Группировка записей и вычисления в отчетах
В отчетах можно сортировать данные по возрастанию и по убыванию. Также можно группировать записи по одному или нескольким полям и отображать промежуточные и общие итоги в отчете. Для того чтобы сгруппировать данные в отчете, нужно выполнить команду Вид/ Сортировка и группировка. В диалоговом окне Сортировка и группировка в первой строке столбца Поле/Выражение нужно выбрать поле или ввести выражение, по которому нужно сгруппировать записи. Поле или выражение, указанное в первой строке, определяет первый (основной) уровень группировки, вторая строка бланка определяет второй уровень группировки и т. д. Затем в ячейке столбца Порядок сортировки нужно установить порядок сортировки записей.
Имеется возможность добавить заголовок и примечание для каждой группы в отчете. В данном отчете сгруппированы заказы с общей датой доставки товаров. В заголовке отображается значение, по которому группируются записи, а в примечании промежуточные итоги для группы. В верхнем колонтитуле отображаются сведения, такие как название формы и заголовки столбцов, которые печатаются сверху на
Настройка отчета
Форматирование отчета
Вставка названия (надписи)
Вставка даты и времени
Используйте панель инструментов Формат для изменения шрифта и начертания, выравнивания текста, изменения ширины линий и границ, а также применения цветов и эффектов оформления.
Выполните выравнивание элементов управления с помощью линеек.
Разместите элементы управления в области данных или в других разделах отчета.
С помощью панели элементов добавьте элементы управления, такие как надписи и поля.
Режимы предварительного просмотра и просмотра образца
После создания отчета в режиме конструктора его можно просмотреть в режиме предварительного просмотра или в режиме просмотра образца.
В режиме предварительного просмотра отчет отображается так, как он будет выглядеть при печати.
В режиме просмотра образца можно просмотреть макет отчета. В этом режиме в отчете выводятся только несколько записей для примера.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 6
Цель: изучить способы создания отчетов в Microsoft Access, научиться выполнять итоговые вычисления, а также сортировку и группировку записей в отчетах. Научиться форматировать отчеты и публиковать отчеты в Microsoft Word.
Оборудование: компьютер.
СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ
Откройте базу данных Учет договоров.mdb.
Создание автоотчета
Создайте автоотчет в столбец на основе таблицы Сведения о сотрудниках. Отчет сохраните под именем Сведения о сотрудниках.
Создайте автоотчет ленточный на основе таблицы Юристы. Отчет сохраните под именем Юристы.
Создание отчета с помощью мастера отчетов
С помощью мастера отчетов создайте отчет Неоплаченные договоры на основе Запроса 2. В отчет включите все поля кроме полей Текст договора и Отметка об оплате.
Создание отчета в режиме конструктора
В режиме конструктора создайте отчет Договоры на основе таблицы Реестр договоров. В отчет включите все поля кроме поля Текст договора.
Форматирование и настройка отчета
Выровняйте все элементы управления отчета Договоры и измените их размеры так, как показано на образце 1 (области для вывода данных, которые не отображаются полностью, или накладываются на подписи полей, при помощи мыши переместите правее, в областях для вывода данных установите выравнивание текста по левому краю). Просмотрите полученный отчет в режиме предварительного просмотра. Вернитесь в режим конструктора.
