Какие задачи решаются при проведении экспертизы?
Какие критерии определения ценности документов лежат в основе проведения экспертизы?
Каков порядок организации и проведения экспертизы ценности документов? Какими документами оформляются ее результаты?
Что такое «частичное» и «полное» оформление дел? Когда они проводятся?
Что такое заверительная подпись?
Назовите виды описей дел.
Каково назначение описей дел в делопроизводстве?
Что входит в состав справочного аппарата описи? К каким видам описей он составляется?