Запросы с параметрами

Параметрические запросы позволяют задавать конкретные условия отбора данных непосредственно при выполнении запроса. При запуске запроса с параметрами на выполнение выводится диалоговое окно с приглашением ввести критерий для отбора записей.

Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет. При печати данного отчета Microsoft Access выводит на экран приглашение ввести месяц, данные за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Microsoft Access выполняет печать соответствующего отчета.

При создании параметрического запроса, прежде всего, формируется запрос на выборку, и задаются стандартные, не изменяющиеся условия отбора. Далее для поля, которое предполагается использовать в качестве параметра, в ячейку строки Условие отбора вводится необходимый оператор и имя параметра, заключенное в квадратные скобки (см. рис. 8).

Рисунок 8 Создание запроса с параметром в режиме конструктора

Это имя выводится в диалоговом окне при запуске запроса (см. рис. 9), и поэтому в качестве имени параметра удобно использовать какую-либо содержательную фразу или приглашение на ввод данных.

Рисунок 9. Ввод конкретного значения параметра

В одном запросе можно установить несколько параметров, однако каждый параметр должен иметь свое уникальное имя.

Затем, выполнив команду Запрос/ Параметры..., в диалоговом окне Параметры запроса (рис.10) необходимо перечислить имена всех параметров, используемых в запросе, и для каждого параметра определить тип данных/ нажать кнопку ОК. Следует иметь в виду, что текст, введенный в качестве имени параметра в бланке запроса, должен в точности соответствовать тексту, введенному в диалоговое окно Параметры запроса. В противном случае Access воспринимает их как два разных параметра.

Рисунок 10. Диалоговое окно Параметры запроса

При удалении параметра из бланка запроса необходимо удалить его и из диалогового окна Параметры запроса.

Перекрестные запросы

Перекрестные запросы используют для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос позволяет провести группировку и вычисления, а также представить данные в компактном виде, напоминающем электронную таблицу. Результат выполнения перекрестного запроса представляет собой таблицу, отображающую результаты вычислений (сумма, количество записей, среднее значение и т.п.), выполненных по данным из какого-либо поля таблицы. Результаты вычислений группируются по двум наборам данных, один из которых располагается в левом столбце таблицы, образуя заголовки строк, а другой – в верхней строке, образуя заголовки столбцов. В примере на рисунке 11 в запросе вычисляется количество договоров, заключенных каждым юристом с каждым предприятием.

Рисунок 11. Пример выполнения перекрестного запроса

Для создания перекрестного запроса в режиме конструктора необходимо указать поля, значения которых будут заголовками столбцов и строк, а также поле, значения которого следует использовать в вычислениях. Для этого по команде Запрос/ Перекрестный в бланк запроса добавляются строки Групповая операция и Перекрестная таблица.

Строка Перекрестная таблица используется для определения роли поля в перекрестной таблице (Заголовки строк, Заголовки столбцов, Значение). Для поля, которое будет использоваться в качестве заголовков строк перекрестной таблицы, нужно щелкнуть ячейку строки Перекрестная таблица и выбрать Заголовки строк. Для поля, которое будет использоваться в качестве заголовков столбцов перекрестной таблицы, нужно щелкнуть ячейку строки Перекрестная таблица и выбрать Заголовки столбцов. Для поля, значения которого будут использоваться в вычислениях в перекрестной таблице, нужно щелкнуть ячейку строки Перекрестная таблица и выбрать Значение. Пункт Значение можно выбрать только для одного поля.

Строка Групповая операция позволяет указать, какие именно вычисления необходимо произвести в перекрестном запросе. В поле, которое используется в качестве значения, в строке Групповая операция нужно выбрать статистическую функцию, которая будет использована для заполнения перекрестной таблицы (например, Sum, Avg, Count или др.).

В рассматриваемом примере на рисунке 12 в качестве заголовков строк выбрано поле Юрист, в качестве заголовков столбцов – поле Организация, в качестве значения, которое будет использоваться для вычислений, выбрано поле Сумма договора, руб. Для вычисления количества договоров выбрана функция Count, которая находит количество сгруппированных записей.