3. Система об’єктивного iнформацiйного забезпечення менеджменту.

Система об’єктивного iнформацiйного забезпечення менеджменту, яка формується на пiдприємствi, здiйснює за допомогою механiзму об’єктивного iнформування iнформацiйне обслуговування всiх керiвникiв i фахiвцiв рiзних рiвнiв.

Основною передумовою органiзації системи об’єктивного iнформацiйного забезпечення менеджменту на промислових пiдприємствах i у виробничих об’єднаннях э функцiонування системи автоматизованого збирання, обробки та зберiгання iнформації, яка є, в свою чергу, складовою автоматизованої системи управлiння (АСУ). АСУ визначається як людино-машинна система, яка забезпечує ефективне функцiонування об’єкта управлiння, в якому збирання та обробка iнформації, необхiдної для виконання персоналом функцiй управлiння, здiснюється з використанням засобiв обчислювальної та інформацiйної технiки.

Розвиток автоматизованих систем характеризується розширенням взаємозв’язкiв окремих систем та пiдсистем, що об’єднують управлiння технологiчними процесами, оперативне управлiння, оперативне й поточне планування, адмiнiстративно-гоподарську дiяльнiсть, проектування i випробування виробiв тощо, i має тенденцiю до об’єднання їх у загальну багаторiвневу систему iнтегрованого управлiння об’єктом у цiлому. Такi багаторiвневi iєрхiчнi автоматизованi системи, якi мають складнi структури i створюються на великих пiдприємствах, в об’єднаннях, мiнiстерствах або вiдомствах, областях, регiонах тощо, мають забезпечети погоджене та взаємозв’язане управлiння всiма видами дiяльностi.

Формування таблицi регламентуючої iнформації – це важливий етап в органiзації об’єктивного iнформацiйного забезпечення менеджменту, в тому числi менеджерiв персоналу промислового пiдприємства. На промисловому пiдприємствi вiн здiйснюється так: спочатку визначається iєрархiя, тобто рiвнi всiх керiвникiв iфахiвцiв, а потiм усi об’єкти iнформації. Щодо кожного об’єкта iнформації для кожного менеджера персоналу визначаються критерії втручання, номер форми (в якому виглядi), вид носiя (на чому) i в який строк видавати iнформацiю менеджерам персоналу рiзних рiвнiв.

До основних груп об’эктiв iнформації для менеджерiв персоналу э:

- формування змiнних графiкiв виходiв на роботу;

- використання робочого часу працiвникам;

- порушення трудової дисциплiни працiвниками;

- планова чисельнiсть персоналу;

- штатна чисельнiсть та її укомплектованiсть;

- наявнiсть i рух працiвникiв;

- якiсний склад керiвного персоналу;

- навчання працiвникiв у закладах освiти;

- пiдвищення квалiфiкації працiвникiв;

- вiдпустки працiвникiв;

- установленi законодавством пiльги працiвникам;

- вiдношення працiвникiв до вiйськової служби;

- соцiально-побутовi умови працiвникiв;

- норми виробiтку, якi застосовуються на виробництвi та їх виконання працiвниками;

- виконання норм виробiтку робiтниками;

- заробiтна плата працiвникiв;

- тарифнi ставки робiтникiв;

- виконавча дисциплiна менеджерiв;

- iнше.

Крiм зазначених, можуть бути iншi групи об’єктiв iнформації, пов’язанi з управлiнням персоналом.

Для системи об’єктивного iнформацiйного забезпечення менеджменту не створюється “своє” iнформацiйне забезпечення, яке характеризує внутрiшнiй стан об’єкта управлiння в цiлому i його частин. У цiй системi лише використовується те iнформацiйне забезпечення, що функцiонує в системi автоматизованого збирання й обробки iнформації, i яке характеризує предметнi областi, пов’язанi з персоналом. При цьому масова фактична iнформацiя збирається в мiсцях її виникненя в ритмi виробництва, а також фiксується в пам’ятi ПЕОМ у такому ритмi.

Важливою передумовою органiзації зазначеної системи э також технологiчна, теоретична i практична пiдготовка цих людей для працi в умовах дії системи. Навчання щойно згаданих осiб пов’язане з психологiчною пiдготовкою, оскiльки вони дiятимуть у незвичайних для них умовах, в iнших ритмах та режимами, з iншими посадовими правами, функцiональними обов’язками i мiрою вiдповiдальностi, за новими методами управлiння тощо.

Зауважимо, що при всеосяжному й об’єктивному iнформуваннi важливо не перевантажувати менеджерiв i фахiвцiв iнформацiйними потоками. Надiйним засобом вiд перевантажень, як уже зазначалося, э використання методу управлiння за вiдхиленнями. У цих випадках iнформацiя надходитиме лише про вiдхилення вiд заданих параметрiв i лише про тi параметри, в яких є вiдхилення. Цi вiдхилення можуть супроводжуватися певними специфiчними ознаками – причини й винуватцi вiдхилень тощо. Ця iнформацiя, що характеризує елементи порiвняльного аналiзу, буде використана для пiдготовки i прийняття того чи iншого управлiнського рiшення.

У разi використання методу управлiння за вiдхиленнями значно зменшуються обсяги iнформації, що надходять менеджеровi, а також скорочується термiн пiдготовки та прийняття управлiнського рiшення.

З погляду змiсту та методiв формування вихiдної iнформації корпус менеджерiв і фахiвцiв виробництва на пiдприэмствi можна подiлити на три рiвнi:

- низова ланка – це бригадири комплексних бригад, майстри та фахiвцi дiльниць, iншi менеджери цього рiвня;

- середня ланка – це менеджери й фахiвцi цехового рiвня;

- вища ланка – це менеджери заводського рiвня.

Зауважимо, що основним джерелом для iнформування менеджерiв й фахiвцiв усiх рiвнiв э стан ресурсiв на об’єктiв управлiння, виробничо-господарська та iнша дiяльнiсть і первинна iнформацiя, яка в процесi обробки узагальнюється за рiзними працiвниками, укладається у вихiднi форми, а потiм передається користувачам на екран їхнiх ПЕОМ.

Крiм того, менеджери й фахiвцi (переважно найвищого рiвня) забезпечуються службою маркетингу зовнiшньою та дiловою iнформацiэю, яка характеризує, з одного боку, «зовнiшнiй» стан ринкових вiдносин, включаючи кон’юнктуру ринку, законодавчi та iншi нормативнi акти, стан постачальникiв i покупцiв тощо, з iншого – виконавчу дисциплiну працiвникiв з обробки службових документiв, якi причетнi до дiловодства.

Основою iнформаційного забезпечення менеджменту персоналу э iнформацiйна база, яка характеризує трудовi ресурси цього об’єкта управлiння. Ця iнформацiйна база э складовою частиною загальної iнформацiйної бази, яка створюється при функцiонуваннi системи автоматизованого збирання й обробки iнформації на об’єктi управлiння.

Особливiсть даних, що збираються одноразово в ритмi виробництва i становлять єдине цiле iнформацiйної бази (баз), полягає в тому, що вони є єдиними , достовiрними й об’єктивно необхiдними рiзним користувачам; як бухгалтерам й економiстам для облiку, складання звiтностi й аналiзу виробичо-господарської та iншої дiяльностi об’єкта управлiння, так i менеджерам рiзних рiвнiв для пiлготовки і прийняття управлiнських рiшень.

Iнформацiйна база, яка э складовою частиною iнформацiйного забезпечення менеджменту пiдприємства, складається з двох частин: зовнiшньої та внутрiшньої iнформації. Внутрiшня, в свою чергу, включає три групи масивiв:

- масиви нормативно-планових і довiдкових даних;

- масиви фактичних даних;

- спецiальнi масиви.

Зовнiшня iнформацiя пiдприємства має ключове значення, вона є складною за структурою, великою за обсягами. Ця iнформацiя становить таку предметну область, яка характеризує зовнiшнє середовище й орiєнтована на джерела й методичнi прийоми, за допомогою яких можна одержати всi необхiднi вiдомостi про події та ситуації, що складаються на зовнiшньому ринку. Тому цiєю проблемою займається на пiдприємствi спецiальна служба маркетингу.

Збiр й обробка iнформації про зовнiшнє середовище здiйснює маркетингова iнформацiйна система, яка будується на основi комплексностi та узгодження всiх компонентiв її предметної областi, що досягає застосування сучасних засобiв обчислювальної та iнформацiйної технiки.

Основними принципами формування й використання інформації в зазначеній системі є:

- актуальність, що означає реальнее відображення в кожний момент часу стану зовнішнього середовища, а тому потрібна щодня чи щогодини оновлювати відповідні бази даних;

- достовірність даних, що дає можливість знати об’єктивний стан і розвиток зовнішнього середовища, ринку;

- повнота відображення, необхідна для об’єктивного обліку всіх факторів, що впливають або формують зовнішнє середовище;

- релевантність даних, що дозволяє одержати необхідну інформацію в певній відповідності зі сформованими вимогами та запобігти роботі з непотрібними даними;

- цілеспрямованість даних, що дозволяє орієнтуватися на конкретні цілі та завдання у сфері зовнішнього ринку;

- узгодженість та інформаційна єдність, що дозволяє розробляти таку систему показників, за якої були б неможливі протиріччя у висновках і неузгодженість первинних і похідних даних.

Організація збирання, обробки та використання інформації про зовнішнє середовище розглядається окремо в маркетингових інформаційних системах.

Зовнішня інформація тісно пов’язана з внутрішньою інформацією різних організаційно-економічних і соціальних об’єктів управління.

Внутрішня інформація характеризує всі процеси, явища, стан та інше, які виражаються через фактичну інформацію, а також нормативно-плановими, довідковими, договірними й іншими даними, що певний час використовуються без змін здійснюються частково.

Масиви з нормативно-плановими і довідковими даними

До інформаційних масивів нормативно-планових і довідкових даних належать:

- штатний розпис працівників;

- режим роботи підприємства і його структурних підрозділів;

- ефективний (плановий) фонд праці;

- планові обсяги випуску готових виробів;

- планові потреби в основних робітниках і їхній заробітній плати;

- плановий фонд заробітної плати;

- поопераційні норми витрат часу на виготовлення одиниці продукції;

- часові тарифні ставки;

- календар року;

- інші.

Масиви фактичних даних

До вказаних масивів належать:

- фактична заповненість працівниками штатного розпису;

- порушення режиму роботи підприємства та його структурних підрозділів;

- фактичний фонд праці;

- фактичні обсяги випуску продукції;

- фактична наявність основних робітників;

- фактичний фонд зарплати;

- відхилення від норм витрат часу на виготовлення одиниці продукції.

Спеціальні масиви

До вказаних масивів належать:

- резерв керівників і спеціалістів;

- графік відпусток працівників;

- фактичне використання соціальних фондів підприємства;

- список працівників, які працюють у шкідливих умовах праці;

- список працівників пенсійного віку;

- список працівників, які потребують матеріальної допомоги на оздоровлення;

- список працівників, які вчаться у навчальних закладах без відриву від виробництва.

Збір і обробка інформації про внутрішнє середовище здійснюють:

- інформаційна система кадрового забезпечення;

- інформаційна система бухгалтерського обліку;

- інформаційна система соціального забезпечення.

Основними принципами формування та використання інформації в зазначеній системі є принцгипи, аналічні системі збору і обробки інформації про зовнішнє середовище.

Джерелами про внутрішнє середовище є:

- штатний розпис працівників підприємства;

- планові фонди зарплати та фактичне їх виконання;

- плани випуску продукції та фактичне їх виконання;

- планові та облікові документи щодо відпрацювання робочого часу;

- перелік об’єктів і робочих місць з шкідливими умовами праці;

- нормативні вимои щодо оздоровлення працівників підприємства;

- накази і розпорядження щодо порушення режиму роботи працівниками підприємства;

- особові справи працівників підприємства;

- дані про медичний огляд працівників;

- накази щодо формування резерву керівних кадрів.

Робота з вказаними інформаційними массивами дає змогу:

- контролювати стан кадрового забезпечення підприємства;

- вносити корективи в систему оплати праці працівників підприємства;

- аналізувати причини неефективного використання кадрового потенціалу;

- виявляти причини порушень режиму праці та приймати відповідні управлінські рішення;

- покращувати умови і організацію праці робітників, спеціалістів і керівників підрозділів підприємства;

- розробляти перспективні шляхи підвищення ефективності використання кадрового потенціалу підприємства.

Вказані масиви дозволяють за допомогою відповідних программ формувати вихідні документи:

- аналітичного характеру ( аналітичні таблиці і графіки);

- довідкові;

- прогнозні;

- звітні.

Вони можуть готуватись і видаватись користувачам згідно із встановленим регламентом або за запитом.

Такий принцип роботи системи об’єктивного інформаційного забезпечення застосовується і для менеджерів підприємства всіх інших напрямків.