Методика использования стилей сводится к следующему:

• Старайтесь не изменять стандартные стили MS Word 2003 (особенно в файле normal.dot).

• Сначала создайте стили, а потом начинайте создавать документы.

• Создайте типовые стили и шаблоны для Вашей организации (недопустимо чтобы каждый сотрудник тратил время на оформление каждого нового документа).

5. Правила подготовки современных документов

 это вопросы делопроизводства (начиная с полей страницы документа), шаблоны документов (бланки, письма ...), виды оформления (стиль, шрифт, размер, форматирование), приемы работы с текстом (замены, сноски, списки, орфография, тезаурус), использование колонтитулов (верхний и нижний, нумерация страниц, подписи) и макрокоманд (их создание, хранение и применение).

Для большинства пользователей подготовка текстов и документов начинается с вопроса "Как правильно их готовить?". При этом начальные правила звучат так:

• Не перегружайте страницу документа.

• Проявляйте последовательность в использовании шрифтов и не используйте более трех шрифтов в одном тексте.

• Не увеличивайте без необходимости интервал между строками.

• Уменьшайте интервал между строками в заголовке, если там все буквы заглавные.

• Не переносите слова в заголовке.

• Не выравнивайте ширину строки в заголовках (или в строках, набранных крупным шрифтом).

• При выводе на лазерный принтер не печатайте текст на темном фоне либо поверх иллюстраций.

• Используйте спецэффекты только в подходящих для этого случаях.

• Нажимайте на клавишу Enter только тогда, когда Вы хотите создать или начать новый абзац в тексте или когда нужно вставить пустую строку. Не нужно использовать эту клавишу в конце каждой строки (Word сам переносит слова на новую строку при достижении границы области печати).

• Используйте для форматирования текста и придания документу хорошего внешнего вида мощное средство - характеристики и свойства абзаца.

• Не делайте в документе более одного пробела подряд. Вместо этого используйте табулятор. Для установки разных характеристик бумаги в одном документе создавайте разделы документа через механизм "разрывов" и т.д.

6. Термины и определения

Документ – материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную установленным порядком и имеющую в соответствии с действующим законодательством правовое значение.

Документ - информационное сообщение в бумажной, звуковой или электронной форме, оформленное по определенным правилам (стандартам), заверенное в установленном порядке.

Документ - любой самостоятельный файл, созданный в редакторе Word и получивший при сохранении уникальное имя, с помощью которого он будет использоваться в дальнейшем.

Документ - файл, созданный в редакторе Word и имеющий все атрибуты документа.

Исходный документ - документ, в котором был создан связанный или внедренный объект.

Конечный документ - документ, в который вставляется упакованный объект, связанный или внедренный объект. Для внедренного объекта такой документ иногда называют документом-контейнером.

Составной документ – это документ, в котором связанные между собой фрагменты имеют разные типы и создавались в разных приложениях или программах.

Редактор формул – редактор MS Equation 3.0, встроенный в Word.

Страница – документ, снабженный уникальным адресом, который можно открыть и посмотреть с помощью программы просмотра.

Источник бумаги - приспособление, такое как верхний лоток для бумаги или податчик конвертов, подающее бумагу в принтер.

Дескриптор - одно слово или словосочетание, заменяющее в определенном контексте множество связанных по смыслу слов и словосочетаний, выражающих одну и ту же мысль.

Тезаурус - нормативный словарь, в котором понятие определяется логически упорядоченным множеством синонимичных или близких по значению слов.

Текст - последовательность символов, слов и предложений, построенная в соответствии с законами языка. Главная особенность текста: текст всегда линейный, последовательно излагающий события и явления. Внутри свободного текста может быть информация в виде рисунков, диаграмм и формул.

Графические объекты - это рисунки, фотографии, диаграммы и т.п.

Таблица в документе – это табличное задание данных в документе.

Вставка объектов – это способ внедрения в документ Word объектов, созданных в другой инструментальной среде.

Стиль - набор различных форматов, определяющих вид фрагмента документа при применении данного стиля.

Форматирование - способ приведения документа или его фрагмента к определенному виду. Для этого используются определенные приемы форматирования и инструменты.

Шаблон - стандартный бланк, используемый для создания других документов.

Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Система делопроизводства и документооборота электронных документов - комплексное применение компьютеров в управленческой деятельности для обращения, хранения, поиска и отображения информации, позволяющее свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей информации.

Электронный документ - документ в электронной форме: закодированное и переданное в информационную систему электронное сообщение, все реквизиты которого заверены и оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Электронный документооборот - система документооборота, в которой обращаются электронные документы в стандартизованной форме и на основе принятых в системе регламентов.

Офис - место, где совершаются деловые операции персоналом предприятия, облеченным доверием и властью принимать управленческие решения.

Электронный офис - офис, в котором автоматизированы рабочие места сотрудников, что позволяет совершать все деловые операции на основе безбумажной технологии (в электронной форме).