4.2.7. Подход, управляемый событиями

Организацию можно охарактеризовать через ресурсы, которыми ома манипулирует. Очевидные ресурсы - такие, как деньги, люди, запасы и средства производства, легко идентифицировать. Ме­нее очевидны ресурсы, характеризующие специфику конкретной организации. Для авиалиний это число свободных мест, больниц и отелей - соответственно койки и номера. В системе образования важное понятие ресурса формируется путем деления людей на персонал и студентов; возможно дальнейшее разделение персонала на преподавательский и вспомогательный. В обрабатывающей промышленности может быть полезным разделение запасов таким образом, чтобы выделить те из них, которые необходимы в процессе обработки, и те, которые, в сущности являются сырьем для производства изделий.

Информационная система, основанная на характеристиках ресурсов организации, дает преимущества не только в обслуживании и отражении существенных функций управления, но и в смысле готовности конкретных элементов данных к использованию. Применяя этот подход, можно получить всю основную необходимую нам информацию из документов организации, которые отражают происходящие события. Документы (заказы, счета-фактуры, заявки на работу, бланки нало­говой декларации, квитанции, чеки и т. д.) дадут всю существенную информацию. Данные, источник которых известен, проверяются на достоверность в ходе операционных процедур, и датируются.

В большинстве случаев нет необходимости формировать искусственные конструкции данных. Все, что требуется, уже содержится в данных, получаемых из деловой сферы. Они получаются из источника, органичного для бизнеса, т. е. из документов или анализа событий.

Следующий шаг - отображение ресурсов с целью показать их жизненный цикл и отразить статическую и динамическую фазы.

Учет всех видов взаимоотношений и документирование требуют большого мастерства, поскольку обилие деталей затрудняет пони­мание; необходимая для их учета работа тяжела, а слишком мел­ кие детали бесполезны.

Наилучший подход состоит в построении такого отображения, которое идентифицирует главные файлы и связывает их так, чтобы идентифицировать основные потоки данных в системе. Результи­рующая схема должна наглядно отражать деловую сферу организации.

Этот подход ориентирован на сбаланси­рованную организацию, состоящую из нескольких одинаковых по размеру подсистем. Однако многие отрасли более соответствуют картине, где одна подсистема доминирует над другими.

В данном случае излагаемая методология открывает перед организацией полезную перспективу. Система, реализуемая для такой организации, вероятно, будет распределенной. Это означает, что будут создаваться от­дельные информационные системы, которые на последующих стадиях будут связываться для получения информации управления.

5. Управление информационными системами в организации

5.1. Управление информационными ресурсами и технологиями

Управление рассматривают как важнейшую функцию, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, органи­зации, территории). Систему, реализующую функции управления, называют систе­мой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой сис­темой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.

Управление связано с обменом информацией между компонен­тами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый мо­мент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений. Таким образом, любой системе управления экономическим объ­ектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

Экономическая информационная система - это совокуп­ность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информаци­онной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управ­ленческих решений. Информационная система является системой информацион­ного обслуживания работников управленческих служб и выпол­няет технологические функции по накоплению, хранению, пе­редаче и обработке информации. Она складывается, формирует­ся и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на кон­кретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Современный уровень информатизации общества предопреде­ляет использование новейших технических, технологических, про­граммных средств в различных информационных системах эконо­мических объектов.

Применение информационных систем особо важно в управлении организациями. Использование информационных систем позволяет:

- оптимизировать планы работы,

- быстро вырабатывать решения,

- четко маневрировать финансовыми ресурсами и т.д.

Основными факторами, определяющими результаты создания и функционирования автоматизированных информационных технологий и процессов информатизации, являются:

- активное участие человека в системе автоматизации обработки информации и принятия управленческих решений;

- интерпретация информационной деятельности как одного из видов бизнеса;

- наличие научно обоснованной программно-технологической платформы, реализуемой на экономическом объекте;

- создание и внедрение научных прикладных разработок в области информации в соответствии с требованиями пользователей;

- формирование условий организационно-функционального взаимодействия и его математическое, модельное, системное и программное обеспечение;

- постановка и решение конкретных практических задач в области управления с учетом заданных критериев эффективности.

Главной составной частью автоматизированной информационной системы является информационная технология.

Автоматизированная информационная технология - системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.