Вопрос 36. Информационное обеспечение пользователей

1.Характеристика информационного обеспечения пользователей

Информационное обеспечение пользователей может быть либо по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов.

Исполнение запросов осуществляется при наличии в запросе на­звания организации или фамилии, имени, отчества запра­шивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хроноло­гических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее ин­формация в запросе, тем больше исходных данных для его вы­полнения.

Инициативное информирование предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и со­держании хранящихся документов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня доку­ментов по какой-либо конкретной теме с указанием их хроно­логии и поисковых данных.

2. Понятие, содержание запроса и виды ответов архива

Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты.

Сроки исполнения ответа на запрос:

• 5 дней — для пересылки непрофильного запроса в другой ар­хив и извещения об этом запрашивающего;

• 15 дней — для исполнения запроса по научно-справочному ап­парату архива;

• 30 дней — при выполнении ответа по документам архива, срок может быть удвоен при выполнении особо сложных запросов.

Поиск данных для ответа на запрос идет по документам архи­ва. Ответом архива являются архивная справка, архивная вы­писка, архивная копия.

Архивная справка — официальный документ, имеющий юриди­ческую силу и содержании) архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов.

Архивная выписка — копия части текста архивного документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива.

Архивная копия — официальный документ архива, воспроизводя­щий архивный документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.

Составление архивной справки предполагает изучение научно-справочного аппарата архива для выявления необходимых доку­ментов, изучение выявленных документов, составление справки.

Основными требованиями к тексту справки являются точ­ность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными. В конце архивной справки приводится сводный список исполь­зованных документов с их поисковыми данными. Справка пе­чатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива.

При выполнении ответов на запросы возможны их следующие варианты:

• справки, выписки, копии - бесплатно;

• тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов — могут быть плат­ными договорными услугами.

При отсутствии в архиве необходимых для выполнения запроса документов составляется отрицательный ответ на запрос с пол­ным обоснованием отказа и рекомендациями по дальнейшему поиску документов.

Если архив предпринимает инициативное информирование потребителей о наличии в нем тех или иных документов, в этом случае составляются списки потенциальных потребите­лей, тематики возможной информации. Затем происходит вы­явление документов по данной тематике и составление ин­формационных писем, в которых указываются перечень и стоимость информационных услуг архива. Итогом работы должны стать договор о сотрудничестве с потребителем или его заказ на копирование информации.