Вопросы к заданию:

6. Какие функции может выполнять инструмент Сводная таблица?

7. Перечислите средства настройки сводной таблицы (Параметры сводной таблицы).

8. Из каких данных состоит поле Данные сводной таблицы?

9. Можно ли на основе одной сводной таблицы построить другую?

10. Что собой представляет диалоговое окно Отобразить детали?

Методические рекомендации по выполнению задания: выполнение задания предполагает индивидуальную работу на ПК. Контроль освоения данной темы осуществляется с помощью тестового задания.

Критерии оценки выполнения задания: на оценочный балл повлияют сроки сдачи тестового задания.

Требования к оформлению самостоятельной работы студента: результаты выполнения заданий по данной теме необходимо представить в электронной форме на занятии СРСП.

Список рекомендуемой литературы:

1. Экономическая информатика: Учебник / Под ред. В.П.Косарева.- 2-е изд.,перераб. и доп.- М.: Финансы и статистика, 2004.- 592 с.: ил/- 23 экз.

2. Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя : Краткий курс / В. Э. Фигурнов. - М. : ИНФРА-М, 2006. - 480 с.

3. Основы информатики: Учеб. пособие / Под ред. А.Н.Морозевича.- 2-е

4. Джапарова Г.А. Основы информатики: Учебное пособие.-Алматы: Экономика, 2004.- 284 с.

5. Дубовиченко С.Б. Основы информатики: Учебник / Ин-т междунар.права и междунар. бизнеса"Данекер".- Алматы: Данекер, 2004. - Ч.1.-366с.

6. Балафанов Е.К. и др. Новые информационные технологии: 30 уроков по информатике: Учебник для колледжей и младших курсов ВУЗов / Балафанов Е.К., Бурибаев Б., Даулеткулов А.Б.- Изд. 3-е,испр. и доп.- Алматы: ИНТ, 2004.- 400 с.

7. Агальцов В.П. Информатика для экономистов : учебник / В. П. Агальцов. - М. : ИД ФОРУМ-ИНФРА-М, 2006. - 448 с.

8. Практикум по экономической информатике: Учеб.пособие.Ч.1 / Под ред.Е.Л.Шуремова.- М.: Перспектива, 2000.-300 с.

СРС № 11

Тема : Создание серийных документов.

Цель самостоятельной работы: приобретение навыков работы в программе EXCEL с серийными документами.

Срок сдачи и оценочный балл выполнения задания: 11 неделя, 5 баллов.

Задание: Этапы создания серийных документов.

Серийные документы – это документы, которые содержат один и тот же текст с разными числовыми данными, взятыми из таблиц.

Предположим, нам требуется разослать уведомления задолжникам по летней сессии. Для этого выделим содержательную часть таблицы (диапазон A1:G16) и присвоим ей имя DOLG.

Создать такие документы можно с помощью текстового процессора MS Word, для этого:

12. Ввести текст уведомления без конкретных данных. Назовем этот документ – Уведомление.doc. Текст документа приведен на рис. 15

рис. 15 Файл Уведомление.doc

13. Через меню Word Сервис \ Слияние вызвать окно Слияние, где соединить текст уведомление с данными из таблицы. В окне Слияние формируются 3 объекта:

• Основной документ – у нас файл Уведомление. Doc

• Источник данных – таблица Excel, с данными о сдаче сессии студентами из файла Сводные таблицы.xls

• Объединение – готовый документ, в котором соединяется текст уведомления с конкретными данными студента – задолжника.

14. Формируем Основной документ. Для этого из меню Создать выберем пункт Документы на бланке, т.к. это официальные письма. В последующем диалоге выберем Активное окно, т.к. документ Уведомление.doc нами уже открыт.

15. Задаем Источник данных. Открыв меню Получить данные, мы выберем пункт Открыть источник данных. В ответ операционная система предъявит окно Открытие источника данных, где следует задать тип данных, соответствующий файлам Excel: Книги MS Excel после чего найти и открыть файл Сводные таблицы.xls.

16. Далее выбираем из двух возможных вариантов область по имени DOLG. Перед нами возникнет окно, где мы выберем Правка основного документа.

17. Возвратившись в Word мы обнаружим изменение его интерфейса

18. С помощью кнопки Добавить поле Word можно предусмотреть к мужчинам обращение словом «Уважаемый», а к женщинам «Уважаемая». Для этого следует воспользоваться конструкцией анализа условий IF…THEN…ELSE.

19. Кнопка Добавить поле слияния используется для того, чтобы вставить в соответствующие места текста необходимые поля - Ф.И.О. Студента, Вид дисциплины. Содержание основного документа со всеми полями можно отобразить с помощью клавиш Alt+F9. Обратный переход повторное нажатие. Смотрите рисунок 16.

20. Кнопка Поля /Данные позволяет перейти в режим просмотра основного документа с конкретными данными. Нажимая стрелку вперед или назад, мы можем перемещаться внутри диапазона DOLG.

Рис.16 Заполненный шаблон (поля раскрыты)

21. Для завершения процесса генерации серийных документов, вернемся к меню Сервис/Слияние. Поскольку уведомление нужно посылать не всем студентам, а только тем, кто не сдал экзамен, нам нужно выполнить отбор записей. Для этого, в разделе Объединение нажмем на кнопку Отбор записей, куда введем критерий отбора

22. Теперь нужно нажать кнопку Объединить, в окне Слияние выбрать Новый документ в результате сформируется файл с именем Формы1.doc, где на каждом листе (их будет 3) будет представлено одно уведомление.

Рис. 17 Сформированный серийный документ.