Лабораторная работа № 9 «Связывание и консолидация рабочих листов в excel»

Цель работы: знакомство студентов и освоение ими работы с несколькими рабочими листами при создании сложных и многочисленных таблиц в табличном процессоре EXCEL. Изучение и освоение еще одной возможности данного пакета позволяет быстро и эффективно обработать сложные и большие таблицы, на их основе создать другие, производя с данными таблиц различные вычислительные и логические преобразования.

Краткие теоретические сведения

Для выделения нескольких, подряд идущих рабочих листов, необходимо щелкнуть по ярлычку первого листа и с нажатой клавишей SHIFT щелкнуть по ярлычку последнего листа. Если необходимо выделить рабочие листы, идущие вразброс, то удерживают нажатой клавишу CTRL, для отмены выделения необходимо щелкнуть по любому невыделенному рабочему листу. Для выделения всех листов нужно вызвать контекстное меню (щелкнув правой кнопкой на одном из ярлычков) и выбрать пункт Выбрать все листы, для отмены– Разгруппировать листы.

Вставка нового рабочего листа производится выбором меню Вставка, Лист (или тех же команд в контекстном меню), при этом новый лист вставляется перед выделенным рабочим листом. Для удаления рабочего листа необходимо его выделить и использовать команду Правка, Удалить лист (или же команду Удалить в контекстном меню).

Переименование рабочих листов осуществляется в контекстном меню с помощью команды Переименовать.

Связывание рабочих листов производится с помощью адресации, где указывается имя рабочего листа и адреса ячеек с данными, подлежащими обработке, причем имя рабочего листа и адрес ячейки разделяются восклицательным знаком, например:

= А8*Лист2!В8 – эта запись означает, что содержимое ячейки А8 текущего рабочего листа перемножается с содержимым ячейки В8 на рабочем листе Лист2;

= Начисления!С10+Премия!С10-Удержания!С10 – это означает, что содержимое ячейки С10 рабочего листа Начисления складывается с содержимым ячейки С10 листа Премия и вычитается из этой суммы содержимое ячейки С10 рабочего листа Удержания.

= Сумм (Начисления: Премия! С10) – эта запись означает суммирование данных в ячейках С10 рабочих листов Начисления и Премия.

Эти записи (формулы), связывающие рабочие листы, мы можем поместить на любом листе, в том числе и на новом.

EXCEL имеет еще одно мощное средство оперирования данными, находящимися на различных рабочих листах, для получения разнообразных отчетов, так называемую консолидацию. При этом данные могут быть связаны таким образом, что при изменении исходных данных консолидированные данные (например, сумма или среднее значение) не изменяются – такая консолидация называется обычной. Данные могут быть связаны и так, что при изменении исходных данных меняются и консолидированные – такая консолидация называется связанной.

Для применения инструмента консолидации используют команды меню Данные, Консолидация. При этом открывается диалоговое окно Консолидация, в котором выбирается функция, затем ссылки на адреса отрабатываемых ячеек и имена рабочих листов, которые с помощью кнопки Добавить переносятся в поле Список Диапазонов. Используемые в консолидации адреса и рабочие листы можно выделить с помощью мыши.

При создании связанной консолидации необходимо щелкнуть по окошку Создавать связи с исходными данными.