Создание отчета с помощью мастера отчетов
Мастера помогают быстро создать отчеты различных типов. Мастер наклеек используется для создания почтовых наклеек, мастер диаграмм помогает создать диаграмму, а мастер отчетов создавать стандартные отчеты. Мастер выводит на экран вопросы и создает отчет на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить отчет в режиме конструктора.
Для того чтобы создать отчет с помощью мастера, нужно выполнить команду Отчеты/ Создать/ Мастер отчетов/ выбрать таблицу или запрос, на основе которых будет строиться отчет/ ОК/ в диалоговом окне Создание отчета нужно выбрать поля для отчета (см. рис. 1)/ Далее/ выбрать макет отчета/ Далее/ выбрать стиль отчета/ Далее/ задать имя отчета/ Готово.
Рисунок 1. Создание отчета с помощью мастера
Создание автоотчета
Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Для того чтобы создать автоотчет, нужно выполнить команду Отчеты/ Создать/ Автоотчет/ выбрать вид автоотчета: ленточный или в столбец (см. рис. 2)/ выбрать таблицу или запрос, на основе которых будет строиться отчет/ ОК.
Рисунок 2. Создание автоотчета
Автоотчеты бывают двух типов: ленточные и в столбец. В автоотчете в столбец каждое поле располагается на отдельной строке; подпись находится слева от поля. В ленточном автоотчете поля каждой записи находятся на отдельной строке; подписи печатаются сверху, один раз для каждой страницы.
Создание отчета в режиме конструктора
Режим конструктора предоставляет наибольшие возможности по созданию и редактированию отчетов. Для создания отчета в режиме конструктора нужно выполнить команду Отчеты/ Создать/ Конструктор/ выбрать имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, из которых нужно создать отчет/ OK. Затем нужно мышью перетащить поля из списка полей таблицы в область данных отчета (см. рис. 3).
Рисунок 3. Пример создания отчета в режиме конструктора
Пользователь может перемещать элементы управления, изменять их размеры и задавать свойства. В отчет можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты и времени и других полезных сведений.
Разделы отчета
Сведения в отчете могут быть разбиты на разделы. Все отчеты содержат Область данных, но отчет также может включать следующие разделы: Заголовок отчета, Верхний колонтитул, Нижний колонтитул и Примечание отчета (см. рис. 3). Каждый раздел отчета имеет свое предназначение и печатается в определенном порядке. В режиме конструктора разделы представлены в виде полос, и каждый содержащийся в отчете раздел представлен только один раз. В напечатанном отчете разделы могут повторяться неоднократно. Способ отображения сведений в каждом разделе определяется расположением элементов управления, таких как надписи и поля.
Заголовок отчета выводится один раз в начале отчета. Этот раздел используется для размещения таких элементов как эмблема компании, название отчета или дата печати. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом на первой странице отчета.
Верхний колонтитул выводится сверху на каждой странице отчета. Этот раздел используется для отображения таких элементов как заголовки столбцов.
Область данных содержит основные данные отчета. Этот раздел повторяется для каждой записи в базовом источнике записей.
Нижний колонтитул выводится снизу на каждой странице отчета. Этот раздел используется для отображения таких элементов как номера страниц.
Примечание отчета выводится один раз в конце отчета. Этот раздел используется для размещения таких элементов как итоговые значения. Примечание отчета является последним разделом в режиме конструктора отчета, но печатается перед нижним колонтитулом в печатном отчете.
Пользователь имеет возможность скрыть раздел или изменить его размеры, добавить рисунок или задать цвет фона раздела. Можно также изменять свойства, определяющие, как будет печататься содержимое раздела.
Можно не использовать в отчете заголовок, колонтитулы и примечание. Чтобы включить их в отчет нужно выбрать в меню Вид команды Заголовок/примечание отчета и Колонтитулы.
В окне конструктора отчета видны линии сетки, расположенные на расстоянии одного сантиметра друг от друга. По линиям сетки удобно выравнивать столбцы и строки элементов управления. Для включения и выключения отображения сетки нужно выбрать команду Сетка в меню Вид.