Організація та контроль виконання рішень
Організація виконання рішень — це специфічна діяльність керівника, яка завершує управлінський цикл.
Організаційно-управлінські рішення оформляють у вигляді наказу або розпорядження, після чого вони набувають сили. Однак велика кількість рішень мігрує в організації у вигляді усних розпоряджень, завдань, побажань та інших керуючих директив.
Реалізацію прийнятого рішення здійснюють за допомогою контролю. У процесі контролю враховують можливі помилки, прорахунки, коригують рішення, усувають вплив факторів, що порушують запланований хід виробничого процесу. При цьому не лише перевіряють фактичне використання рішення, а й уточнюють і доповнюють самі рішення, вживають дієвих заходів щодо усунення виявлених недоліків.
Контроль виконання рішень є завершальною стадією управлінського циклу. Він набуває форми зворотного зв'язку, за допомогою якого можна одержати інформацію про виконання рішення, досягти мети, яку визначила організація.
Головне призначення контролю полягає у своєчасному виявленні можливих відхилень від заданої програми реалізації рішення, а також у своєчасному прийнятті заходів щодо їх ліквідації. За допомогою контролю не тільки виявляються відхилення від завдань, сформульованих в рішеннях, а й визначаються причини цих відхилень.
Успіх у справі вирішення проблем зумовлений впливом трьох груп факторів:
організаційних, -
матеріальних
особистих.
До організаційних факторів відносять, насамперед, здатність організації своєчасно перебудуватися для вирішення проблеми у відповідності до умов, які змінилися. На ефективність реалізації рішення впливає надійність організації, її стабільність у відношенні до різноманітних перешкод, які можуть створити відхилення від наміченого шляху.
До матеріальних факторів відносять наявність необхідних для цього ресурсів — природних, технологічних, інформаційних тощо та можливість вільного маневрування, а головне своєчасність виявлення проблеми і наявність необхідного запасу часу для виходу з ситуації, яка склалася.
Особисті фактори — це необхідний рівень кваліфікації знань і досвіду співробітників, які займаються вирішенням проблем, ступінь розуміння рішень, очікувана винагорода у випадку успіху, або навпаки, побоювання можливого покарання при невдачі, загальний морально-психологічний клімат в організації. Якщо прогноз сприятливий, то виконавці будуть працювати з піднесенням, а якщо несприятливий — неохоче. У першому випадку результат буде більший від очікуваного, а в другому - гірший.
Різновиди та способи ухвалення управлінських рішень
Розрізняють індивідуальні та групові методи прийняття рішень. У кожного з яких є свої недоліки та переваги. Зокрема, індивідуальним рішенням притаманний вищий рівень творчості, вони приймаються швидше, оскільки не потребують узгоджень. Але вони частіше виявляються помилковими, більш ризиковими, що пов'язане зі складністю та непередбачуваністю середовища, в якому діють сучасні організації.
У науці виділяють такі різновиди особистих профілів рішень:
а) рішення врівноваженого типу властиві людям, які приступають до проблеми з уже сформульованою вихідною моделлю, яка виникає в результаті попереднього аналізу умов і вимог завдання;
б) імпульсивні рішення характерні для людей, у яких процес побудови гіпотез різко переважає над діями за їх перевіркою і уточненням;
в) інертні рішення є результатом дуже невпевненого й обережного пошуку;
г) ризиковані рішення нагадують імпульсивні, але відрізняються від них деякими особливостями індивідуальної тактики;
г) рішення обережного типу характеризується особливою старанністю оцінки гіпотез і критичністю.
Саме тому сьогодні віддається перевага групові рішенням. До груп залучаються фахівці в тих сферах, які стосуються проблеми, що виникла в організації.
Групова робота забезпечує різнобічне дослідження проблеми, посилює мотивацію та відповідальність кожного її члена, зменшує відсоток помилок, збільшує багатоваріантність розробок. Результати групової роботи 3 звичай краще сприймаються членами організації порівняно з індивідуальними рішеннями, оскільки вважаються такими, що відображають думку колективу. Водночас групові рішення мають і свої недоліки — більші витрати часу внаслідок необхідності узгодження різних поглядів на проблему та відсутність чіткої відповідальності за прийняття остаточного рішення.
Існує три відомих методи групового ухвалення рішень, що обмежують проблеми групового мислення:
1) колективне обговорення проблем за умов вільного висування проектів рішення;
Цей метод передбачає послабити структурованість групи. Обговорення починається з стислого пояснення ситуації, ознайомлення учасників з проблемою. Після цього кожен член групи (що виявив бажання виступити) по черзі і без зауважень з боку решти викладає власну думку. Кожна ідея реєструється, а критика чи дискусія не виникає до того часу, поки не будуть вислухані всі варіанти вирішення проблеми чи погляди. Основна умова — висувати ідеї може будь-хто з учасників.
2) номінальний груповий спосіб;
Цей метод засновано на таких принципах:
а) з'ясовується суть проблеми і кожен член групи у письмовій формі висловлює свої ідеї з цього приводу;
б) кожен з учасників обговорення пропонує лише одну ідею і дискусія не розпочинається до тих пір, поки всі присутні не сформулюють власну думку стосовно даного питання;
в) групове обговорення покликане підсумувати, увиразнити та оцінити висунуті ідеї;
г) кожен член групи знайомиться з усіма висунутими ідеями і на основі більшості голосів ухвалюється остаточне рішення у вигляді ідеї, що визнана найдосконалішою.
Номінальний груповий спосіб зводить до мінімуму проблеми міжособистісного спілкування, залежності, що зумовлена службовим становищем, розподілом повноважень, стосунками в колективі. Такий метод сприяє швидшому досягненню згоди без зайвих зволікань, які зумовлені обговоренням.
3) Метод "дельфі" (дельфійський спосіб);
Цей метод застосовується у випадку, коли члени групи фізично не можуть бути присутніми в одному місці. Він значно триваліший за попередні і складається з таких стадій:
а) кожен з учасників пропонує можливе вирішення проблеми анонімно, незалежно від інших, у формі відповіді на поставлені запитання;
б) результати опитування зводяться у таблицю, зміст якої доводиться до опитуваних;
в) учасники обговорення висловлюють згоду з обраним рішенням, а у випадку розмаїття думок пропонують нові ідеї чи шукають шляхи до компромісу;
г) ці стадії повторюються до того часу, поки анонімна група не прийде до загального рішення.
Дельфійський метод надто громіздкий та повільний для використання у більшості ситуацій1.
Бурхливий розвиток обчислювальної та комп'ютерної техніки, інформаційних технологій та створення штучного інтелекту дозволяє використовувати у теорії прийняття управлінських рішень основні принципи і досягнення економіко-математичного моделювання.
Модель — це оптимальне, спрощене та раціональне відображення у вигляді схеми, формули чи дослідного взірця основних параметрів та характеристик об'єкта, що виступає у якості предмета дослідження.
Розрізняють такі класи (типи) моделей:
описові,
аналогові;
символьні
Описова модель зображує предмет чи ситуацію, показуючи нам, як вони виглядають. Подібні моделі містять велику частку конкретних деталей і відносно малу частку абстракції. Наприклад, архітектурна модель нового заводу є описовою моделлю.
Аналогові моделі зображують предмети чи ситуації, заміняючи різні реальні елементи іншими, що відрізняються формою чи властивостями. Наприклад, озеро на карті зображується блакитним кольором. Зображення грошового потоку компанії, на перший погляд схоже на вертикальну діаграму, теж є аналоговою моделлю. Цими моделями легше маніпулювати, чим описовими, тому що в них більш високий рівень абстракції.
Символьна модель показує різні властивості й елементи ситуації символами. Прикладом такого типу моделей може служити математична модель, у якій різні елементи ситуації виражаються у формі рівнянь. Символьними моделями найбільш легко маніпулювати, тому що в них високий рівень абстракції.
Серед способів моделювання домінують такі:
1. Теорія ігор, що моделює вплив прийнятого рішення на складові навколишнього середовища (конкурентів, партнерів, споживачів тощо).
2. Теорія черг, яка проектує найкращу систему товаропросування, визначає оптимальне число каналів розподілу і структуру збутової мережі (так звана модель оптимального обслуговування).
3. Управління запасами (логістика) визначає час розміщення замовлень, їх кількість, обсяг товарних залишків на складах та ін.
4. Лінійне програмування забезпечує оптимальний спосіб розподілу ресурсів при наявності різних варіантів наявності потреб у них.
5. Імітаційне моделювання — прогноз розвитку ситуації.
6. Економічний аналіз — метод оцінки витрат, структури собівартості, економічних вигод, побудова графіків залежності трьох змінних: рівня продаж, собівартості одиниці продукції та обсягу отриманого прибутку.
7. Платіжна матриця — статистичний метод, що дає змогу обрати найбільш оптимальний варіант з кількох пропонованих.
8. Дерево рішень являє собою схематичне відображення послідовних рішень керівника з відображенням фінансових результатів, імовірності отримання їх позитивного значення, можливості порівняння альтернатив.
Дерево рішень — це модель, представлена в графічній формі. На графік наносяться всі кроки, які необхідно розглянути, оцінюючи різні альтернативи. Дерево рішень підкреслює два основних моменти: використання інформації, придбаної в процесі підготовки до ухвалення рішення і усвідомлення послідовного характеру процесу ухвалення рішення. Таким чином, дерево рішень — це графічна схема того, до якого вибору в майбутньому приведе нас прийняте сьогодні рішення.
9. Екстраполяція — це прогнозування набутого досвіду, існуючих тенденцій, динаміки та побічні припущення з метою передбачення майбутнього. Методи прогнозування поділяються на кількісні та якісні:
Кількісні методи:
а) аналіз минулих досягнень грунтується на переконанні, що минулі ситуації нерідко повторюються;
б) причинно-наслідкове (казуальне) моделювання для ситуацій з багатьма змінними величинами. В статистиці цей спосіб отримав назву кореляції.
Якісні методи:
а) думка журі — поєднання та усереднення думок експертів;
б) наслідки опитування осіб, які професійно займаються збутом — передбачення попиту торговими агентами;
в) передбачення запитів споживачів за результатами опитування клієнтів;
г) метод експертних оцінок.