Должность и.О. Фамилия

Отметка об исполнении документа

Название организации

Канцелярия

Дата __________

Вх. №__________

+ 12 пт

№

+ 12 пт

На № от

+ 6 пт.

Должность в дат падеже

+ 6 пт.

И.О. Фамилия

+ 6 пт.

Адрес получателя

+ 24 пт

éВ конце заголовка точка ù

не ставится (О чём?)

+ 18 пт

Отметка об исполнении документа

Краткое название организации

Дата

Вх. №

Дата

Дата в служебных документах оформляется только арабскими цифрами - 21.01.2000 или 2000.01.21.

Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Допускается оформление даты смешанным способом:

25 февраля 2000 г.

Регистрационный номер документа

Состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Например, № 134 или № 134/01-15

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями состоит из –регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

На №...... от

Данный реквизит заполняется только тогда, когда мы отвечаем на какой-то запрос

Заголовок

Должен отражать краткое содержание документа и

отвечать на вопрос "О чём?"

В некоторых видах документов (протоколы, акты и др.) заголовок может согласовываться с видом документа. Например, ПРОТОКОЛ (чего?) общего собрания или АКТ (чего? или О чём?)) приёма-передачи дел

Адресат

(получатель)

Существует несколько вариантов адресования служебных писем:

1. На имя организаций

éМинистерство сельского хозяйства ù им. пад.

Российской Федерации

2. На имя структурных подразделений (отделов)

Название организации  им. падеж (12 пт) + 6 пт

Название отдела им. падеж

НАПРИМЕР:

éАкционерное общество "Арктика" ù

(12 пт) + 6 пт

Отдел кадров

Адресат

Если документ направляют в несколько однородных

организаций или структурных подразделений, то их следует указывать обобщённо:

éШколам Северо-Восточного АО ù Москвы

3. На имя должностных лиц:

В частности, на имя руководителя организации

Название должности руководителя, дат.пад.

куда входит и название организации

Например:

éДиректору ОАО "Зодиак"ù (12 пт) + 6 пт

О.Г. Жукову

ИЛИ - на имя начальника отдела

Название организации в им.падеже 

(12 пт) + 6 пт

Должность нач.отдела в дател.падеже

(12 пт) + 6 пт

И.О. Фамилия дат.пад.

НАПРИМЕР

éОАО "Аристон" ù

(12 пт) + 6 пт

Начальнику канцелярии

(12 пт) + 6 пт

Г.Е. Петрову

А также прочим должностным лиц ам (не руководителям)

éТуристское агентство "Отдых" ù им. пад.

(12 пт) + 6 пт

Плановый отдел им. пад.

(12 пт) + 6 пт

Ст.экономисту

(12 пт) + 6 пт

А.Н. Воробьёву дат.пад

4. На имя физических лиц:

Пучкову В.Г. 

(12 пт) + 6 пт

ул.Корнейчука, д.16, кв. 24, Москва, 127563

Резолюция

Это письменное указание руководителя, в котором даются установки по исполнению документа.

Резолюция должна содержать следующие элементы:

1. Исполнитель

2. Что нужно сделать по документу

3. К какому сроку (если это необходимо)

4. Подпись руководителя

5. Дата резолюции

Например:

Жукову О.С.

Подготовить проект приказа к 12.02.2000.

Орлов

25.01.2000

Текст

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур.

Текст служебного письма должен быть посвящён одному вопросу и может излагаться:

1. От имени организации:

"Институт просит, Фирма направляет"

2. Во множественном числе:

"Просим Вас... Направляем Вам... С удовольствием сообщаем"

3. От первого лица единственного числа, если документ оформлен на персональном должностном бланке:

"Считаю необходимым", "Прошу выделить".

Приложение

Приложение к письму может оформляться несколькими способами:

1. Если приложение упоминается в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

2. Если приложение не упоминается в тексте:

Приложение: справка с места работы на 1 л. в 1 экз.

Приложение

3. Если приложений несколько:

Приложение:

1.

Выписка из трудовой книжки на 1 л. в 1 экз.

(12)+ 12 пт.

2.

Справка из ДЭЗ на 1 л. в 1 экз.

Подпись =

(должность подпись, расшифровка подписи)

Подпись – обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции.

1. Если документ подписан несколькими не равными по должности лицами, то их должности располагаются одна под другой по подчинённости

12,5 см

2. Если документ подписан равными по должности лицами:

Директор завода "Кристалл" 4 см пидпись И.О. Фамилия

10,5 см

Директор фабрики "Радуга" 12,5 см подпись И.О. Фамилия

3. При оформлении документа на персональном

бланке должностного лица должность этого лица в реквизите "подпись" не указывают.

4. При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

Виза

Это форма внутреннего согласования служебного

документа. Виза проставляется на том экземпляре документа, который остаётся в организации.

Юрисконсульт 4 см подпись И.О. Фамилия

дата

Виза

При наличии замечаний к документу визу оформляют след.образом:

Замечания прилагаются

(12 пт) + 6 пт

Начальник юридического отдела

(12 пт) + 6 пт

4 см

подпись И.О. Фамилия

(12 пт) + 6 пт

Дата

Исполнитель, телефон

В левой нижней части письма пишут фамилию исполнителя в именительном падеже и служебный телефон

Иванова 321 01 34 ИЛИ:

Иванова Ольга Петровна 321 01 34

Оттиск печати

Заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, связанных с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Письма на бланках (кроме гарантийных) не требуют

удостоверения печатью.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Располагается в левом нижнем углу после завершения

исполнения и состоит из слов:

В дело № 03-12

Направлен ответ исх. № 123/03-12 от 12.01.2000

Романов

ИЛИ:

В дело № 01-24

Подготовлен приказ № 26 от 10.01.1998

Романов

11.01.1998

Данная отметка подписывается и датируется исполнителем или начальником отдела, где исполнялся документ.

Идентификатор электронной копии документа

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом специальная отметка. (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и др. поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка о поступлении документа

Проставляется на поступивших документах в правом нижнем углу в день поступления, содержит дату поступления документа и его очередной порядковый номер (при необходимости – часы и минуты)

Отметка о заверении копии

Означает, что копия документа или выписка из документа полностью соответствуют подписанному оригиналу. Состоит из слов:

Верно (12 пт) + 6 пт Должность заверяющего 12,5 см

лица подпись И.О. Фамилия

(12 пт) + 6 пт

Дата