выполняется практическое задание по разработке служебных писем в соответствии с представленными управленческими ситуациями.

Основные вопросы:

1. Значение информационно-справочных документов в управленческой деятельности. Их состав.

2. Письмо как основной вид документа для осуществления обмена информации.

3. Разновидности деловых писем.

4. Правила составления и оформления служебных писем.

Литература:

1. Борисова, Е. Элементы стиля : Принципы убедительного делового письма / Е. Борисова. - М. : Альпина Бизнес Букс, 2009.

2. Быкова, Т. А. Делопроизводство : учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М. : МЦФЭР, 2006.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов. Утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

4. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления : Учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – М. : ИНФРА-М ; Новосибирск : Сибирское соглашение, 2007.

5. Кирсанова, М.В. Деловая переписка : учебно-практ. пособие / М.В. Кирсанова, Н.Н. Анохина, Ю.М. Аксенов. – 3-е изд. – М. : ИНФРА-М, 2007.

6. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М. : ООО "Журнал "Управление персоналом", 2007.

7. Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи".

8. Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 222 (ред. от 03.06.2008) "Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи".

9. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Периодические издания:

1. Янковая, В.Ф. Виды и разновидности деловой переписки / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. – № 6. – С. 25-30.

2. Янковая, В.Ф. Гарантийное письмо / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2008. – № 7. – С. 22-24.

3. Янковая, В.Ф. Информационное письмо / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. – № 7. – С. 31-35.

4. Янковая, В.Ф. Коммерческое предложение (оферта) / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. – № 1. – С. 30-36.

5. Янковая, В.Ф. Ответы на обращение граждан / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2008. – № 10. – С. 30-34.

6. Янковая, В.Ф. Письмо-заявка / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. – № 12. – С. 31-34.

7. Янковая, В.Ф. Письмо-напоминание / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. – № 9. – С. 34-35.

8. Янковая, В.Ф. Рекламное письмо / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. – № 10. – С. 30-34.

9. Янковая, В.Ф. Сопроводительные письма / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2007. – № 8. – С. 31-35.

10. Янковая, В.Ф. Этикетные письма / В.Ф. Янковая // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2008. – № 9. – С. 32-36.

Интернет-ресурсы

1. «Справочник секретаря и офис-менеджера» www.sekretariat.ru

2. «Энциклопедия делопроизводства» http://www.edou.ru/enc/

5.Оценочные средства для текущего контроля успеваемости, промежуточной аттестации по итогам освоения дисциплины и учебно-методическое обеспечение самостоятельной работы студентов

В соответствии с учебным планом осуществляется оперативный и итоговый контроль.

Оперативный контроль предназначен для определения качества усвоения лекционного материала. Подобный контроль проводится либо в письменной (письменный опрос слушателей), либо – в устной форме.

Итоговый контроль по курсу «Документационное обеспечение управления» проводится в форме зачета (компьютерное тестирование).

Вопросы к зачету

1. Понятие «документ». Классификация и функции документов.

2. Понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управление».

3. Вопросы документирования в законодательных актах.

4. Вопросы документирования в нормативно-методических актах.

5. Реквизит документа. Состав обязательных реквизитов.

6. Бланк документа. Виды бланков. Понятия «формуляр», «образец документа».

7. Бланки с изображением государственного герба и герба субъекта федерации.

8. Автор документа. Порядок обозначения наименования организации. Справочные данные об авторе.

9. Дата документа. Порядок оформления дат.

10. Состав удостоверения документов. Электронная подпись.

11. Печати и их назначение. Порядок проставления печати на документах.

12. Утверждение документов.

13. Обозначение адресата. Порядок оформления почтового адреса.

14. Отметки на документе как отражение этапов его создания и прохождения.

15. Общие требования к тексту документу. Сценарий подготовки документа.

16. Особенности составления и оформления организационных документов. Устав, его составление и оформление.

17. Инструкция. Виды инструкций. Особенности составления и оформления.

18. Система распорядительной документации. Особенности составления и оформления распорядительных документов.

19. Приказ как правовой акт. Виды приказов.

20. Постановления и решения как правовые акты. Их составление и оформление.

21. Документирование деятельности коллегиальных органов. Виды протоколов. Требования к составлению и оформлению протоколов.

22. Информационно-справочная документация. Назначение и состав.

23. Акт. Разновидности актов. Особенности составления и оформления.

24. Письмо. Виды писем по назначению, содержанию. Особенности требований к составлению и оформлению.

25. Справка. Виды справок. Особенности требований к составлению и оформлению.

26. Особенности составления и оформления документов личного характера: заявления, резюме, расписки, объяснительные записки.

27. Понятие «документооборот». Общие принципы организации. Основные этапы.

28. Прием документов. Первичная обработка.

29. Регистрация документов и контроль исполнения.

30. Порядок обработки входящих и исходящих документов.

31. Особенности работы с электронными документами и электронными сообщениями.

32. Требования к организации работы с письменными обращениями граждан.

33. Текущее хранение документов.

34. Понятие «номенклатура дел». Виды номенклатур.

35. Основные правила формирования дел. Ответственность за сохранность документов.

36. Понятие «экспертиза ценности документов». Перечни документов со сроками хранения.

37. Порядок оформления и уничтожения документов.

38. Единые требования в подготовке дел к архивному хранению.

39. Архив организации. Его значение и функция. Подготовка дел к передаче на государственное хранение.

40. Регулирование документной информации персонального характера и коммерческой тайны. Взаимоотношения с правоохранительными органами.

МАТЕРИАЛЫ ДЛЯ ТЕСТОВОЙ СИСТЕМЫ

Пояснительная записка

Цель: оценка уровня теоретических знаний, практических умений, предусмотренных рабочей программой.

Форма применения: тестирование. В тесте содержатся задания и варианты ответов, из которых необходимо выбрать один правильный.

Задания соответствуют рабочей программе. Тест содержит 20 вопросов. Оценка знаний производится по следующей системе:

Примеры тестовых заданий

1. Реквизит документа – это:

1. Его отдельный элемент.

2. Часть служебного письма.

3. Фирменный бланк.

2. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адресат»?

1. Директору школы № 69

Матвеевой Тамаре Петровне

2. Директору школы № 69

Т.П. Матвеевой

3. 129128, Москва, ул. Ростова, 7

Директору школы № 69 г-же Матвеевой Т.П.

4. Директору Московской школы № 69

Т.П. Матвеевой

3. При адресовании документа физическому лицу инициалы ставят:

1. Перед фамилией адресата.

2. После фамилии адресата.

3. Оба варианта верны.

4. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении?

1. Приложение: 1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.

2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.

2. Приложение: на 6 л. в 1 экз.

3. Приложение в 1 экз. – «Справка о согласовании проекта», «Отзыв по проекту».

5. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя?

1. Для контроля выполняемых поручений.

2. Для оперативной связи с исполнителем.

3. Для придания документу юридической силы.

6. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?

1. Ректор академии __________________ В.А. Петрова

2. Ректор академии __________________ Петрова В.А.

3. Ректор Сибирской академии государственной службы _______________ В.А. Петрова

7. План работы информационного центра утвержден решением методического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?

1. УТВЕРЖДАЮ

Решение методического совета

от 12.08.2007 г. № 14

2. УТВЕРЖДЕН

Решением методического совета

от 12.08.2012 № 14

3. «УТВЕРЖДЕН»

Решение методического совета

от 12.08.2007 г. № 14

8. В отсутствии руководителя документ подписывает заместитель, исполняющий обязанности руководителя. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись»?

1. За Директор ____________________________________ А.И. Петров

(подпись его заместителя Г. В. Сидорова)

2. / Директор _____________________________________ А.И. Петров

(подпись его заместителя Г. В. Сидорова)

3. Директор ______________________________________ А.И. Петров

(подпись его заместителя Г. В. Сидорова)

4. И.о. директора ______________ Г.В. Сидоров

личная подпись

9. Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется:

1. На бланке первой организации.

2. На бланке второй организации.

3. На листе формата А4.

4. Создается бланк двух организаций.

10. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

1. Положение о структурном подразделении.

2. Штатное расписание.

3. Правила внутреннего распорядка.

4. Все перечисляемые выше документы.

11. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа?

1. Визы согласования.

2. Грифа согласования.

3. Бланка согласования.

12. Какой распорядительный документ издается на основе единоначалия?

1. Решение.

2. Протокол.

3. Приказ.

13. Какая часть приказа является обязательной?

1. Констатирующая.

2. Распорядительная.

3. Объяснительная.

14. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?

1. В уставе организации.

2. В положении о структурном подразделении.

3. В должностной инструкции руководителя.

15. Что означает виза юриста на приказе?

1. Внутреннее согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону.

2. Обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

3. Делопроизводственная отметка, подтверждающая, что юрист ознакомился с данным документом.

16. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца письма?

1. Вид документа.

2. Дата документа.

3. Наименование организации.

4. Заголовок к тексту.

17. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»?

1. Копия верна

Инспектор отдела кадров ______________ И.И.Петрова

личная подпись

2. Верно

Инспектор отдела кадров ______________ И.И.Петрова

личная подпись

20.05.2008

3. Верно:

Инспектор отдела кадров ______________ И.И.Петрова

личная подпись

18. Что является датой протокола?

1. Дата подписания протокола.

2. Дата заседания коллегиального органа.

3. Дата регистрация протокола в учетных документах.

19. Кем подписываются акты, составляемые комиссией?

1. Руководителем организации.

2. Председателем комиссии.

3. Председателем и членами комиссии.

4. Председателем и секретарем комиссии.

20. На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

1. Просьбах.

2. Сопроводительных письмах.

3. Информационных письмах.

4. Ответах.

Ключ к тесту:

1. А)

2. Б)

3. Б)

4. А)

5. Б)

6. А)

7. Б)

8. Г)

9. Г)

10. Г)

11. Б)

12. В)

13. Б)

14. А)

15. А)

16. А)

17. Б)

18. Б)

19. В)

20. Г

6. Учебно- методическое и информационное обеспечение дисциплины

Основная литература:

Законодательство и нормативно-правовые акты

1. Конституция Российской Федерации.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Принят 30.11.1994 № 51-ФЗ.

3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Принят 30.12.2001 № 195-ФЗ.

4. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФЗК «О Государственном гербе Российской Федерации».

5. Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации».

6. Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».

7. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

8. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

9. Федеральный закон от 18.12.1997 № 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов».

10. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

11. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

12. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании».

13. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

14. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

15. Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи».

16. Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 222 «Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи».

17. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

18. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. Утвержден постановлением Госстандарта СССР от 17.07.1972 № 1411 (в ред. от 13.10.1982).

19. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

20. ГОСТ Р 51511-2001. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования. Утвержден постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст (в ред. от 04.03.2004).

21. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов. Утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

22. ГОСТ Р ИСО № 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования».

23. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

24. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

25. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.

26. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

27. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные Постановлением Минтруда от 26.03.2002 № 23.

28. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Нормативные документы следует изучать в последней редакции с учетом изменений и дополнений.

Учебная литература

1. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления : Учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. – М. : ИНФРА-М ; Новосибирск : Сибирское соглашение, 2007.

2. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М. : ООО "Журнал "Управление персоналом", 2007.

3. Раздорожный, А.А. Документирование управленческой деятельности : учеб. пособие / А.А. Раздорожный. – М. : ИНФРА-М, 2009.

Дополнительная литература

1. Бардаев, Э.А. Документоведение : учебник / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. – 2-е изд., стереотип. – М. : Академия, 2010.

2. Борискин, В. В. Государственное управление, государственная служба и их документационное обеспечение : учебн. пособие / В. В. Борискин. – М. : ТК Велби, Проспект, 2006.

3. Борисова, Е. Элементы стиля : Принципы убедительного делового письма / Е. Борисова. - М. : Альпина Бизнес Букс, 2009.

1. Быкова, Т. А. Делопроизводство : учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М. : МЦФЭР, 2006.

   1. Заика, И.Т. Документирование системы менеджмента качества : учеб. пособие / И.Т. Заика, Н.И. Гительсон. – М. : КноРус, 2010.

   2. Информационные системы и технологии в экономике и управлении : учебник / под ред. проф. В.В. Трофимова. – М. : Высшее образование, 2007.

   3. Кирсанова, М. В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила : практ. пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. – М. : Омега-Л, 2007.

   4. Кирсанова, М.В. Деловая переписка : учебно-практ. пособие / М.В. Кирсанова, Н.Н. Анохина, Ю.М. Аксенов. - 3-е изд.. - М. : ИНФРА-М, 2007.

   5. Козырев, А. А. Информационные технологии в экономике и управлении : учебник / А.А. Козырев. – СПб. : Изд-во Михайлова В.А., 2005.

   6. Кухаренко, Т.А. Персональные данные : Кто что и зачем должен о нас знать / Кухаренко, Т.А. – М. : Эксмо, 2010.

   7. Лопатникова, Е. А. Делопроизводство : образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. – М. : Омега-Л, 2006.

   8. Непогода, Александр Владимирович. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации : 75 образцов основных документов / А.В. непогода, П.А. Семченко. - М. : Омега-Л, 2007.

   9. Новикова, М. М. Документационное обеспечение управления : учебный курс / М. М. Новикова. – М. : «Ось-89», 2006.

   10. Охотников, А. В. Документоведение и делопроизводство : учебн. пособие / А.В. Охотников. – М. : ИКЦ "Март", 2005.

   11. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления : учебно-практ. пособие / М.Ю. Рогожин. – М. : ТК Велби:Проспект, 2010.

   12. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство : курс лекций / М.Ю. Рогожин. – М. : ТК Велби:Проспект, 2010.

   13. Филинова, И.М. Документирование управленческой деятельности : практикум / И.М. Филинова. – М. : Аспект Пресс, 2009.

Периодические издания

1. «Делопроизводство»

2. «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Интернет-ресурсы

3. «Справочник секретаря и офис-менеджера» www.sekretariat.ru

4. «Энциклопедия делопроизводства» http://www.edou.ru/enc/

1. Материально-техническое обеспечение дисциплины

На лекциях используется компьютерный мультимедийный проектор.

Для проведения практических занятий используется компьютерный класс с подключением в Интернет и правовым базам данных.

Зачет проходит в форме компьютерного тестировоания.

8.Словарь терминов и персоналий

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

Архив (ндп.¹ архивохранилище) – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью их использования.

Архивный орган (архивное учреждение) – учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению.

Архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.

Архивная копия – официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных.

Архивная опись – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.

Архивная справка – официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника

Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторических и/или логически связанных между собой.

Архивный фонд личного происхождения – архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.

Архивный фонд Российской Федерации – совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Архивохранилище (ндп. архив) – специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.

Аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Ведомственное хранение архивных документов – хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами.

Вид письменного документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Выделение документов к уничтожению – выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

Государственная часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной или муниципальной собственностью.

Государственное хранение архивных документов – постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев.

Графический документ – изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени.

Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата официального документа – реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Депозитарное хранение документов – хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее зафиксировать.

Документ личного происхождения (личный документ) – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документ временного хранения – документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он полежит уничтожению.

Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Доступ – право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Запретная дата документа – дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат.

Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

Иконографический документ – документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

Индекс дела (номер дела) – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индексирование – процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.

Историческая справка к архивному фонду – документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата.

Источник комплектования – юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Карточка (архивного) фонда (ндп. фондовая карточка) – учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Архивного фонда Российской Федерации.

Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Классификация – систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе.

Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством

Конвертирование – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

Негосударственная часть Архивного фонда Российской Федерации – архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании соглашения (договора) с собственником после экспертиза их ценности.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет.

Объединенный архивный фонд (ндп. групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд) – архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Письменный документ – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Постоянное хранение документов – бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке.

Проверка наличия [состояния] дел – установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа (регистрационный номер документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Режим хранения архивных документов – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.

Резолюция документа – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Система управления документами – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Срок исполнения документа – срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Старение (архивного) документа – изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.

Страховая копия (архивного документа) – копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

Управление документами – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.

Уничтожение – ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Фондообразователь – юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизаций документов внутри дела.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа – построенная модель документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Экспертиза ценности документа – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

*ндп – недопустимо

1 недопустимо