1. на вимогу галузевих та функціональних органів;

2. на прохання сторонніх організацій, підприємств та ус­танов;

3. оперативного зв’язку;

4. На прохання громадян.

Передача документів на всіх етапах проходження (на роз­гляд, виконання, від одного виконавця до іншого) здійсниться тільки через робітника, що відповідає за діло­водство, ;іа резолюцією керівника підприємства.

У цілях раціональної організації діловодства в підприємствах, у зв’язку з численністю документопотоків, не­обхідно визначити ті з них, які найбільше впливають на здійснення основних функцій підприємства. Вивчення інфор­маційних потоків дає можливість визначити завантаженість структурних підрозділів підприємств прийняттям, передачею та обробленням документальної інформації.

Організація документообігу значною мірою залежить від обсягу кореспонденції. Обсяг документообігу є одним з най­важливіших показників управлінської діяльності підприємства.

Приймає і оброблює вхідні документи секретар-референт.

Документи, які надходять до підприємства, проходять такі етапи:

• первинне оброблення;

• попередній розгляд;

• реєстрацію;

• розгляд документів керівництвом;

• направлення на виконання;

• контроль виконання;

• виконання документів;

• підшивку документів до справи.

Первинне оброблення надходжень кореспонденції поля­гає в перевірці правильності доставки та цілісності вкладень; фіксуванні факту надходження документа та підготовці коре­спонденції, доставленої не за призначенням.

Під час перевірки цілісності вкладень усі конверти, ;і;і ви­нятком тих, які мають помітку “особисто” та листів на адресу громадських організацій, розкриваються.

При цьому перевіряють цілісність конверта та вкладення. У разі виявлення пошкоджень, відсутності документів чи до датків до них слід повідомні й про це кореспондентові.

Сортування здійснюється на:

• листи, заяви, телеграми;

• документи, які відносяться до переписки за заявами;

• інші документи.

Анонімні звернення не реєструються.

Конверти, які надходять з кореспонденцією, зберігаються та додаються до документів:

• тільки тоді, коли по конверту можливо виявити адресу адресанта, дати відправки та отримання документа або коли дати мають розбіжності;

• при некомпетентності вкладених документів;

• якщо документ необхідно представити для підтверд­ження витрат по оплаті кореспонденції.

Інші конверти знищуються.

Для фіксування факту надходження на документі, який підлягає реєстрації, проставляється реєстраційний штамп на полі реквізиту “ відмітка про надходження , де записується да­та одержання документа — це факт реєстрації документа.

Передача вхідних документів керівникові повинна здійснюватись після реєстрації в машинно-орієнтованій реєстраційно-контрольній картці (РКК). Перелік реквізитів РКК наведено в табл. 4.

Прийняття управлінського рішення по конкретному доку­менту — одна з основних функцій керівника, вирішальна лан­ка в технології управління.

Склад обов’язкових реквізитів у разі необхідно» ті може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа.

Керівник підприємства, розглядаючи вхідний документ, повинен визначити виконавця, дати чіткі і конкретні вказівки щодо виконання документа і встановити реальні терміни.

Документи, які відправляються з підприємства, назива­ються вихідними.

Оброблення вихідних документів включає такі операції:

• складання проекту документа;

• узгодження проекту документа;

• перевірка правильності оформлення проекту докумен­та секретарем;

• підписання документа керівником (затвердження в не­обхідних випадках);

• реєстрація документа;

• відправка документа за адресою;

• підшивка другого примірника (копії) документа до справи.

Проект вихідного документа складає виконавець, пра­вильність його оформлення перевіряє секретар-референт підприємства.

Вихідні документи оформлюються в двох примірниках, за винятком фактів і телефонограм, які складаються в одному примірнику.

Усю кореспонденцію, яку слід відправити, здають секретарю-референту в день підпису, а ту, що надійшла в другій поло­вині дня, — не пізніше першої половини наступного дня.

Документи, які слід відправляти, передаються повністю оформленими, підписаними та зареєстрованими.

Секретар-референт, який оформлює підписані документи на відправку за призначенням, повинен:

• перевірити правильність адреси одержувача;

• перевірити наявність підпису на першому примірнику документа;

• поставити па документі номер листування;

• поставши па документі посилання на вхідний пропуск;

• вказати на копії документа дату підписання, номер ли­стування;

• перевірити наявність додатка, вказаного виконавцем у листі;

• внести в копії документа всі поправки, доповнення, зроблені під час підписування оригіналу;

• поставити зверху першої сторінки супровідного листа штамп (належить поверненню), якщо документ, який надсилається, має бути повернутим.

Правильно або неохайно оформлені документи, а також оформлені, на низькому культурному рівні повертаються керівникові організації.

Вихідні телеграми та телефонограми мають порядкову ну­мерацію та реєструються для обліку в усіх формах (журналах, реєстрах) у такому самому порядку, як і інша кореспонденція.

Реєстраційні номери документів присвоюють у порядку зростання таким чином:

1. ініціативних вхідних документів та ініціативних вихідних у межах кожної з цих групп;

2. розпорядчих (наказів, наказів щодо особового складу) та протоколів нарад у керівництві організації — в межах спра­ви, до якої вони відносяться;

3. внутрішніх документів — у межах справ, до яких вони відносяться.

Зразки журналів реєстрації вхідних, вихідних та внутрішніх документів наведено на рис. 11, 12.

Реєстраційні номери вхідних і вихідних документів скла­даються з порядкового номера документа, умовного позначен­ня структурного підрозділу чи посадової особи, номера спра­ви, до якої буде підшито документ, або його копію. Наприклад, номер документа 81/02-04 засвідчує, що 81 — порядковий но­мер документа в журналі реєстрації, 02-04 — номер справи за номенклатурою. Можуть бути й інші системи реєстрації.

У практичній діяльності організацій використовуються дві реєстраційні форми: 1) журнали і 2) картки, що мають такі графи:

• індекс (номер) документа;

• дата документа;

• автор документа (внутрішня організація) — для вхідних документів;

• адресат (кореспондент) — для вихідних документів;

• резолюція;

• виконавець;

• строк виконання;

• відмітка про виконання;

• номер справи.

Фірми на власний розсуд можуть вибирати оптимальний склад реєстраційних граф.

Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання та оперативного використання наявної в них інформації.

Як правило, реєстрація документів здійснюється цент­ралізовано. Децентралізована реєстрація припускається в уста­новах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз’єднаними структурними підрозділами та у випадках, спричинених специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документів закріплюється в інструкції діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власни­ком) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації.

Реєстрації підлягають усі документи, що потребують обліку виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб.

Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступ­ного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створю­вані — у день підписання або затвердження. В разі передачі за­реєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого повторно він не реєструється.

Реєструють документи в межах груп залежно від наймену­вання, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструють урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бух­галтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачан­ня. У процесі реєстрації документам надаються умовні позна­чення — реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах типу документів, що реєструються і доповню­ються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо.

Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних доку­ментів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення засобами обчис­лювальної техніки. У невеликих установах з обсягом докумен­тообігу до 500-600 документів на рік допускається застосову­вати журнальну форму реєстрації.

За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних під­розділах, реєстраційні картки складаються у двох примірни­ках (для канцелярії і структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом). У разі, коли документ ґ>е руть на контроль, виготовляють гри примірники картки.

Для зручності реєстраційні картки групують в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох ча­стин: викопаних і невиконаних документів. Перша частина ви­користовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга — для пошуку документів у процесі їх виконан­ня за виконавцями, кореспондентами або строками виконан­ня. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають за розділами за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів.

У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками пе­реставляють у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

За журнальної форми реєстрації документів рекоменду­ється вести такі журнали реєстрації:

а) урядових документів;

б) наказів керівника установи з основної діяльності;

в) наказів щодо особового складу;

г) відряджень;

ґ) рішень колегії установи;

д) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Автоматизована реєстрація документів проводиться

централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних за­собами обчислювальної техніки.

Запис здійснюється з РКК, складеної на базі обов’язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмних

і технічних засобів або шляхом прямого введення з документа реквізитів реєстрації.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності комп’ютерної мережі — центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління про всі документи і місце їх знаходження з;і допомогою введення інформації на дисплей і виготовлення. При частковій автоматизації по­шукових операцій слід додержуватися сумісності традиційної та автомати систем реєстрації і пошуків.

Пошук необхідної інформації, як правило, здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та об­роблення інформації. Користувач повинен мати змогу в будь-який момент одержати інформацію про всі або кілька реквізитів і місцезнаходження документа.

Існує декілька форм реєстрації документів: централізова­на, децентралізована і змішана. При централізованій системі створюється єдиний довідковий центр роботи з документами. Децентралізована система передбачає реєстрацію в місцях створення чи виконання документів. З урахуванням особли­востей підприємства може застосовуватись і змішана система, коли одна частина документів реєструється централізовано, інша — у структурних підрозділах.

У невеликих комерційних підприємствах найчастіше практикується централізована система реєстрації. Однак вона завжди повинна бути одноактна. Зареєстрований документ не може реєструватися повторно в процесі його обігу в середині підприємства.

Документи при реєстрації розподіляються на декілька груп, кожна з яких реєструється окремо:

• вхідні документи;

• вихідні документи;

• внутрішні документи;

• комерційні контракти;

• документи з грифом “КТ” (“ Конфіденційно ”, “ Ко­мерційна таємниця”).

Блок-схему роботи з вхідними документами подано на рис. 13. Порядковий реєстраційний номер документа при­своюється, починаючи з № 1 з першого січня кожного року по 31 грудня. Перелік документів, які не реєструються діловод­ною службою, наведено в табл. 5.

Примітка. Документи, перелічені в п.п. 4,6, 11, 12, 13, 14 підля­гають спеціальному обліку у відповідних службах установ (відділі кадрів, бухгалтерії, бібліотеці, відділі науково-технічної інформації тощо).