Контрольные вопросы:

1. Сравните и опишите общие и отличительные черты меню Microsoft Word и Microsoft Excel

2. Сравните и опишите общие и отличительные черты панелей инструментов Microsoft Word и Microsoft Excel

3. Провести сравнительный анализ возможностей форматирования текста в Word и Excel.

4. Что собой представляют серийные документы?

5. Из каких основных шагов состоит процесс слияния документов?

Лабораторная работа № «работа с базами данных в excel»

Цель работы: знакомство с различными возможностями и функциями обработки списков данных; приобретение знаний и навыков по сортировке списков данных, работа с формами базы данных, выборка данных по нужному критерию, составление сводных таблиц.

Краткие теоретические сведения

Список данных - это набор строк таблицы, содержащий связанные данные. Список данных может рассматриваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом должна содержать названия полей (столбцов). Команды для обработки списков данных как базы данных представлены в меню ДАННЫЕ.

Команда меню ДАННЫЕ/ СОРТИРОВКА предназначена для упорядочения записей базы данных. Базу данных можно сортировать по одному или нескольким ключам (значениям ячеек столбцов) в порядке возрастания или убывания. При сортировке по второму (или третьему) ключу элементы списка с одинаковым первым ключом будут упорядочены соответствующим образом.

Для сортировки месяцев и дней надели в соответствии с их логическим, а не алфавитным порядком, следует использовать пользовательский порядок сортировки с помощью команды ДАННЫЕ/ СОРТИРОВКА /ПАРАМЕТРЫ/ СОРТИРОВКА ПО ПЕРВОМУ КЛЮЧУ.

Команда ДАННЫЕ/ ФОРМА предлагает удобную форму для ввода, удаления, просмотра записей базы данных, а также просмотра записей, удовлетворяющих определенному критерию.

Команда ДАННЫЕ/ ФИЛЬТР предназначена для выборки записей, удовлетворяющих определенным условиям. Команда ДАННЫЕ/ ФИЛЬТР/ АВТОФИЛЬТР наиболее быстро и удобно обрабатывает данные. Условия фильтрации записей можно задавать для нескольких полей. На одно поле можно наложить до двух условий.

Если требуется наложить три или более условий необходимо использовать команду ДАННЫЕ/ ФИЛЬТР/ РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР. Эта команда позволяет копировать отфильтрованные записи в другое место, а также фильтровать данные на основе вычисленного значения.

Команда ДАННЫЕ/ ИТОГИ предназначена для получения промежуточных результатов. Промежуточные вычисления могут быть отображены в таблице с помощью нескольких типов вычислений одновременно.

Задание 1. Сортировка базы данных

1. Создать ведомость начисления заработной платы: Таблица 1.

• Отчисления в ПФ= Начислено* 10%;

• Подоходный налог= (Начислено- МРП)* 5%;

• Удержано в кредит= Начислено* Задолженность по кредиту;

• К выдаче= Начислено- Отчисления в ПФ- Подоходный налог- Удержано в кредит;

• Подсчитать итоговую сумму по полям «Начислено» и «К выдаче».

Результаты вычислений отображены в таблице 2.

2. Выделить диапазон ячеек А3:Н13 и вызвать команду Данные/ Сортировка.

3. В окне Сортировка диапазона указать, что первым ключом сортировки будет поле Ф.И.О. (по возрастанию).

4. Выполнить сортировку: первый ключ - Удержано в кредит (По возрастанию), второй ключ- К выдаче (по убыванию). Таблица будет выглядеть следующим образом:

Таблица 2.

Задание 2. Форма базы данных

1. Добавить две записи к базе данных «Ведомость начисления заработной платы». Для этого выделить диапазон ячеек А14:Н14, поместить курсор на рамку выделенного диапазона и переместить его в 16 строку (перед тем, как выполнять это задание, отсортируйте базу данных по полю № п/п по возрастанию).

2. Выделить диапазон А3:Н13 и вызвать команду Данные/ Форма. В появившемся диалоговом окне щелкнуть по кнопке Добавить и ввести следующие данные:

№ п/п	Ф.И.О.	Начислено	Задолженность по кредиту
11	Омаров Р.Ж.	45500,00	15%
12	Монахов С.А.	40000,00	20%

Для ввода новой записи использовать кнопку Добавить или клавишу Enter. Ввести формулы для вычисляемых полей (таб. 3).

3. Удалить запись под номером 7. С помощью полосы прокрутки или кнопок Далее или Назад найти нужную запись и щелкнуть кнопку Удалить. Использую кнопку Восстановить можно отменить предыдущее действие.

4. Просмотреть записи, в которых нет удержаний по кредитам. Для этого установить бегунок полосы прокрутки в начало и щелкнуть кнопку Критерии. В поле Удержано в кредит ввести число ноль и используя кнопку Далее просмотреть записи, удовлетворяющие введенному критерию. Кнопкой Закрыть закончить диалог.

Таблица 3.

Задание 3. Автофильтр

1. Выделить диапазон ячеек А3:Н14 и вызвать команду Данные/ Фильтр/ Автофильтр.

2. Отфильтровать записи, в которых фамилия начинается с букв «А» или «Р». Для этого щелкнуть кнопку открытия списка в поле Ф.И.О. В выпадающем списке щелкнуть параметр Условие. Открывшееся диалоговое окно заполнить следующим образом: Ф.И.О. начинается с А или Р, ОК. Результаты фильтрации отображены в таблице 4.

Таблица 4.

1. Вернуться к полной базе данных, щелкнув кнопку открытия списка в поле Ф.И.О, а затем параметр Все.

2. Отфильтровать записи, в которых отчисления в пенсионный фонд больше 3000 тенге, но меньше 5000 тенге. Для этого в выпадающем списке поля Отчисления в ПФ щелкнуть параметр Условие. А затем открывшееся диалоговое окно заполнить следующим образом: Удержания в ПФ больше 3000 и меньше 5000, ОК. Результаты фильтрации отображены в таблице 5.

Таблица 5.

3. Отфильтровать записи, в которых Удержано в кредит равно нулю или больше 5000 тенге. Для этого диалоговое окно параметра Условие поля Удержано в кредит заполним следующим образом: Удержано в кредит равно 0 или больше 5000, ОК. Результаты фильтрации отображены в таблице 6.

Таблица 6.

Задание 4. Расширенный фильтр

1. Отфильтровать записи, в которых фамилия начинается с букв «В», «Е» или «К». Перед тем выполнить это задание нужно отключить Автофильтр командой Данные/ Фильтр/ Автофильтр.

2. Создать диапазон условий. Для этого выделить диапазон А3:Н3 и скопировать его в ячейку А17. Затем в ячейку В18 ввести букву В, в ячейку В19 ввести букву Е, а в ячейку В20- букву К (таб.7). Условия расположенные в разных строках, читаются как «В или Е или К».

3. Выделить диапазон ячеек А3:Н14 и вызвать команду Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр. В окне Расширенный фильтр включить переключатель Фильтровать список на месте. В поле Исходный диапазон должно быть $А$3:$Н$14. В поле Диапазон условий ввести $B$17:$B$20, ОК. Результаты фильтрации отображены в таблице 8.

Таблица 7.

Таблица 8.

4. Отфильтровать записи, в которых Начислено больше 30000 тенге, но меньше 60000 тенге. Для этого скопировать содержимое ячейки С17 в ячейку D17.

5. Ввести в ячейку С18 условие >3000, а в ячейку D18 условие <60000 (таб. 9). Условия, расположенные в одной строке, читаются как «больше 30000 и меньше 60000».

Таблица 9.

6. Выделить диапазон ячеек А3:Н14 и вызвать команду Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр. В окне Расширенный фильтр включить переключатель Фильтровать список на месте.

7. В поле Исходный диапазон должно быть $А$3:$Н$14. В поле Диапазон условий ввести $С$17:$D$18, ОК.

8. Результаты фильтрации отображены в таблице 10.

Таблица 10.

9. Отфильтровать записи, в которых К выдаче меньше 20000 тенге, но больше 30000 тенге. Отфильтрованные записи скопировать в другое место.

10. Скопировать содержимое ячеек А3:Н3 в ячейку А22.

11. Ввести в ячейку Н18 условие <20000, в ячейку Н19 условие >30000.

12. Выделить диапазон ячеек А3:Н14 и вызвать команду Данные/ Фильтр/ Расширенный фильтр. В окне Расширенный фильтр включить переключатель Скопировать результат в другое место.

13. В поле Исходный диапазон должно быть $А$3:$Н$14.

14. В поле Диапазон условий ввести $Н$17:$H$19.

15. В поле Поместить результат в диапазон ввести $A$22:$H$34, ОК..

16. Результаты фильтрации отображены в таблице 12.

Таблица 11.

Таблица 12.

Задание 5. Промежуточные результаты

1. Вычислить промежуточные суммы к выплате для сотрудников, имеющих одинаковые задолженности по кредитам. Таблица имеет следующий вид:

Таблица 13.

2. Для выполнения этого задания нужно отсортировать базу по полю Задолженность по кредиту по возрастанию. Результаты сортировки отображены в таблице 14.

3. Выделить диапазон ячеек А3:Н14 и вызвать команду Данные/ Итоги.

4. В окне Промежуточные итоги в выпадающем списке поля При каждом изменении в: выбрать Задолженность по кредиту.

5. В поле Операция выбрать функцию Сумма.

6. В поле Добавить итоги по: отметить поле К выдаче.

7. Включить переключатель Итоги под данными, ОК. Результаты отображены в таблице 15.

Задания к выполнению самостоятельных работ

Составить таблицу по предложенному преподавателем варианту и выполнить следующие действия:

1. Отсортировать таблицу по текстовому полю, по двум ключам, по трем ключам.

2. Использовать команду ДАННЫЕ/ ФОРМА для добавления двух записей, удаления одной записи. С помощью кнопки Критерии просмотреть записи, удовлетворяющие введенному условию.

3. Установить автофильтр, выполнить выборку записей по различным условиям, включающим функции «И» и «ИЛИ».

4. С помощью расширенного фильтра выполните те же действия.

5. Получить промежуточные итоги с помощью команды ДАННЫЕ/ ИТОГИ.

Таблица 14.

Таблица 15.

Задания к выполнению самостоятельных работ

Задание 1. Список участников соревнований

Ф.И.О.	Вес	Регион	Очки	Место
Арбузов А.О.	97	Астана	8	1
Баранов Г.Л.	90	Алматы	6	2
Власов Е.А.	76	Талды- Курган	7	2
Ганиев К.Д.	69	Астана	9	1
Думанов В.Р.	90	Алматы	5	3
Жуманов У.А.	92	Талды- Курган	7	2
Касымов К.Г.	76	Астана	6	2
Темиргалиев Е.Н.	90	Астана	8	1
Сапаров Г.Н.	69	Алматы	9	1

Задание 2. Ведомость сбыта продукции

Месяц	Год	Продукция	Продавец	Сбыт	Объем	Район
янв	1995	Молоко	Иванов	2678	3400	Южный
март	1996	Хлеб	Петров	2190	2890	Северный
янв	1996	Бакалея	Сидоров	1900	2999	Восточный
февр	1995	Мясо	Белов	1888	3000	Западный
апр	1997	Фрукты	Белов	3034	4567	Восточный
ноябрь	1998	Фрукты	Сидоров	2400	3100	Западный
март	1999	Мясо	Петров	9087	10765	Северный
февр	1998	Бакалея	Иванов	1234	2900	Северный
апр	1997	Хлеб	Иванов	8765	9876	Южный
ноябрь	1996	Молоко	Белов	987	1200	Восточный
март	1997	Мясо	Сидоров	2367	3020	Восточный
сент	1996	Хлеб	Петров	1098	2095	Южный
сент	1995	Фрукты	Петров	3452	4910	Северный
май	1997	Хлеб	Белов	1987	2090	Восточный

Задание 3. Список

ФИО	Табельный номер	Профессия	Разряд работающего	Тариф	Льготы
Котов А. А.	01235	Весовщик	5	1000	2
Павлов Ф. Ф.	01236	Весовщик	4	1500	2
Соловьев А. П.	01237	Упаковщик	3	2000	1
Крылов А. Н.	01238	Грузчик	5	1000	1
Ильин А. Е.	01239	Упаковщик	5	1000	1
Иванов А.Л.	01240	Фрезеровщик	4	2500	2
Петров К.Н.	01241	Грузчик	5	2000	2
Сидоров С.А.	01242	Фрезеровщик	4	2000	1
Белов У.Т.	01243	Фрезеровщик	3	1500	2
Соловей И.И.	01244	Упаковщик	3	1500	1

Задание 4. Сведения о результатах экзаменационной сессии

№	Дисциплина	№ группы	Ср. балл	Всего сдавало	Отл.	Хор.	Удовл.	Неуд.	Неявки
1	Информатика	101		24	5	4	10	3	1
2	Высшая математика	102		25	4	5	9	3	2
3	Эк. теория	102		25	3	5	11	2	2
4	Каз. язык	101		24	4	5	11	2	1
5	Иностр. язык	103		20	6	8	3	3	4
6	Высшая математика	101		24	4	5	8	3	1
7	Эк. теория	101		24	10	8	4	2	1
8	Каз. язык	103		20	10	4	6	0	4
9	Информатика	102		25	11	5	9	0	1

Задание 5. Ведомость движения товаров в магазине

№ отдела	Наименование товара	Остаток на начало месяца	Получено	Продано	Возврат	Остаток на конец месяца
1	Калькуляторы	50	100	89	3
1	Скрепки	120	250	180	17
1	Портфели	10	50	48	2
2	Тетради	25	300	325	3
2	Блокноты	25	80	120	3
2	Альбомы	50	250	275	8
3	Фломастеры	50	450	437	17
3	Ручки	120	500	483	8
3	Карандаши	120	400	420	17
3	Пеналы	25	250	255	8

Контрольные вопросы:

1. Какой пункт основного меню табличного процессора «Excel» используется для работы с базой данных?

2. Как отсортировать базу данных по трем ключам?

3. Возможности команды ДАННЫЕ/ФОРМА?

4. Назначение автофильтра?

5. Возможности расширенного фильтра?

6. Назначение команды ДАННЫЕ/ФИЛЬТР/ОТОБРАЗИТЬ ВСЕ?

7. Какую команду необходимо выполнить перед выполнением команды ДАННЫЕ/ИТОГИ?

8. Как удалить промежуточные итоги?