Тема 1 понятие базы данных, систем управления базами данных. Работа с учебной базой данных Определение и назначение базы данных и систем управления базами данных

В сфере юридической деятельности существует множество задач, включающих накопление, обработку, поиск и анализ информации. Для автоматизации таких задач создаются и применяются системы управления базами данных.

База данных – это совокупность связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку.

Система управления базами данных (СУБД) представляет собой комплекс программных средств, необходимых для создания и использования баз данных.

В качестве примеров СУБД можно привести MS Access, FoxPro, FoxBase, Clarion, Oracle, Paradox, dBase и др.

Модели данных

База данных может быть основана на одной или на совокупности нескольких моделей. Существуют три основных модели данных: реляционная, иерархическая и сетевая.

1. Иерархическая модель данных представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево. Принцип работы модели заключается в том, что несколько узлов более низкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня. К основным недостаткам модели следует отнести затруднение поиска и сортировки данных, невозможность перехода по записям одного уровня (необходимо выйти на предыдущий уровень и войти в другую ветвь связей). В связи с этим была разработана новая сетевая модель данных.

2. Сетевая модель базы данных стала улучшенной иерархической моделью. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако в сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней. Но она также имела свои недостатки (сложность изменения структуры базы данных, работа с базами данных осуществлялась только программистами и др.), что и привело к появлению новой модели – реляционной.

3. В реляционных (от латинского relatio – отношение) базах данных информация организована в виде нескольких таблиц, связанных между собой. Установленные связи позволяют избежать дублирования информации, так как нет необходимости одни и те же данные вводить сразу в несколько таблиц, достаточно просто установить нужные связи. Кроме того, реляционные базы данных позволяют легко производить изменения, поскольку изменения в одной таблице приводят к автоматическим заменам в других, связанных с ней. Над этой моделью базы данных очень удобно производить следующие действия: сортировку данных, выборку данных по группам, поиск записей.

Назначение и возможности ms Access

Microsoft Access – это программа для управления реляционными базами данных, входящая в состав прикладных программ Microsoft Office. «Аccess» в переводе с английского означает «доступ».

MS Access идеальна для решения и автоматизации небольших офисных задач. Access легко интегрируется с другими приложениями Microsoft Office. К недостаткам программы можно отнести ограниченный объем обрабатываемых данных.

В профессиональной деятельности юристов средства MS Access могут использоваться для:

• ведения информации о заказах;

• ведения информации о клиентах;

• ведения информации о деловых контактах;

• ведения адресного справочника;

• накопления и переработки криминалистической информации;

• ведения претензинно-договорной работы и др.