Открытие существующей базы данных

1. Щелкните по кнопке Файл , а затем выберите команду Открыть.

2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую нужно открыть.

3. Выполните одно из следующих действий:

• Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее (Режим по умолчанию может быть указан в диалоговом окне Параметры Access или установлен административной политикой).

• Нажмите кнопку Открыть, чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде с возможностью для всех пользователей выполнять чтение и запись в базу данных.

• Нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения, т.е. для просмотра без возможности внесения изменений. При этом другие пользователи могут осуществлять чтение и запись в базу данных.

• Нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольный доступ, чтобы открыть базу данных в монопольном режиме. Когда база данных открыта в монопольном режиме, попытка ее открытия другими пользователями создает сообщение «Файл уже используется».

• Нажмите кнопку со стрелкой рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения. Другие пользователи при этом могут открывать базу данных только для чтения.

Сжатие базы данных

В процессе работы по созданию и модификации БД файл базы данных становится фрагментированным, и место на диске используется нерационально. Сжатие базы данных приводит к созданию ее копии, в которой диск используется более экономно.

Для сжатия БД необходимо:

• щелкнуть по кнопке Файл ,

• выбрать вкладку Сведения,

• задать команду Сжать и восстановить базу данных (рис. 1.20).

Рис. 1.20 Сжатие базы данных Проба 2003

Также можно на вкладке Работа с базами данных нажать кнопку Сжать и восстановить базу данных.

Завершение работы с базой данных

Завершение работы с базой данных выполняется в следующем порядке:

1. Закрыть все открытые объекты БД.

2. Сжать базу данных.

3. Закрыть базу данных кнопкой закрытия окна БД или командой Файл-Закрыть базу данных.

Закрытие Microsoft Access

Выход из Microsoft Access производится одним из следующих стандартных, принятых в Windows способов:

• Дважды щелкните на кнопке системного меню.

• В меню Файл выберите команду Выход.

• Введите комбинацию клавиш Alt+F4.

• Щелкните на кнопке закрытия окна приложения .

В отличие от многих других программ, например Word или Excel, в Access не появится окно с запросом о сохранении изменений. Даже если Вы ничего не изменяли, Access сохранит состояние БД на момент закрытия.

Порядок и методика выполнения работы

1. Изучить основные принципы работы с Microsoft Access.

2. Запустить программу Microsoft Access.

3. Создать БД на основе локального шаблона (по Вашему выбору).

4. Закрыть открытую таблицу без сохранения, распахнуть область переходов и установить в ней отображение по типам объектов.

5. Скопировать первую по списку таблицу, присвоив ей имя: Таблица для удаления.

6. Скопировать полученную таблицу, присвоив ей в качестве имени собственную фамилию.

7. Переименовать новую таблицу, добавив к фамилии собственное имя.

8. Удалить таблицу Таблица для удаления.

9. Закрыть базу данных.

10. Снова открыть эту базу данных.

11. Сжать базу данных и закрыть ее.

12. Создать пустую БД Дом в формате Access 2003.

13. Закрыть базу данных.

14. Закрыть Microsoft Access.